Si vous êtes un travailleur indépendant ou avez votre propre entreprise, il ne fait aucun doute que les factures feront partie de votre vie quotidienne, en ayant à faire la différence entre les factures de vente que vous émettez et, les factures de dépenses ou d’achat que vous recevez, pour essayer de mettre à jour et de la bonne manière votre comptabilité.
Et dans ce labyrinthe de factures que vous traitez chaque mois, il est fort probable que vous ayez reçu une facture pro forma. Un type de facture différent des autres, qui n’a aucune validité, fiscale ou comptable, et qui utilise de plus en plus d’entreprises et de travailleurs indépendants.
Inconnus de beaucoup, nous allons ensuite vous dire tout ce que vous devez savoir sur les factures pro forma,afin que vous sachiez les différencier des factures déductibles et ne souffrez d’aucun problème à ce sujet.
Qu’est-ce qu’une facture pro forma?
Une facture pro forma est une facture de vente provisoire, qui n’a aucune validité comptable ou fiscale, par laquelle nous informons en détail une activité commerciale future. Il contient les mêmes données qu’une facture conventionnelle, de sorte que le prix, l’assiette et les taxes correspondantes doivent y figurer.
En l’absence de validité légale, une facture pro forma ne pourrait jamais remplacer une facture ordinaireet ne serait pas acceptée par l’administration fiscale.
Ce type de factures est demandé par le client, de sorte qu’il ne s’agit en aucun cas d’une procédure légale que vous devez aborder de manière obligatoire. En effet, l’administration fiscale n’accepterait pas une facture pro forma comme valide,puisqu’elle n’a qu’un caractère informatif et ne peut donc être déclarée ni liquidée.
On pourrait dire qu’ils sont plus proches d’un budget ou d’une offre commerciale que d’une facture ordinaire,puisqu’ils sont émis dans le but que le client dispose d’une information complète d’une opération à effectuer prochainement.
Quand appliquer les factures pro forma?
Habituellement, les factures pro forma sont émises pendant les jours précédant la formalisation d’une opération. Et bien que cette facture ne comporte aucun engagement et n’ait pas d’obligation de paiement, elle c’est généralement la place à la formalisation d’une facture commerciale.
La facture pro forma est une facture provisoire qui est remise au client à titre d’information,qui contient toutes les informations relatives à une activité commerciale future.
Elles ont également l’habitude d’être sollicitées pour l’ouverture de crédits,car elles servent à informer les établissements bancaires de l’opération à réaliser ainsi que du montant nécessaire à l’exécution de cette opération.
Une autre utilisation du modèle pro forma est quand nous devons effectuer des opérations étrangères,car elles servent à justifier des expéditions de marchandises n’ayant aucune valeur commerciale, comme les échantillons de produits, en permettant le passage de la marchandise par les douanes et en informant le destinataire du coût de l’acquisition en cas d’achat de plus d’unités.
Comment compléter une facture pro forma?
Lors de l’achèvement d’une facture pro forma, la première chose est de préciser qu’il s’agit d’une facture modèle pro forma,en haut du document, de sorte qu’il n’y ait pas la possibilité de la confondre avec une facture ordinaire.
Il est également important qu’elle ne soit pas numérotée sous la même série de factures ordinaires,elles ne peuvent plus être déclarées. Si vous voulez numéroter la facture pour contrôler les factures pro forma que vous avez émises, vous devez inclure une numérotation différente.
Dès lors, son processus d’élaboration est identique à celui d’une facture conventionnelle et devra comporter les mêmes données:
- Date d’émission de la facture.
- Données personnelles: nom commercial, domicile, identification fiscale, numéro de NIF intracommunautaire, etc.
- Données du client: nom commercial, raison sociale, NIF, coordonnées, etc.
- Description des produits ou services à inclure dans l’opération de vente.
- Assiette et taxes correspondantes.
Principales différences entre un modèle pro forma et un budget
S’il est vrai qu’une facture pro forma et un budget présentent des similitudes, il ne faut pas les confondre, principalement parce qu’ils n’ont pas le même but.
Les devis sont délivrés à un client potentiel, au début de la relation commerciale,dans le but de lui inclure autant d’informations que possible, pour tenter de le convaincre. Par ailleurs, un modèle pro forma est utilisé lorsque la relation est beaucoup plus avancée,pour fournir des informations détaillées sur les produits et/ou services à offrir et leur prix final.
Conclusion
Une facture pro forma, à l’œil nu, est très similaire à une facture conventionnelle, mais n’a pas de validité fiscale ou comptable,il convient donc de savoir les différencier et de ne pas les confondre. Pour cela, il est recommandé de le préciser dans l’en-tête du document.
Le but des factures pro forma est d’informer le clientde tous les détails d’une future opération commerciale à produire. Ils ne remplacent en aucun cas les factures ordinaires.
Quoi qu’il en soit, si vous avez des doutes à ce sujet sur les factures pro forma, contactez notre équipe de
conseillers d’entreprise
et ils seront chargés de le résoudre, grâce à un service personnalisé et adapté à vos besoins.
