La Inspección de Trabajo ha publicado un nuevo criterio técnico que tiene por objeto fijar las pautas a adoptar en las actuaciones inspectoras, en relación con las disposiciones relativas al Registro de la Jornada de trabajo. Estos criterios hacen referencia a los contratos a tiempo completo y establecen que el sistema de registro debe ser fiable, veraz, objetivo, que garantice la no alteración a posteriori de los datos, y respetar la normativa sobre protección de datos.

Interpretación de la obligación de registro de jornada por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS)

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha dictado un nuevo criterio técnico (el criterio 101/2019) que tiene por objeto fijar las pautas para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen desde el 12 de mayo de 2019 (fecha de la entrada en vigor del RDL 8/2019) en relación a las disposiciones relativas al registro obligatorio de jornada.

Estos criterios de actuación, que están referidos a los contratos de trabajo a jornada completa, son los siguientes:

1. Obligatoriedad del registro de jornada

La llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber. El empresario tiene la obligación de garantizar la existencia de un registro de jornada, ya que no se trata de una mera potestad del empleador. Esta obligatoriedad ha sido confirmada por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), al afirmar que, para garantizar los derechos en materia de jornada recogidos la normativa comunitaria (Dir 2003/88/CE y CDFUE art 31), es obligatorio que los Estados miembros y las empresas implanten un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada persona trabajadora.

2. Objeto del registro de jornada

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) interpreta que lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Aunque la norma no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo, la ITSS señala lo siguiente:

a) Mediante la negociación colectiva, un acuerdo de empresa o, en su defecto, la decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada puede organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.

b) La lectura que se haga del registro al determinar el posible incumplimiento de los límites en materia de tiempo de trabajo debe hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.

c) Se considera conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. De no hacerlo, puede presumirse que lo es el tiempo transcurrido entre la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo registrada y la acreditación de que ello no es así le corresponde al empleador.

d) La negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo.

3. Obligación de registro diario

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social establece que el registro de jornada debe ser diario y considera que no es válido acreditar su cumplimiento mediante la exhibición de:

el horario general de aplicación en la empresa;
el calendario laboral;
o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.

Estos elementos se formulan anticipadamente y lo que determinan es la previsión de trabajo para un determinado periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas; que sólo se pueden conocer con posterioridad como consecuencia de la llevanza del registro de jornada. Este es la forma de determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.

4. Vigencia de otros registros y especialidades

El registro de jornada coexiste con los demás registros establecidos por la normativa vigente que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico. Son los siguientes:

a) El registro diario de los contratos a tiempo parcial (ET art.12 c).

b) El registro de horas extraordinarias (ET art.35.5). La ITSS considera que registro diario de la jornada puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias sin perjuicio de que, en caso de realización de horas extraordinarias se establezcan obligaciones adicionales (RD 1561/1995 disp.adic 3ª).

c) Los registros de horas de trabajo y descanso sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario (RD 1561/1995). La ITSS señala que, si permiten una lectura real de la jornada de trabajo realizada, estos registros se mantienen en sus propios términos al estar incluido su contenido en las especialidades que señala el ET art.34.

d) Los registros de jornada en los desplazamientos transnacionales (L 45/1999).

5. Conservación del registro de jornada

Se obliga a la empresa a conservar los registros durante 4 años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. A este respecto, la ITSS establece criterios sobre:

a) La forma de conservación, la ITSS considera que es válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente. Asimismo, al no establecerlo la norma, esta conservación de los registros diarios no implica la obligación de totalizarlos (si es obligatoria en el caso de los contratos a tiempo parcial y en caso de realización de horas extraordinarias).

b) La permanencia a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la ITSS, que supone:

Que es posible acceder a registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la ITSS.
Que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
Que se permite que si se han instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación puedan archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, también debe permanecer disponible.
Que la comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, sin perjuicio de que dichos registros puedan solicitarse, además, para su presentación en comparecencia en las oficinas de Inspección o remisión a este organismo.

c) La forma concreta de puesta a disposición. Ante la ausencia de referencia expresa y por motivos de seguridad jurídica, la ITSS interpreta que la permanencia a disposición:

no implica la obligación de entrega de copias (salvo que se disponga por el convenio colectivo o exista pacto expreso en contra).
no debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

6. Organización y documentación del Registro.

La forma de organización y documentación del sistema de registro se debe determinar por la negociación colectiva, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores. Respecto de la organización, el sistema de registro, en todo caso, debe ser: objetivo, fiable y veraz, no debe permitir la alteración de los datos a posteriori y debe respetar la normativa sobre protección de datos personales (RGPD; LO 3/2018).

Respecto de la documentación del registro:

a) Si se realiza por medios electrónicos o informáticos (sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador): la ITSS puede requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.

b) Si se lleva mediante medios manuales (firma del trabajador en soporte papel): la ITSS puede recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. Si no se disponen de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada.

Es también competencia de la ITSS comprobar que la forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores. La comprobación puede realizarse a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.

7. Régimen sancionador

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada.

Aunque los procedimientos sancionadores pueden iniciarse desde el 12 de mayo de 2019 (entrada en vigor del RDL 8/2019), se señala que los inspectores actuantes:

deben valorar la existencia de una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe;
deben tener en cuenta el resto de las circunstancias del caso, por lo que si hubiese certeza de que se cumple la normativa sobre tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, puede sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.

Este nuevo Criterio (101/2019) ha dejado sin efecto la Instrucción 1/2017 sobre intensificación y control en materia de tiempo de trabajo u horas extraordinarias.

Interrupciones y pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria

Son considerados tiempo de trabajo y por tanto, computan en la jornada diaria:

el de los reconocimientos médicos obligatorios;
el descanso de bocadillo/café cuando haya sido reconocido como tiempo de trabajo efectivo en el contrato de trabajo, en convenio colectivo o venga siendo permitido por la empresa;
el tiempo de inactividad no imputable al trabajador;
permisos retribuidos;
tiempo destinado a la formación, si es consecuencia de las modificaciones técnicas en su puesto de trabajo;
realización de funciones sindicales;
el desplazamiento desde el centro de trabajo a distinto lugar donde se ordene la prestación de servicios, y su regreso;
en caso de trabajadores que carecen de centro de trabajo, el desplazamiento del domicilio del trabajador y los centros del primer y del último cliente;
tiempo empleado en colocarse los preceptivos equipos de protección individual;
tiempo empleado en recoger el uniforme.
tiempo dedicado a actividades deportivas con clientes de carácter voluntario organizadas por la empresa fuera de la jornada laboral;
tiempo empleado en entregar y recoger el arma (vigilante de seguridad);
guardia domiciliaria o en centro cuando no puede realizarse otra actividad.

No son tiempo de trabajo, y por tanto, no computan en la jornada diaria:

desplazamiento al comedor de la empresa;
tiempo de mera presencia;
tiempos de acceso y salida del trabajo;
pausa de café/tiempo de bocadillo, salvo que se considere tiempo de trabajo;
tiempos de aseo y cambio de ropa;
tiempos empleados en el transporte al centro de trabajo;
tiempo necesario para fichar;
tiempos de desplazamiento desde los garajes donde se han de recoger los vehículos de la empresa al centro de trabajo;
el tiempo empleado en el desplazamiento desde la sede social de la empresa hasta los lugares donde efectivamente se producen las obras;
permisos por asuntos propios cuando su disfrute exige, para alcanzar el cómputo anual de la jornada convencional, la recuperación de las horas de ausencia;
el tiempo (15/20′) que en el cambio de turno se invierten en transmitir la información necesaria sobre la situación de los pacientes;
guardia localizable si no debe llegar pronto al punto de encuentro.

Si todavía no tienes el Registro Obligatorio de Jornada

Desde el 12 de mayo todas las empresas (con independencia de su tamaño y sector) están obligadas a registrar la jornada de todos sus trabajadores (sea cual sea su grupo profesional, el tipo de contrato y tanto si trabajan a tiempo parcial como si lo hacen a jornada completa).

Pese a ello, algunas empresas aún no tienen el registro.

RECUERDA:

Contratos a jornada completa: Si la Inspección solicita el registro y no se le facilita de forma inmediata, podrá imponer una sanción de entre 626 y 6.250 euros (aun cuando la empresa insista en facilitarlo en unos días). ¡Ojo! Porque la ley obliga a tener el registro a disposición de la Inspección, de los trabajadores y de sus representantes, y a conservarlo durante cuatro años. Por tanto, los registros deben estar físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata (para evitar su creación futura o su manipulación).
Contratos a tiempo parcial: si no se realiza o facilita el registro de jornada del trabajador contratado a tiempo parcial, además de una multa, se presumirá que su contrato está celebrado a jornada completa. Ello, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios (con cuadrantes horarios que reflejen que sólo trabaja un turno, con el horario de apertura y cierre del centro si sólo abre por las tardes, con la declaración de trabajadores…etc.).

Si una empresa no está realizando aún el Registro de Jornada Obligatoria, y no tiene representantes de los trabajadores, debes tener en cuenta esta obligatoriedad e implantar lo antes posible un registro de jornada diario.

En caso de tener representantes, debes reunirte de inmediato con ellos para comunicarles la implantación del registro (de forma manual, con plataformas digitales…), para que puedan remitir su opinión (la ley obliga al empresario a hacer esta comunicación).

Es recomendable documentar todas las comunicaciones que se realicen en las reuniones con los representantes. De este modo, si la empresa recibe una inspección, podrá acreditar que han iniciado las gestiones para cumplir con la nueva norma.

La Inspección va a empezar a pedir a las empresas los registros de jornada diarios. Si una empresa no los tiene, es recomendable que -al menos- haya iniciado las consultas con los representantes de los trabajadores.

Si quieres más información, puedes consultar el documento aquí

Si tienes cualquier duda o necesitas cualquier aclaración sobre la obligación del Registro de Jornada, puedes ponerte en contacto con nuestros asesores laborales para que podamos ayudarte a resolverla.