Si eres un trabajador autónomo o tienes tu propia empresa, no hay duda de que las facturas formarán parte de tu día a día, teniendo que diferenciar entre las facturas de venta que emites y, las facturas de gastos o compras que recibes, para tratar de llevar al día y de la manera correcta tu contabilidad.
Y dentro de ese laberinto de facturas con las que lidias cada mes, es muy probable que en alguna ocasión hayas recibido una factura proforma. Un tipo de factura diferente a las demás, que no tiene ningún tipo de validez, fiscal ni contable, y que cada vez utilizan más empresas y autónomos.
Desconocidas para muchos, a continuación te vamos a contar todo lo que necesitas saber sobre las facturas proforma, para que sepas diferenciarlas de las facturas deducibles y no sufras ningún problema al respecto.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una factura de compraventa provisional, que no tiene ninguna validez contable ni fiscal, a través de la cual informamos al detalle de una futura actividad comercial. Contiene los mismos datos que una factura convencional, por lo que en ella deberá aparecer el precio, la base imponible y los correspondientes impuestos.
Al carecer de validez legal, una factura proforma nunca podría sustituir a una factura ordinaria, ni sería aceptada por la Agencia Tributaria.
Este tipo de facturas son solicitadas por parte del cliente, por lo que en ningún caso son un trámite legal que tengas que abordar de manera obligatoria. De hecho, la Agencia Tributaria no aceptaría una factura proforma como válida, ya que únicamente tiene carácter informativo, por lo que no se pueden declarar ni liquidar.
Podríamos decir que están más cerca de un presupuesto o de una oferta comercial, que de una factura ordinaria, ya que se emiten con la finalidad de que el cliente disponga de una completa información de una operación que se realizará próximamente.
¿Cuándo aplicar las facturas proforma?
Habitualmente las facturas proforma se emiten durante los días previos a la formalización de una operación. Y aunque dicha factura no supone ningún tipo de compromiso, ni tiene obligación de pago, normalmente suelen dar paso a la formalización de una factura comercial.
La factura proforma es una factura provisional que se le entrega al cliente a modo informativo, en la que aparece toda la información relacionada con una futura actividad comercial.
También acostumbran a ser solicitadas para la apertura de créditos, ya que sirven para informar a las entidades bancarias de la operación que se va a realizar, así como de la cantidad necesaria para efectuar dicha operación.
Otro uso que tiene el modelo proforma es cuando debemos realizar operaciones extranjeras, ya que sirven para justificar envíos de mercancías que no tienen ningún valor comercial, como pueden ser las muestras de productos, permitiendo el paso de la mercancía por las aduanas e informando al receptor del coste de la adquisición en caso de comprar más unidades.
¿Cómo se completa una factura proforma?
A la hora de completar una factura proforma, lo primero de todo es especificar que se trata de una factura modelo proforma, en la parte superior del documento, para que así no exista la posibilidad de confundirla con una factura ordinaria.
También es importante que no esté numerada bajo la misma serie de las facturas ordinarias, ya no se pueden declarar. En caso de que quieras numerar la factura para llevar un control de las facturas proforma que hayas emitido, deberás incluir una numeración diferente.
A partir de ahí, su proceso de elaboración es idéntico al de una factura convencional y deberá contar con los mismos datos:
- Fecha de emisión de la factura.
- Datos personales: nombre comercial, domicilio, identificación fiscal, número de NIF intracomunitario, etc.
- Datos del cliente: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, etc.
- Descripción de los productos o servicios que se vayan a incluir en la operación de compraventa.
- Base imponible y los impuestos correspondientes.
Principales diferencias entre un modelo proforma y un presupuesto
Aunque es cierto que una factura proforma y un presupuesto tienen similitudes, no hay que confundirlos, principalmente porque no tienen la misma finalidad.
Los presupuestos se emiten a un posible cliente, al comienzo de la relación comercial, con el objetivo de incluirle la mayor cantidad de información posible, para tratar de convencerle. Por otro lado, un modelo proforma se utiliza cuando la relación está mucho más avanzada, para ofrecer información detallada sobre los productos y/o servicios que se van a ofrecer, y su precio final.
Conclusión
Una factura proforma, a simple vista, es muy similar a una factura convencional, pero no tiene validez fiscal ni contable, por lo que es conveniente saber diferenciarlas y no confundirlas. Para ello, lo más recomendable es dejarlo claro en el encabezado del documento.
El objetivo de las facturas proforma es informar al cliente, sobre todos los detalles de una futura operación comercial que se va a producir. En ningún caso sustituyen a las facturas ordinarias.
De cualquier modo, si te ha quedado alguna duda al respecto sobre las facturas proforma, ponte en contacto con nuestro equipo de asesores para empresas y se encargarán de solucionarla, a través de un servicio personalizado y adaptado a tus necesidades.
