Si vous avez une entreprise ou si vous êtes un travailleur indépendant, il est fort probable qu’à plus d’une occasion vous aurez été contraint de payer à l’avance un paiement qui reviendrait à votre client, dans le but d’accélérer les formalités lors de l’exécution d’un travail.
Ces dépenses sont incluses dans la facture finale en tant que dépenses complétées,et il est important de savoir ce qu’elles sont exactement, ainsi que la manière dont elles doivent être incluses dans les factures de la bonne manière. Nous vous disons ensuite tout ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce que les dépenses s’additionnent?
Les dépenses supportées se réfèrent aux dépenses qu’un employeur ou un travailleur indépendant paie au nom d’un client,afin d’essayer d’accélérer les formalités et d’obtenir la fin du travail dans les délais fixés.
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Un exemple serait celui d’un avocat, qui intente une action devant le tribunal au nom de la personne qu’il représente. Les honoraires à payer pour introduire cette demande incomberaient à la personne représentée, mais elles seraient payées par l’avocat pour accélérer la procédure, y compris cette dépense sur la facture finale en tant que dépenses complétées, ainsi que les honoraires correspondant aux services fournis.
Comment inclure les dépenses en suppléées dans les factures?
Une fois que nous aurons su ce que sont les dépenses complétées, nous verrons comment elles doivent être incluses correctement dans les factures. Pour ce faire, la première chose est de connaître les trois conditions que le Trésor fixe pour considérer une dépense comme complétée:
- Qu’il s’agisse de sommes payées au nom et pour le compte du client: les frais complétés sont justifiés par une facture émise au nom du client final. Si la dépense était au nom du professionnel (personne qui a payé le paiement), nous ne serions pas confrontés à une dépense complétée, mais à une dépense remboursable.
- Que le paiement des dépenses payées soit effectué sous le consentement exprès du client,soit par écrit, soit verbalement.
- Que le montant des dépenses supportées puisse être démontrépar tout moyen admis en droit.
Lors de l’exécution de la facture au nom du client qui a contracté les services, la dépense complétée doit être incluse séparément des autres concepts,afin de pouvoir ainsi être correctement identifiée, en évitant tout doute.
La dépense complétée est incluse dans le total, c’est-à-dire tva comprise,puisqu’elle a déjà été payée lors du paiement. De même, aucune retenue ne s’appliquera ausupplément. Cela signifie qu’il ne fait pas partie de l’assiette fiscale, mais qu’il s’additionne à la fin pour calculer la totalité du montant à percevoir.
Article 78 de la loi sur la TVA: « Les sommes versées au nom et pour le compte du client ne sont pas incluses dans l’assiette ».
Selon nos conseillers fiscaux, il est recommandé que, lors de la présentation de la facture, une copie de la facture du paiement du supplément lui-mêmesoit jointe afin de pouvoir justifier l’opération devant une inspection fiscale.
Il convient également d’avoir un livre dans lequel sont enregistrées toutes les dépenses complétées,ou même un compte bancaire spécifique, dans lequel la notion de tous les revenus réalisés contient le terme « suppléé ».
Qu’est-ce que les dépenses remboursables?
Il est souvent courant de confondre les dépenses complétées avec les dépenses remboursables,c’est pourquoi nous allons ensuite vous dire en quoi elles consistent, afin que vous ayez la différence claire et que vous ne commettez aucune erreur lors de leur facturation.
Nous avons déjà dit que les dépenses payées sont celles qu’un professionnel paie au nom de son client, mais si la facture était au nom de l’employeur,nous serions confrontés à une dépense remboursable.
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Tel serait le cas d’un professionnel qui a déjà convenu avec son client qu’en plus de lui payer les honoraires correspondant à ses services, il devra également prendre en charge tous les frais nécessaires pour pouvoir offrir ce service,tels que les factures de voyage, les indemnités alimentaires, l’achat de matériel, etc.
Il est important de préciser que les frais remboursables seront toujours au nom du professionnel qui offre le service,mais seront payés par le client.
Si vous souhaitez inclure les frais remboursables dans la facture émise à votre client, vous devriez les ajouter à la contrepartie pour vos services en leur appliquant la TVA et la retenue correspondante. Le montant à inclure doit être composé uniquement de l’assiette de la facture payée, sans compter la TVA de celle-ci.
En outre, les dépenses remboursables ne sont pas exonérées de revenus aux fins de l’IRPF ou de l’impôt sur les sociétés.
Conclusion
En définitive, les frais engagés sont les frais qu’un professionnel paie au nom d’un client, dans le but d’accélérer les formalités pour pouvoir effectuer le service contracté. Ces dépenses sont justifiées dans la facture finale au nom du client et sont incluses séparément des autres concepts par les honoraires correspondants.
