Recomendaciones básicas para gestionar las nóminas de su empresa

2018-08-30T11:52:03+00:0026/06/2017|

Si bien las relaciones laborales no tienen la misma naturaleza mercantil que otros tipos de negocios jurídicos, la verdad es que siguen siendo contrataciones y por lo tanto son fuentes de obligaciones tanto para el patrón como para el trabajador. A obligaciones como la entrega de nóminas se les suma además, el factor social que genera gran sensibilidad ante instituciones del Estado por tratarse el trabajo de un elemento fundamental para la vida humana.

Todo esto genera unos lineamientos legislativos y reglamentarios que deben ser cumplidos por las empresas y demás personas jurídicas que fungen como parte patronal de millones de contratos laborales en toda España.

Estos lineamientos son conformados por una serie de normas básicas tendientes a regular la relación laboral, especialmente para garantizar la protección de los derechos de los trabajadores.

Entre las normas básicas de carácter laboral se encuentran diversos procedimientos que son de aplicación diaria en todo tipo de empresas, uno de los principales consiste en gestionar nóminas, principal documento acreditativo de la recepción del salario.

¿Qué es una nómina y qué papel desempeña?

La nómina está comprendida por la suma de todos los registros financieros en los que versan las retribuciones a las que tiene derecho un trabajador en virtud de su relación laboral con la empresa.

Al calcular una nómina, esta debe incluir no solamente el salario base; además debe incorporar todo tipo de bonificaciones como horas extras, bonos nocturnos, vacaciones y prestaciones sociales, así como también aquellas deducciones a las que hubiere lugar dependiendo de la naturaleza del contrato laboral.

Esta representa un recibo de pago en el que se asientan las jornadas pagadas por la empresa al trabajador, debiendo contener los datos de identificación de ambas partes contractuales (trabajador y empresa), el período de liquidación, el código de cotización de la Seguridad Social, categoría profesional del trabajador, fecha de antigüedad, código del tipo de contrato y centro de trabajo.

Generalmente este tipo de registros son llevados por el departamento de Recursos Humanos, en el que se desarrollan actividades administrativas y contables.

Sin embargo, hoy en día con la aplicación de Internet y las bondades de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, las empresas pueden elegir hacer sus nóminas online, lo que le permite agilizar estos procesos y minimizar los márgenes de error.

Ventajas de hacer nóminas online

El departamento de Recursos Humanos es uno de los más importantes en la empresa, siendo uno de los más abiertos a la aplicación de nuevas herramientas tecnológicas.

En el caso de instrumentos informáticos que permiten el cálculo de nóminas online, son importantes las ventajas que su aplicación trae a la compañía, entre las que destacan:

  • Estos softwares se caracterizan por tener altos niveles de seguridad, por lo que la información suministrada por la empresa está resguardada de cualquier posible violación.
  • Se disminuye el margen de error en el cálculo de las nóminas, al no estar sujeto a la manipulación directa de personal de Recursos Humanos.
  • La aplicación de un software especializado en gestión de nóminas online permite la agilización y descongestión de los procesos desarrollados en el departamento de Recursos Humanos.

De igual forma, se facilita el control y registro de los pagos salariales y demás bonificaciones por cuanto toda la información se encontraría concentrada en un solo lugar.

Además, al disminuir el margen de error se estaría también disminuyendo las probabilidades de incurrir en sanciones o infracciones por el manejo incorrecto de las nóminas de la empresa.

Infracciones y sanciones derivadas de la entrega incorrecta de nóminas

Al tratarse de una obligación legal exigible a todas las empresas españolas – comparable a la obligatoriedad de conservar las facturas de la empresa -, el incumplimiento o error en la entrega de las nóminas laborales acarrea sanciones de distinta naturaleza atribuibles a la parte patronal, las cuales pueden consistir en:

  • Entre 60 y 625 euros por la falta de entrega puntual del recibo de salarios al empleado.
  • Entre 626 a 6.250 euros por incongruencias entre la cantidad entregada al trabajador y la reflejada en la nómina.
  • Entre 60 y 625 euros por la aplicación de un modelo de factura diferente a la oficial.

Asimismo, como ya indicamos en un post anterior, es obligatorio para cualquier empresa conservar

Cómo calcular las nóminas online

Para realizar el cálculo de nóminas a través de una herramienta online, es suficiente con contratar un software especializado en la materia y que se adapte a las necesidades puntuales de la empresa.

De esta forma, todo lo que el responsable del departamento de Recursos Humanos debe hacer es suministrar al programa la información pertinente acerca de las relaciones laborales que se desean reflejar. Esto es, datos principales como nombres de los trabajadores, sus ingresos, bonificaciones a las que hubiere lugar, prestaciones y demás recompensas o deducciones aplicables a cada empleado.

Por último, el software se encargará de manera automática de calcular la nómina correspondiente y emitir los recibos pertinentes.

Este tipo de herramientas informáticas de gestión están agilizando y optimizando procesos en empresas de todo el mundo, por lo que se espera que su aplicación se vuelva cada vez más común en el funcionamiento de los departamentos de Recursos Humanos en España.

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