Depuis le 12 mai 2019, toutes les entreprises sont tenues d’enregistrer la journée quotidienne de leurs travailleurs. Le non-respect de cette obligation constitue une infraction grave sanctionnée par l’Inspection du travail et de la sécurité sociale avec des amendes allant de 626 à 6 250 euros.
Nouvelle obligation d’entreprise
Après la fin de la période transitoire de deux moisà compter du 12 mai 2019,les entreprises sont tenues d’enregistrer quotidiennement la journée de leurs travailleurs. Ce registre doit inclure l’heure de début et de fin de la journée de travail de chaque travailleur, sans préjudice de la flexibilité horaire.
L’organisation et la documentation de ce registre doivent être établies par la négociation collective ou par accord de l’entreprise; ou à défaut, par l’employeur, après consultation des représentants des travailleurs.
L’enregistrement doit être conservé pendant quatre années au cours desquelles il restera à la disposition des travailleurs, de leurs représentants légaux et de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale.
Il est prévu que le ministère du travail et de la sécurité sociale établisse des spécialités dans les obligations d’enregistrement du temps de travail, pour certains secteurs, emplois et catégories professionnelles qui, par leurs particularités, l’exigent.
Le non-respect de ces obligations d’enregistrement du jour constitue une infraction grave passible d’amendes allant de 626 à 6250 euros.
Afin d’établir des critères qui guident les entreprises et les travailleurs dans l’application de la règle, le ministère du travail et de la sécurité sociale a publié un guide pratique sur l’enregistrement du temps de travail et, entre autres, a établi les considérations suivantes (
Voir le guide
)
a) À partir du 12 mai 2019, les entreprises doivent avoir déjà organisé le système d’enregistrement horaire pour la mise à la disposition de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale, des représentants légaux des travailleurs et des travailleurs eux-mêmes en ce qui concerne leur enregistrement personnel.
b) Les entreprises doivent avoir convenu avec les représentants légaux des travailleurs,par négociation collective ou accord d’entreprise, du modèle d’enregistrement du jour. En cas d’non-accord, c’est l’entreprise qui doit décider de la modalité correspondante jugée adaptée aux fins légales. En l’absence de représentation légale des travailleurs, c’est l’entreprise qui doit déterminer comment l’enregistrement de la journée est organisé et documenté. Toutefois, si l’entreprise était d’accord, une commission ad hoc peut être créée pour négocier le système d’enregistrement ou l’accepter avec chaque travailleur dans son contrat de travail.
c) Le modèle d’enregistrement doit:
- offrir la fiabilité et prouver qu’il ne peut être manipulable, ni modifiable a posteriori, afin d’éviter des fraudes, des abus ou de simples irrégularités;
- accréditer l’heure de début et de fin de la journée;
- consigner l’existence d’éléments configuratifs internes (pause, pauses, autres) pour considérer que tout ce qui se situe entre début et fin ne correspond pas automatiquement au temps de travail effectif.
d) Bien que l’Inspection du travail et de la sécurité sociale doive, depuis le 12 mai 2019, veiller exceptionnellement au respect de cette obligation, les entreprises qui ne disposent pas du modèle convenu ne sont pas sanctionnées si elles attestent que les négociations pertinentes sont en cours pour se conformer, de la manière la plus immédiate possible, à l’obligation d’enregistrement quotidien du jour.
Vous pouvez consulter ici le critère technique d’action de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale en matière d’enregistrement des jours
Infractions et sanctions (LISOS. Article 7.5)
L’article 7, point 5, de la loi sur les infractions et les sanctions dans l’ordre social (LISOS) dispose:
Jusqu’au 11 mai 2019
Ce sont des infractions graves :
- La transgression des règles et des limites légales ou convenues en matière de temps de travail, de travail de nuit, d’heures supplémentaires, d’heures supplémentaires, de repos, de congés, de congés et, en général, de temps de travail visés aux articles 12, 23 et 34 à 38 du statut des travailleurs.
Depuis le 12 mai 2019
Ce sont des infractions graves :
- La transgression des règles et limites légales ou convenues en matière de temps, de travail de nuit, d’heures supplémentaires, d’heures complémentaires, de pauses, de vacances, de congés,
registre du temps de travail
et, en général, le temps de travail visés aux articles 12, 23 et 34 à 38 du statut des travailleurs.
Modification du statut des travailleurs (article 34)
Le statut des travailleurs, à l’article 34, prévoit sur la journée de travail:
Jusqu’au 11 mai 2019
Article 37. 7: Le gouvernement, sur proposition du titulaire du ministère de la Emploi et sécurité sociale et après consultation des organisations syndicales et d’entreprises les plus représentatives, peut prévoir des extensions ou des limitations dans l’organisation et la durée de la journée de travail et des pauses, pour les secteurs et travaux qui, par leurs particularités, l’exigent.
Depuis le 12 mai 2019
Article 37. 7: Le gouvernement, sur proposition de la personne titulaire du ministère de la Travail, migrations et sécurité sociale et après consultation des organisations syndicales et d’entreprises les plus représentatives, peut prévoir des extensions ou des limitations dans l’organisation et la durée de la journée de travail et des pauses, ainsi que des spécialités dans les obligations d’enregistrement du jour, pour les secteurs, travaux et catégories professionnelles qui, par leurs particularités, l’exigent.
Article 37. 9 (NOUVEAU PRECEPTO): L’entreprise assure l’enregistrement quotidien de la journée, qui doit inclure l’heure concrète de début et de fin de la journée de travail de chaque travailleur, sans préjudice de la flexibilité horaire prévue au présent article.
Par négociation collective ou accord d’entreprise ou, à défaut, décision de l’employeur après consultation des représentants légaux des travailleurs dans l’entreprise, ce registre de jour est organisé et documenté.
L’entreprise conserve les registres visés par cette disposition pendant quatre ans et reste à la disposition des travailleurs, de leurs représentants légaux et de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale.
Évolution de l’obligation d’enregistrement de jour
Réglementation légale à partir du 12 mai 2019
(selon le décret-loi royal 8/2019)
Statut des travailleurs: art.34. Journée
7. Le gouvernement, sur proposition de la personne titulaire du ministère du travail, des migrations et de la sécurité sociale et après consultation des organisations syndicales et d’entreprises les plus représentatives, peut prévoir des extensions ou des limitations à l’organisation et à la durée de la journée de travail et des pauses, ainsi que des spécialités dans les obligations d’enregistrement du jour. , pour les secteurs, les emplois et les catégories professionnelles qui, par leurs particularités, l’exigent.
9. L’entreprise assure l’enregistrement quotidien du jour, qui doit inclure l’heure de début et de fin de la journée de travail de chaque travailleur, sans préjudice de la flexibilité horaire prévue au présent article.
Par négociation collective ou accord d’entreprise ou, à défaut, décision de l’employeur après consultation des représentants légaux des travailleurs dans l’entreprise, ce registre de jour est organisé et documenté.
L’entreprise conserve les registres visés par cette disposition pendant quatre ans et reste à la disposition des travailleurs, de leurs représentants légaux et de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale.
Statut des travailleurs: art.35. Heures extraordinaires
- Aux fins du comptat des heures supplémentaires, la journée de chaque travailleur est enregistrée jour après jour et totalisée au cours de la période fixée pour le paiement des rémunérations, en remettant une copie du résumé au travailleur sur le reçu correspondant.
Loi sur les infractions et les sanctions dans l’ordre social (LISOS): art.7. Infractions graves
- La transgression des règles et limites légales ou convenues en matière de temps de travail, de travail de nuit, d’heures supplémentaires, d’heures supplémentaires, de pauses, de congés, de congés, d’enregistrement de jour et, en général, le temps de travail visés aux articles 12, 23 et 34 à 38 du statut des travailleurs.
Jurisprudence (Audiencia Nacional)
AN 4-12-15 >> Pour le contrôle effectif des heures supplémentaires, il faut l’enregistrement quotidien de la journée car pour qualifier les heures supplémentaires, elles doivent être effectuées sur la durée maximale de la journée de travail. Si l’enregistrement quotidien de la journée n’était obligatoire que lorsque des heures supplémentaires sont effectuées, le contenu et la finalité de cette obligation seraient vidés, car sans l’enregistrement quotidien de la journée, il est impossible de contrôler l’exécution des heures supplémentaires.
DG ITSS, Instr. 3/2016 >> En cas d’absence d’enregistrement quotidien: l’inspection fait une injonction pour l’exécution de l’obligation et établit un acte d’infraction pour infraction grave (RDLeg 5/2000 art.7.5). Un nouvel acte d’infraction peut être prolongé en cas de réitération.
Jurisprudence (interprétation Cour suprême)
TS 23-3-17 (affaire Bankia) >> Le TS dispense les entreprises de l’obligation de tenir un registre de la journée quotidienne de l’ensemble du personnel pour vérifier le respect des horaires convenus. Elle considère que l’ET n’oblige, sauf convention, qu’à tenir le registre des heures supplémentaires effectuées et à communiquer à la fin du mois au travailleur et à la représentation légale des travailleurs leur numéro, le cas échéant.
L’arrêt comporte trois votes particuliers indiquant que l’obligation d’enregistrer les heures supplémentaires est vidée de contenu si un suivi ou un contrôle de la journée n’est pas effectué et que la décision ne garantit pas que le travailleur dispose d’un moyen de preuve documentaire.
TS 20-4-17 (affaire Abanca) >> D’une manière générale, les entreprises ne sont pas tenues d’effectuer un enregistrement de la journée quotidienne et l’obligation de l’employeur de noter (enregistrer) ne s’étend qu’aux heures supplémentaires effectuées.
Cet arrêt ne comporte pas de voix particulières et, s’agissant du deuxième arrêt rendu en pourvoi ordinaire, il constitue une jurisprudence (ET art. 1.6 CC).
TS 20-1-17 (affaire > > Sabadell) D’une manière générale, les entreprises ne sont pas tenues d’effectuer un enregistrement de la journée quotidienne et l’obligation de l’employeur de noter (enregistrer) ne s’étend qu’aux heures supplémentaires effectuées.
DG ITSS Instr 1/2017 >> En l’exception d’une obligation exécutoire pour les entreprises de manière générale, l’omission de l’enregistrement de la journée de travail ne constitue pas une infraction à l’ordre social.
Question préjudicielle devant la Cour de justice de l’Union européenne
AN voiture 19-1-18 >> Le manque de portée d’un système objectif et efficace de calcul de la journée de travail tel que l’enregistrement horaire de la journée empêche de vérifier, tant aux travailleurs qu’à leurs représentants légaux le respect des limitations imposées par les dispositions précitées en matière d’aménagement du temps de travail, les mandats prévus par les directives 2003/88 (articles 3, 5, 6 et 22) n’étant pas effectivement garantis, car il n’existe pas d’instrument approprié pour vérifier leur respect. Elle pose des questions préjudicielles devant la CJUE.
Enregistrement de jour: elles sont désormais obligées
Une réglementation récente oblige les entreprises à enregistrer la journée quotidienne de tous leurs travailleurs
Documents connexes
Jusqu’à présent, une entreprise avait l’obligation d’enregistrer la journée de ses employés à temps partiel, mais elle ne devait pas enregistrer la journée des personnes embauchées à temps plein, la loi n’étant pas claire sur ce point (c’est ce que le Suprême a confirmé).
Or, à partir du 12 mai, les entreprises sont obligées d’enregistrer la journée de travail de l’ensemble de leurs effectifs, y compris ceux engagés à temps plein.
Avec un calendrier précis
En particulier, et quelle que soit la taille de l’entreprise, vous devez effectuer un enregistrement quotidien de la journée de tous les employés (fixes, temporaires, à temps partiel et à temps plein) qui comprend l’heure concrète de début et de fin de la journée. Si vous avez des employés avec une journée de départ, il faut refléter l’heure d’entrée et de départ, tant le matin que l’après-midi.
Pour remplir cette obligation:
- La convention – ou un accord d’entreprise avec les représentants des travailleurs – peut indiquer comment documenter ce registre.
- À défaut, vous pouvez décider unilatéralementcomment remplir cette obligation. Par exemple: par un système de signature (avec carte, empreinte digitale…), ou par un enregistrement manuel documentant l’heure d’arrivée et de départ. En tout état de cause, si vous avez des représentants des travailleurs, vous devrez les consulter préalablement sur la manière d’implanter l’enregistrement (même si vous n’êtes pas tenu de parvenir à un accord).
En violation de l’obligation d’enregistrement du jour, il s’agit d’une infraction grave passible d’amendes comprises entre 626 et 6 250 euros.
Dans la pratique
Dans la pratique, la manière de tenir le registre de la journée des salariés à temps partiel et celle des employés à temps plein sont réglementées différemment (bien que, dans les deux cas, il soit obligatoire de conserver les registres pendant 4 ans):
À temps partiel :
En ce qui concerne les employés à temps partiel, vous devez totaliser mensuellement les heures travaillées et remettre une copie du registre au salarié, où l’on voit le résumé des heures effectuées chaque mois (qu’elles soient ordinaires ou complémentaires).- A temps plein: la nouvelle obligation d’enregistrement de la journée de tous les salariés n’impose ni la totalisation ni la remise d’une copie aux personnes concernées. Elle n’oblige qu’à inclure l’horaire et à ce que l’enregistrement soit à la disposition des travailleurs, des représentants des travailleurs et de l’Inspection (l’un d’entre eux peut donc demander une copie). Quoi qu’il en soit, nous recommandons de totaliser dans le document les heures du mois (en les additionnant) pour attester que la journée maximale n’est pas dépassée.
Recommandation: Si vous allez tenir le registre de jour manuellement, avec un document établi de manière propre, vous devez faire signer le document à chaque travailleur pour refléter que celui-ci donne son accord aux données saisies. Vous pourrez ainsi établir la véracité de ces données. C’est-à-dire que les heures travaillées quotidiennes qui en résultent sont celles qui ont effectivement été empruntées.
À partir de mai 2019, votre entreprise devra également enregistrer la journée des employés à temps plein. Vous pouvez tenir un registre manuel indiquant l’horaire de chaque jour, avec la signature du travailleur donnant son acceptation.
Si vous avez des doutes ou avez besoin de précisions sur l’obligation d’enregistrement du jour, vous pouvez
contacter
nos conseillers en emploi pour vous aider à la résoudre.
