Desde que el pasado 25 de mayo de 2018 entrase en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el proceso de destrucción de documentos confidenciales que contengan datos personales de terceras personas, ya sean clientes, empleados o proveedores, por parte de las empresas, ha cobrado una especial importancia.
Es habitual que muchas empresas almacenen en sus archivos una gran cantidad de documentos, ya sean facturas, nóminas o listados de clientes, que aunque con el paso del tiempo han quedado inservibles, contienen una serie de datos personales que deben mantenerse en la confidencialidad, por lo que no es posible deshacerse de ellos tirándolos a la basura, simplemente rompiendo dichos documentos en cuatro trozos.
De lo contrario, tal y como establece el RGPD, las empresas podrían enfrentarse a sanciones que irían desde los 10 hasta los 20 millones de euros, o desde el 2% al 4% de la facturación anual de la empresa.
Por ello desde AYCE hemos querido ofrecerte una serie de tips prácticos para la destrucción de documentos confidenciales, conforme al nuevo RGPD, que te permitirán cumplir con la legalidad y proteger la información de dichos documentos.
¿Por qué se deben destruir los documentos confidenciales?
Una de las principales indicaciones del reglamento de protección de datos, es que toda empresa que trabaje con datos confidenciales de terceras personas, debe estar en situación de poder demostrar la procedencia de dichos datos, así como que se han obtenido de manera legal.
La correcta destrucción de documentos es fundamental para cumplir con los requisitos del RGPD
Esto hace que lo más recomendable para aquellos documentos almacenados que contengan datos confidenciales, de los cuales no se conozca su procedencia, sea destruirlos, evitando así que puedan estar al alcance de cualquier persona. Además, la destrucción de documentos confidenciales te permitirá aumentar tanto el orden en la empresa, como el espacio.
Cómo destruir documentos con datos confidenciales en base al RGPD
Aquellas empresas que destruyan documentos que contengan datos confidenciales de manera tradicional, estarán incumpliendo con el RGPD, por ello es fundamental andar con pies de plomo y destruir los documentos de la manera adecuada, para así evitar tener problemas.
Según el RGPD, tres son los métodos adecuados para destruir documentos confidenciales
Si partimos de la base de que el RGPD exige que al destruir un documento, éste debe quedar totalmente inservible e ilegible, para mantener la confidencialidad de los datos que contiene, es evidente que no será suficiente con romper el documento en cuatro trozos y tirarlo a la basura o al contenedor de reciclaje.
Dicho esto, el propio RGPD indica tres posibles métodos para proceder a la destrucción de documentos, los cuales te contamos a continuación:
#1 – Incineración de documentos
No hay duda de que la incineración de documentos garantiza la ilegibilidad de los datos que contienen los documentos, aunque desde AYCE creemos que quizá no sea la opción más recomendable, dado todo lo que implica. Aun así, son muchas las empresas que optan por este método.
Pero en caso de optar por la incineración de documentos, hay que tener una serie de aspectos en cuenta, ya que no se podrán quemar los documentos en cualquier parte, sino que se necesitará contar con unas instalaciones perfectamente preparadas, las cuales garanticen que el fuego no se descontrolará y que no habrá ningún problema.
#2 – Trituración de documentos
La trituración de documentos es una opción mucho más recomendable que la incineración, ya que la puedes llevar a cabo en tus propias oficinas, puesto que lo único que necesitas es una máquina destructora de papel. El único problema llega cuando debes eliminar grandes cantidades de documentos, ya que el proceso puede resultar bastante tedioso.
Pero con este método también hay que mantenerse alerta, ya que es fundamental que la máquina destructora sea capaz de destruir los documentos correctamente, garantizando que no podrán volver a ser reconstruidos, y que no se podrá acceder a los datos que contenían.
#3 – Contratación de una empresa externa
Y como última opción tenemos la posibilidad de contratar los servicios de una empresa externa que se encargue del proceso de destrucción de documentos, y que sin duda, es la más recomendable y también la más eficaz. Y lo es, por varias razones:
La primera de todas, porque la empresa externa es la que se encarga de recoger los documentos en las instalaciones de tu empresa, garantizando su confidencialidad en todo momento, y también del proceso de destrucción.
Estas empresas habitualmente disponen de máquinas destructoras de papel de gran capacidad, que son capaces de destruir por completo grandes cantidades de documentos, los cuales posteriormente reciclan de manera responsable con el medio ambiente.
Además, una vez destruidos los documentos, estas empresas entregan un certificado de reciclaje y destrucción de documentos, el cual garantiza que la empresa ha destruido los documentos cumpliendo con los requisitos del RGPD.
Conclusión
Con la entrada en vigor del nuevo RGPD, la destrucción de documentos confidenciales por parte de las empresas ha cobrado más importancia que nunca, con el fin de mantener la confidencialidad de los datos que contienen. Esto hace que haya que extremar las precauciones y proceder a destruir los documentos, de tal manera que se garantice su ilegibilidad.
Si tienes cualquier duda respecto a la Protección de Datos en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
