¿Cómo controlar la gestión de gastos de viaje en tu empresa con efectividad?

2020-03-30T12:45:14+00:0013/03/2020|

Control de gastos de viaje de empresa

Los desplazamientos de empleados por motivos de trabajo están a la orden del día en las empresas, lo que supone una serie de gastos de viaje que deben controlarse y gestionarse correctamente para evitar problemas en la economía que pudieran poner en riesgo la viabilidad de la empresa.

Dicho esto, controlar la gestión de gastos de viaje es una tarea complicada, ya que los diferentes eventos, reuniones, comidas, visitas a clientes, viajes, etc., completan una larga lista de gastos cada vez más larga que si no se controla, generará importantes costes para la empresa.

En estos casos contar con una eficaz estrategia para la gestión de gastos de viaje se muestra indispensable, realizando un análisis estructurado e integrando cualquier gasto relacionado con los desplazamientos que nos permite conocer en todo momento los gastos de nuestros empleados.


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¿Cómo controlar los gastos de viaje en tu empresa?

Si quieres llevar un buen control de los gastos de viaje en tu empresa debes prestar una especial atención al presupuesto disponible y qué tipo de gastos tendrá cubiertos cada trabajador:

> Presupuesto disponible para gastos de viaje

Lo primero y más importante es tener claro el presupuesto disponible para gastos de viaje, y para ello previamente deberás hacer una planificación de presupuesto teniendo en cuenta las posibilidades de la empresa, así como las futuras necesidades que habrá que afrontar.

> ¿Qué gastos por viajes tendrán cubiertos los trabajadores?

Definido el presupuesto, lo siguiente es definir qué gastos por viajes tendrán cubiertos los trabajadores, así como establecer un presupuesto límite para cada uno de ellos, y tomar medidas de actuación en caso de sobrepasar dicho límite.

Deberás revisar todos los componentes de un desplazamiento o viaje (transporte, alojamiento, dietas,…etc.).

Tips para gestionar los gastos de viaje de la forma más eficaz, y ahorrar costes

Una vez tenemos elaborado el presupuesto disponible para gastos de viaje y desplazamientos y sabemos qué gastos tendrán cubiertos los trabajadores, ahora vamos a ver una serie de tips que ayudarán a gestionar los gastos de viaje de la forma más eficaz y ahorrar coste.

Control de gastos de viaje de empresa

> Controla la política de gastos

Deberás definir y controlar la política de gastos de la empresa, diferenciando entre los gastos que corren a cargo de la empresa y los que no serán reembolsables.

  • Gasto por kilometraje: si no se dispone de coche de empresa, habrá que pactar un precio por kilometraje.
  • Normativas: las normativas varían en función de cada empresa, pero es importante establecer un precio por dieta o transporte, ya que de esta manera te resultará más sencillo hacer una previsión de gastos y evitar sustos.
  • Tratamiento de los tickets: es importante gestionar el procesamiento y control de los tickets generados durante un viaje o desplazamiento.
  • Viajes internacionales: debes establecer una política específica para los viajes internacionales, teniendo en cuenta el cambio de divisa así como la contratación de seguros de viaje.

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> Coches de empresa

Disponer de coches de empresa ayudará a controlar los gastos por desplazamientos, siendo más sencillo llevar un control del kilometraje de cada trabajador.

Aunque en un primer momento deberás hacer una importante inversión en los vehículos, a la larga será rentable y además mejorará tu imagen de cara al público. Aquí los renting para empresas se sitúan como unas de las mejores opciones disponibles para contar con coches de empresa.

> Agencia de viajes

También es altamente recomendable colaborar directamente con una agencia de viajes que tramite nuestros desplazamientos, ya que de esta forma será mucho más sencillo controlar los gastos y disfrutar de un importante ahorro económico, ya que es muy probable que la agencia de viajes nos aplique descuentos o promociones al trabajar con ellos.

 

Asimismo, colaborar con una agencia de viajes ahorrará tiempo, puesto que no deberemos perder tiempo en preparar un viaje, minimizando las horas de trabajo del propio equipo y contando con asesoramiento de expertos.

> Apuesta por la digitalización

Los viajes y desplazamientos en las empresas generan una gran cantidad de facturas, recibos y documentos que se deben almacenar correctamente para gestionarlos correctamente.

Para evitar problemas lo ideal sería digitalizar y automatizar este proceso, utilizando alguna herramienta de gestión que permita subir los gastos directamente a una plataforma. Esto evitará posibles pérdidas y favorecerá la gestión de los gastos de viaje, pudiendo tenerlos mejor controlados y acceder a ellos cómodamente siempre que lo necesitemos.

Control de gastos de viaje de empresa

Conclusión

En definitiva, los gastos de viaje de una empresa pueden generar importantes costes a final de año que se deben conocer y gestionar de la manera correcta, tanto para evitar imprevistos como para llevar un control más eficaz.

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