Tradicionalmente, solo se daba validez a las facturas enviadas por correo electrónico si estas tenían una firma electrónica. Sin embargo, con el cambio normativo del Reglamento de Facturación, que entró en vigor en 2013, se han ampliado los supuestos, hasta el punto de que las facturas en PDF son válidas por regla general.
En este artículo, te explicamos con más detalle los requisitos para que las facturas digitales sean válidas.
¿Las facturas en PDF son válidas siempre?
Si bien, como regla general, la factura en PDF es legal, has de saber que una condición ineludible es que incluya la misma información que una factura convencional y una serie de supuestos adicionales.
Aunque el Reglamento de Facturación que entró en vigor en 2013 ya no obligaba a incluir la firma electrónica, la validez de este medio de pago fue convalidada por la Dirección General de Tributos en 2014.
En el caso de que se incumpla alguna de estas condiciones, el cliente podrá impugnar la factura y reclamar que se envíe en formato diferente, cargando la responsabilidad sobre la empresa.
La experiencia nos dice que raramente se impugnan las facturas en aquellas relaciones comerciales constantes y serias.
Ahora bien, sí es cierto que, si se está empezando a facturar en estos formatos, es fácil cometer errores por desconocimiento de la normativa.
¿Qué han de incluir las facturas digitales para ser legales?
Para que las facturas en PDF por correo electrónico sean válidas hay que cumplir con los siguientes puntos:
- Consentimiento del cliente.
- Datos completos.
- Garantía de autenticidad.
- Copia.
- Garantía de integridad.
1 – Consentimiento del cliente para enviar facturas en PDF por correo electrónico
Este es el principal supuesto porque, en última instancia, los clientes tienen derecho a exigir que se envíen las facturas por correo ordinario o que se entreguen en mano.
El cliente ha de aceptar recibir las facturas por formato telemático, ya sea de forma verbal o por escrito.
La recomendación es enviar un formulario donde lo explicite porque, con la entrada en vigor el 25 de mayo de 2018 del Reglamento Europeo de Protección De Datos (RGPD) del que ya hablamos en el blog, este consentimiento no puede ser tácito.
De la misma manera, el cliente ha de aceptar el formato en el que se le enviará la factura, sea este PDF, JPG o cualquier otro.
2 – Datos de la factura
Aunque no sea necesaria la firma digital, en las facturas tienes que incluir la misma información que se pondría en un documento clásico.
Esto supone contar con el número de la factura, fecha, datos del cliente, datos de la empresa, mercancía o servicio, cantidades, base imponible, IVA u otros impuestos y total a pagar.
Además, se explicita que la factura ha de ser legible y fácilmente entendible para el receptor; aunque parezca algo obvio, se dan casos de documentos mal redactados por un uso deficiente del software.
Dicho de otra forma, la utilización de soportes informáticos no ha de ser una excusa para facilitar menos información o de peor calidad.
3 – Garantía de autenticidad
Si no hay una relación de confianza previa con el cliente, lo recomendable es enviar facturas en PDF por correo electrónico corporativo porque, de lo contario, se podría alegar desconocimiento de quien la envía.
Por lo tanto, es desaconsejable enviar las facturas por PDF desde un correo electrónico personal.
Como principio general, si se utiliza para la facturación el mismo correo que para el resto de las relaciones comerciales, eso debería ser suficiente.
4 – Conservar una copia
La empresa emisora de la factura está obligada a conservar una copia de la misma si el cliente o cualquier organismo tributario la exigen y, por supuesto, poder enviarla en formato papel en cualquier momento.
El sistema más común es tener una base de datos propia para guardar la información durante un periodo de tiempo coincidente, como mínimo, con el establecido por la ley para la prescripción de la documentación.
5 – Garantizar la integridad
Es importante tener en cuenta que, cuando se envía este documento en formato digital, el receptor solo ha de disponer de esta en modo de lectura.
Esto tiene lógica porque, de lo contrario, cualquiera podría editar datos y cambiarlos a su favor.
Si no puedes garantizar ese aspecto, hay un serio riesgo de seguridad que conviene prevenir.
La opción más útil es contar con un programa de facturas que se encargue de evitar, aunque Adobe Acrobat también incluye formatos profesionales para esta eventualidad.
Conclusión: El envío de factura en PDF es legal
Las facturas en PDF son válidas siempre y cuando se tengan en cuenta las cuestiones que se han indicado en el artículo.
Sin embargo, la experiencia dicta que, desde que se aprobó el nuevo Reglamento de Facturación, este formato se ha multiplicado y la previsión es que siga por el ahorro de costes que supone para empresas.
Por otra parte, y si se quiere contribuir a una economía sostenible, enviar facturas en PDF por correo electrónico es una manera de conseguirlo.
