En los últimos años, dados los constantes avances tecnológicos que han ido apareciendo, contar con una política de gestión de documentos electrónicos (PGD-E) es fundamental para cualquier tipo de empresa u organización.
Se ha convertido en una herramienta esencial y de gran utilidad, ya que se encargará de marcar las pautas que una empresa u organización deberá seguir, a la hora de crear y gestionar todos aquellos documentos electrónicos que utilicen en su día a día.
De hecho, tal y como establece el artículo 21 del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), todas las empresas públicas estarán obligadas a elaborar su propia PGD-E.
“La gestión de documentos electrónicos surge como respuesta a las nuevas condiciones de la información en las empresas”.
Conscientes de su importancia, en AYCE Laborytax vamos a compartir una serie de consejos básicos que serán de gran ayuda a la hora de elaborar la política de gestión de documentos electrónicos de una empresa.
Crea tu hoja de ruta
A la hora de definir una política de gestión de documentos electrónicos en una empresa, hay que cumplir con una serie requisitos indispensables. Para ello, lo más recomendable es crear una hoja de ruta, en la que se plasmen todos aquellos requisitos a cumplir, cuyo principal objetivo será garantizar la correcta implementación del PGD-E.
Esta hoja de ruta debe contar con tres fases diferentes:
- Planteamiento
- Desarrollo
- Implantación
Fase 1: Planteamiento
Implicación
El primer punto para elaborar la política de gestión de documentos electrónicos de una empresa, es fundamental contar con la implicación de las personas que se hayan encargado de promover la iniciativa. De lo contrario, no servirá poner en marcha el proyecto.
Es necesario buscar apoyos, cuantos más mejor. Lo más importante es contar con el apoyo de aquellas áreas de la empresa que se encarguen de la gestión de archivos, así como de la tecnología o informática.
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Fase 2: Desarrollo del trabajo
Plan de trabajo
A la hora de comenzar a desarrollar el PGD-E, previamente habrá que definir una serie de criterios básicos dentro del plan de trabajo marcado.
- Modelo tipo: al comenzar el desarrollo del PGD-E, se puede partir del modelo tipo editado por la actual Secretaría General de la Administración Digital. Este modelo sienta las bases de la política de gestión de documentos electrónicos, y se ajusta exhaustivamente al Esquema Nacional de Interoperabilidad.
- Debate y negociación: el siguiente paso consistirá en negociar todos los aspectos que incidan en el PGD-E, tomando el tiempo necesario para ello. Aquí lo más eficaz es elaborar un borrador y difundirlo entre las diferentes personas que participen en la elaboración de la política de gestión de documentos electrónicos, para que realicen sus propias propuestas. Después, se analizarán en grupo y se valorará cuáles formarán parte del borrador.
- Consenso: es importante meditar la aprobación del documento, por ello merece la pena destinar el tiempo necesario al consenso, con el objetivo de buscar aquellos puntos comunes en los que estén de acuerdo toda la organización.
- Resultado: podría darse el caso de que ninguna persona se identificase plenamente con el resultado del PGD-E. Esto no sería un problema, siempre y cuando fuese aceptada y considerada como válida por la mayor parte.
Tercera fase: Implantación
Aquí habría que diferenciar si la empresa ha elaborado la política de gestión de documentos electrónicos únicamente para cumplir con la legislación, o si por el contrario se ha llevado a cabo con el objetivo de mejorar el tratamiento y la gestión de los documentos electrónicos.
“Una vez se ha desarrollado la PGD-E, todavía quedará su implantación para hacerla efectiva”.
En el primer caso, con la segunda fase se habría terminado, pero en el segundo, todavía quedaría la fase de implantación. Si este es tu caso, presta atención y toma nota.
Difusión y formación
Para implantar la PGD-E primero hay que difundirla entre las diferentes áreas de la organización, para asegurarse de que todo el personal la conocerá. Aquí la formación también es importante, ya se encargará de asegurar que todas las personas la entenderán.
Práctica
Una vez se ha informado de su implantación, habrá que dar paso a la aplicación práctica y ponerla en marcha definitivamente.
La ley establece que el funcionamiento de las administraciones debe ser exclusivamente público, y perfectamente interoperable entre sí. De ahí la importancia del PGD-E, que se encargará de gestionar los documentos electrónicos, así como los cambios organizativos y funcionales que se deben llevar a cabo.
Seguimiento de la aplicación
La política de gestión de documentos electrónicos marca las pautas para iniciar un camino, pero después es fundamental seguir ese camino para garantizar que se cumple.
Dicho esto, una vez aprobado el PGD-E no termina su tarea, puesto que es fundamental su implantación con unos claros objetivos a cumplir, así como crear un órgano especializado en el seguimiento periódico del PGD-E.
Conclusión
El Esquema Nacional de Interoperabilidad obliga a todas las empresas públicas, así como privadas que sigan un proceso de comunicación mediante documentos electrónicos, a elaborar su propia Política de Gestión de Documentos Electrónicos.
Toma nota de las pautas que te hemos comentado en este artículo, y si te queda alguna duda, contacta con nuestros asesores profesionales de AYCE Laborytax.
