Medidas para proteger la información confidencial de tu empresa

2020-06-22T17:49:04+00:0003/06/2020|

Proteger la información confidencial y reservada de tu empresa

Aunque proteger la información confidencial de una empresa siempre ha sido importante, todavía lo es más desde la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos, porque establece unas sanciones que podrían llegar a ser de entre el 2% y el 4% de toda la facturación anual de la empresa, o desde los 10 y hasta los 20 millones de euros.

Esto ha llevado a que las empresas hayan extremado las precauciones para proteger la información confidencial, tomando todo tipo de medidas preventivas y creando políticas de seguridad que eviten riesgos desde el momento en que se crea la información, se almacena y hasta que se destruye.

Si aún no has implementado ninguna medida de seguridad para proteger la información confidencial y reservada de tu empresa, a continuación, te damos algunas ideas.


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Medidas de prevención para mantener la información confidencial de tu empresa protegida

> Digitalizar la información

Proteger la información confidencial y reservada de tu empresa

Una de las claves para proteger la información confidencial es almacenarla en formatos digitales, ya que de esta forma nos resultará mucho más fácil protegerla y mantenerla a buen recaudo, podremos limitar su acceso y realizar copias de seguridad que nos permitan seguir accediendo a la información en caso de pérdida.

La digitalización de la información además ayudará a ahorrar espacio en los archivos físicos de la empresa, huyendo de las clásicas imágenes de habitaciones repletas de estanterías y archivadores en las que se guarda toda la información, ya que toda esa documentación podrá estar almacenada en un pequeño ordenador.

> Proteger la información

Proteger la información confidencial y reservada de tu empresa

Digitalizar la información es el primer paso, pero no el único, ya que es necesario proteger la información con claves de seguridad difíciles de descifrar, para así tener la garantía de que únicamente acceden a dicha información aquellos usuarios habilitados que conozcan las claves y estén autorizados para ello.

Es importante que únicamente aquellos empleados que necesiten la información tengan las claves, para evitar riesgos y llevar un mayor control.

Asimismo, con el objetivo de prevenir riesgos, es altamente recomendable ir cambiando las claves de acceso cada cierto tiempo, ya que de esta forma se lo pondremos mucho más difícil a aquellos que quieran acceder a ella de manera fraudulenta.


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> Copias de seguridad

Proteger la información confidencial y reservada de tu empresa

Realizar copias de seguridad es imprescindible para mantener la información confidencial  a salvo, ya que en caso de sufrir cualquier tipo de ataque informático o que se estropease el dispositivo en el que está almacenada la información, podríamos seguir accediendo a ella.

Una vez hecha, hay que asegurarse de que la copia de seguridad funciona correctamente y se puede restaurar. Asimismo, es recomendable que la copia de seguridad esté en un lugar alejado de la fuente de datos original y debidamente protegida con contraseñas o claves de acceso.

> Mantener los antivirus actualizados

Proteger la información confidencial y reservada de tu empresa

Por otro lado, contar con un buen antivirus y mantenerlo constantemente actualizado es fundamental, especialmente en un momento en el que cada vez más los hackers diseñan ciberataques cada vez más complejos y dañinos para las empresas.

> Designar un Delegado de Protección de Datos

Con la entrada en vigor del RGPD, la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO) cobra un gran protagonismo dentro de las empresas, como figura que garantiza el correcto cumplimiento del propio RGPD.

El DPO se encargará de conocer los riesgos y las medidas necesarias para proteger la información de la empresa y garantizar el cumplimiento de la normativa. En cualquier caso, el DPO se limita a asesorar a la empresa en relación a la protección de datos confidenciales, y en ningún caso tomará decisiones.


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> Destruir la información confidencial

Proteger la información confidencial y reservada de tu empresa

Cuando ya no sea útil y hayan pasado los 4 años mínimos requeridos en los que la información debe estar almacenada y a disposición de una posible inspección, tal y como establece el RGPD; es muy importante proceder a la destrucción completa de los documentos confidenciales.

Muchas empresas almacenan grandes cantidades de documentos que aunque son inservibles, incluyen  información confidencial de la empresa que podría ser muy perjudicial si cayese en malas manos.

Para evitar este riesgo, lo más adecuado sería destruir los documentos confidenciales de manera que la información que contienen sea totalmente irrecuperable.

Para ello existen diferentes métodos, siendo el más eficaz la trituración de documentos. Una buena opción para garantizar que no se podrá volver a acceder a la información es contratar los servicios de empresas externas especializadas en la destrucción de documentos que incluyen certificaciones de su correcta destrucción.

 

Conclusión

Estas son algunas de las principales medidas que deberías aplicar en tu empresa para proteger la información confidencial, evitar posibles fugas y garantizar el cumplimiento del RGPD, ya que de lo contrario podrías enfrentarte a sanciones con cuantías muy importantes.

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