¿Cuánto tiempo conservo los documentos contables y fiscales de mi empresa?

2018-08-30T11:52:00+00:0020/09/2017|

Cada año, en todas las empresas se repite siempre el mismo problema, una pregunta que se hacen de manera incesantemente, una cuestión que suscita auténticos quebraderos de cabeza. Efectivamente, están pensando en documentos contables. O más concretamente, sobre qué hacer con ellos y cuánto tiempo hay que conservarlos.

En este artículo le indicamos algunas de las pautas que las empresas deben tener en cuenta al establecer límites temporales para conservar documentos empresariales. Para ello, habrá que tener en cuenta toda la normativa existente en la materia.

Relación entre los documentos contables y las normas mercantiles y tributarias

Si se lee el Código de Comercio, se puede ver que este establece como directriz que los empresarios deben conservar los documentos contables, así como la correspondencia, documentación y los justificantes pertenecientes al negocio, durante los siguientes 6 años desde el último registro.

Pero, aunque no lo exija la ley, es muy recomendable que las empresas guarden también libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo y copias de seguridad informática de registros contables de forma indefinida.

Todo ello con el fin de poder consultar estos datos, por ejemplo, en una situación que requiera las escrituras de compra de unas acciones adquiridas hace mucho tiempo.

En referencia a las normas tributarias, lo que se debe citar es el plazo de 4 años de prescripción, tiempo en el cual Hacienda debe decretar la deuda tributaria. En ese plazo de 4 años, la empresa también puede solicitar que le sean devueltos los impuestos.

No obstante, las reformas fiscales que vinieron en 2015 aumentan el plazo de prescripción de la comprobación de las deducciones y las bases imponibles negativas en 10 años.

Al terminar ese plazo, Hacienda aun tendrá la posibilidad de exigir una declaración del Impuesto de Sociedades y las cuentas anuales del ejercicio que las generó.

Una cosa está clara: hay que tener cuidado con las peticiones de información de Hacienda.

Toda actuación que se encuentra sujeta a un determinado vencimiento de la prescripción, se atañe a aquellos actos indicadas con anterioridad, pero nunca a una función de comprobación, que pueda interferir con terceros sujetos y suponer obligaciones que provean datos a la inspección.

Debido a esto, es recomendable que las empresas conserven la totalidad de los documentos fiscales en 6 años, tiempo de prescripción mercantil.

Por último, en relación con la materia tributaria, el descuido de una petición de una información que la empresa está obligada a dar, puede acarrear sanciones de hasta el 2% de la cifra del negocio.

¿Qué otros documentos empresariales debe conservar? Plazos especiales para su conservación.

Además de toda la documentación que se debe guardar y que se ha mencionado a lo largo de este artículo, existe otra de igual transcendencia que no debe ser olvidada.

Su principal características es el tiempo de conservación, ya que en ocasiones supera los 10 años indicados anteriormente.

Para ilustrar este tipo de documentación, citamos un ejemplo. Una empresa cuenta con el derecho de amortización de unos determinados activos y, además, con el derecho de cargar los gastos pertinentes en la cuenta de resultados de aquellos ejercicios que tengan lugar en el futuro. No obstante, la inspección podrá averiguar el origen de tales cargos.

Para conservar facturas de empresa y otros comprobantes del inmovilizado se tiene que empezar a contar el tiempo de prescripción en el momento en el que tiene lugar el ejercicio de la que fue la última amortización.

Lo mismo sucede con aquellos instrumentos financieros tales como las concesiones, las subvenciones de capital y, de forma general, con la totalidad de aquellos gastos e ingresos que se van cargando en toda la cuenta de pérdidas y ganancias en el transcurso de todos los ejercicios que tienen lugar.

La importancia de la prescripción en la presentación de documentos contables y fiscales

Regulada por el Código Civil, la prescripción señala el plazo límite que la norma ha establecido para el ejercicio de un derecho.

En primer lugar, las acciones personales que no cuenten con un término especial señalado prescribirán al finalizar los 15 años, siendo estas las acciones más relacionadas con las actividades comerciales de las empresas. Lo cual se traduce en que las empresas se hacen cargo de todas las responsabilidades que se derivan de las actividades que tienen lugar. Y estas pueden ser exigidas por terceros en el plazo de la prescripción citada.

En último lugar y aludiendo al asunto de las responsabilidades por defectos de en la calidad de los materiales o por los vicios ocultos de manera general, cabe la posibilidad de que existan diversas normas que permitan plazos distintos de prescripción en relación con otras actividades o sectores, dejándose su estudio en manos de la empresa en función del caso concreto.

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