Si tienes una empresa o eres un trabajador autónomo, es muy probable que en más de una ocasión te hayas visto obligado a abonar de manera adelantada un pago que correspondería a tu cliente, con el objetivo de agilizar trámites al realizar un trabajo.
Este tipo de gastos se incluyen en la factura final como gastos suplidos, y es importante conocer qué son exactamente, y también cómo se deben incluir en las facturas de la manera correcta. A continuación te contamos todo lo que debes saber.
¿Qué son los gastos suplidos?
Los gastos suplidos hacen referencia a aquellos gastos que un empresario o trabajador autónomo paga en nombre de un cliente, para tratar de agilizar los trámites y conseguir finalizar el trabajo dentro de los plazos establecidos.
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Un ejemplo sería el de un abogado, que presenta una demanda en el juzgado en nombre de la persona a la que representa. Las tasas que hay que pagar para presentar dicha demanda corresponderían a la persona representada, pero las abona el abogado para agilizar el trámite, incluyendo ese gasto en la factura final como gasto suplido, junto a los honorarios correspondientes a los servicios prestados.
¿Cómo incluir los gastos suplidos en las facturas?
Una vez conocemos qué son los gastos suplidos, vamos a ver cómo se deben incluir en las facturas correctamente. Para ello, lo primero es conocer los tres requisitos que establece Hacienda para considerar un gasto como suplido:
- Que sean sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente: Los gastos suplidos se justificarán mediante una factura expedida a nombre del cliente final. En caso de que el gasto estuviera a nombre del profesional (persona que ha abonado el pago), no estaríamos ante un gasto suplido, sino ante un gasto reembolsable.
- Que el pago del gasto suplido se realice bajo consentimiento expreso del cliente, ya sea de manera escrita o verbal.
- Que se pueda demostrar la cuantía de los gastos suplidos, a través de cualquier medio admitido en Derecho.
Al realizar la factura a nombre del cliente que ha contratado los servicios, el gasto suplido deberá incluirse de manera separada al resto de conceptos, para que así se pueda identificar correctamente, evitando cualquier tipo de duda.
El gasto suplido se incluye por el total, es decir, con el IVA incluido, puesto que ya se abonó al realizar el pago. Asimismo, al suplido tampoco se le aplicará ningún tipo de retención. Esto significa que no forma parte de la base imponible a efectos de impuestos, sino que se suma al final para calcular la totalidad de la cuantía a cobrar.
Artículo 78 de la Ley del IVA: “Las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, no se incluyen en la base imponible”.
Según nuestros asesores fiscales, lo más recomendable es que al presentar la factura, se adjunte una copia de la factura del pago del propio suplido, para así poder justificar la operación ante una inspección tributaria.
También es conveniente contar con un libro en el que se registren todos los gastos suplidos, o incluso una cuenta bancaria específica, en la que el concepto de todos los ingresos realizados contenga el término “suplido”.
¿Qué son los gastos reembolsables?
A menudo es habitual confundir los gastos suplidos con los gastos reembolsables, por ello a continuación te vamos a contar en qué consisten, para que tengas clara la diferencia y no cometas ninguna equivocación al facturarlos.
Ya hemos dicho que los gastos suplidos son aquellos que un profesional paga en nombre de su cliente, pero si la factura estuviera a nombre del empresario, estaríamos ante un gasto reembolsable.
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Este sería el caso de un profesional que previamente ha acordado con su cliente, que además de abonarle los honorarios correspondientes a sus servicios, también deberá hacerse cargo de todos los gastos necesarios para poder ofrecer ese servicio, como podrían ser facturas de viaje, dietas, compra de material, etc.
Es importante tener claro que los gastos reembolsables siempre estarán a nombre del profesional que ofrece el servicio, pero serán abonados por el cliente.
En caso de que quisieras incluir los gastos reembolsables en la factura emitida a tu cliente, deberías sumarlos a la contraprestación por tus servicios, aplicándoles el IVA y la retención correspondiente. El importe a incluir debe estar compuesto únicamente por la base imponible de la factura pagada, sin incluir el IVA de la misma.
Además, los gastos reembolsables no quedan libres de ingreso a efectos de IRPF o Impuesto de Sociedades.
Conclusión
En definitiva, los gastos suplidos son aquellos gastos que un profesional abona en nombre de un cliente, con el objetivo de agilizar trámites para poder llevar a cabo el servicio contratado. Estos gastos se justifican en la factura final a nombre del cliente, y se incluyen de manera separada al resto de conceptos por los correspondientes honorarios.
