Realizar un análisis de puestos de trabajo de una empresa es fundamental para el departamento de Recursos Humanos, ya que le permite conocer al personal y las funciones que realiza cada empleado. Un análisis que será beneficioso tanto para la empresa, como para los propios empleados.
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¿Qué es un análisis de puestos de trabajo?
Un análisis de puestos de trabajo consiste en realizar una investigación del personal de la empresa y de las funciones que se desempeñan, para así tener un mayor conocimiento de cada empleado, valorar el desempeño de cada uno y facilitar la selección de nuevos trabajadores.
Para la realización de un buen análisis de los puestos de trabajo, previamente habría que conocer los objetivos de la empresa, las principales técnicas existentes y los métodos de clasificación, para así obtener información de los puestos de la organización y determinar las obligaciones y responsabilidades de cada uno, y así detectar el perfil que debería tener la persona que va a ocuparlos.
¿Cuándo hay que realizar un análisis de puestos de trabajo?
El análisis de puestos de trabajo puede realizarse en cualquier momento, pero por lo general se lleva a cabo en estos tres supuestos:
- Antes de comenzar la actividad de la empresa.
- Al crear nuevos puestos de trabajo.
- Al modificar los puestos de trabajo ya existentes por necesidades de la empresa.
Pasos para realizar una análisis de puestos de trabajo
Antes de afrontar un análisis de puestos de trabajo, hay que tener en cuenta que se trata de un proceso que se compondrá de una relación de pasos a seguir:
- Establecer los objetivos del análisis.
- Los encargados de realizar el análisis deben conocer la naturaleza de los puestos existentes en la empresa.
- Hay que seleccionar las herramientas dedicadas al análisis en función de las características generales de cada puesto de trabajo.
- Aplicar el proceso de investigación.
- Agrupar los datos y verificarlos.
- Seguir la evolución de los puestos de trabajo a largo tiempo.
Beneficios de un análisis de puestos de trabajo
Al realizar un análisis de puestos de trabajo obtendremos datos comparativos de los diferentes puestos, más allá de los trabajadores que los desempeñan. De esta forma podremos medir el valor de cada puesto de trabajo, así como la influencia que tiene cada uno para conseguir los objetivos de la empresa.
De este modo, se podrán tomar decisiones para el reparto de tareas, responsabilidades, salarios y nuevas oportunidades profesionales.
> Principales ventajas de un análisis de puestos de trabajo:
- Ayudará a establecer una estructura salarial, facilitando la revisión de salarios (cuando fuera necesario).
- Servirá para crear y seguir los sistemas de retribución variable.
- Podremos medir los costes de la mano de obra.
- Servirá para revisar y confeccionar los objetivos de cada puesto de trabajo.
- Permitirá mejorar el proceso de selección de nuevos trabajadores.
- Ayudará a crear programas de carrera profesional.
- Mejorará los sistemas de formación.
- Podremos utilizarlo como base objetiva para valorar el desempeño de los trabajadores.
- Nos ayudará a valorar cada puesto de trabajo adecuadamente.
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¿Cómo obtener la información para hacer un análisis de puestos de trabajo?
> Observar cada puesto de trabajo
Para obtener información es importante observar cada puesto de trabajo, a poder ser, a través de un observador externo, para así sacar conclusiones sobre un puesto de trabajo concreto.
Aquí habría que prestar especial atención a las actividades realizadas, a la frecuencia y a posibles incidencias, para poder recopilar información que nos permitan realizar la radiografía más fiable posible.
> Registros diarios
Otra opción podría ser la de entregar diarios a los trabajadores, para que registren todas las actividades realizadas a lo largo de una jornada laboral.
> Mantener entrevistas personales
También se pueden mantener entrevistas personales con los trabajadores, para tratar de obtener una descripción lo más fiable posible de su puesto.
> Cuestionarios
Se puede analizar el trabajo realizado por una serie de empleados mediante unos cuestionarios, bien estructurados y que cuenten con un apartado en el que los trabajadores anoten todo tipo de observaciones particulares. Asimismo, también se pueden realizar preguntas para que sean respondidas de forma abierta.
> Clasificar los puestos
Obtenida toda esta información, estaremos en disposición de clasificar los puestos de trabajo en función del peso que tenga cada uno para la consecución de objetivos de la empresa. Para ello, podemos utilizar un método de jerarquización, a través del cual cada evaluador calificará cada puesto analizado, organizándolo según la puntuación recibida.
De esta forma analizaremos las tareas, funciones y responsabilidades de cada puesto. Esto nos ayudará a examinar cada puesto de trabajo de forma homogénea, según el peso de las funciones desempeñadas.
Conclusión
En definitiva, un análisis de puestos de trabajo ayuda a conocer las funciones desempeñadas por cada empleado, midiendo su importancia de cara a los objetivos marcados por la empresa, y facilitando el lanzamiento de nuevas ofertas de trabajo, en función de las necesidades que la empresa precise.
