Todas las empresas deben llevar al día una serie de libros obligatorios y oficiales, a través de los cuales se registre la actividad empresarial a lo largo del año.
Estos libros se engloban en tres grupos diferentes, de legislación mercantil, fiscal y contable, que a menudo acostumbran a caer en el olvido, y generan dudas en muchos empresarios.
Por ello en AYCE Laborytax te vamos a contar los diferentes libros obligatorios que tu empresa debe llevar al día, con el objetivo de ayudarte a cumplir con tus obligaciones empresariales.
Libros mercantiles
Los libros mercantiles son aquellos que se encargan de recoger cualquier tipo de acuerdo entre socios, juntas generales, accionistas, etc., siendo recomendable contar con asesoramiento mercantil especializado para llevarlos a cabo.
A. Libro de actas
Tal y como su propio nombre indica, el libro de actas se encarga de recoger todas las actas de cualquier reunión, acuerdo o votación que se haya llevado a cabo dentro de la empresa, incluyendo además el número de asistentes, la fecha, el lugar o cualquier otra información que sirva para justificar cualquier decisión empresarial.
Hay que diferenciar el Libro de Actas del Consejo de Administración, y el Libro de Actas de l aJunta General de Socios.
En el caso de Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal (SLU), el socio único ejerce las competencias de la Junta General y sus decisiones se consignan en un acta que se recoje también en el Libro de Actas.
B. Libro de registro de socios o acciones
Se trata de libros que se encargan de registrar la identidad de los socios, de la sociedad o las acciones, así como su participación dentro de la empresa, y cualquier cambio que se pudiera producir.
- 1. Libro de registro de socios:
El libro de registro de socios es obligatorio para sociedades de responsabilidad limitada (SL) y sociedades limitadas laborales (SLL), ya que se trata de sociedades en las que la mayor parte del capital lo aportan los propios trabajadores.
También serán obligatorios en sociedades de garantía recíproca (SGR), las cuales se encargan de facilitar el acceso a créditos a pymes.
- 2. Libro registro de acciones acciones nominatvias:
El libro de registro de acciones nominativas se usa en caso de sociedades anónimas con acciones nominativas. Estas sociedades, cuyas acciones se configuran como nominativas, están obligadas a la llevanza de estos libros, ya que en él se identifica a los accionistas y las sucesivas transferencias de las acciones.
C. Libro registro de sociedades unipersonales
Recoge los contratos celebrados entre socio único y la sociedad.
Libros fiscales
Aquellas empresas que facturan con IVA deberán contar con una serie de libros en los que se registre cualquier operación soportada con IVA, con el objetivo de llevar un exhaustivo registro de movimientos de ingresos y gastos:
- Libro de facturas emitidas:
Este libro debe llevar a cabo un registro de todas las facturas con IVA emitidas a tus clientes.
- Libro de facturas recibidas:
De la misma forma que en el libro de facturas recibidas, aquí se deben registrar todas las facturas de gastos de la empresa.
- Libro de bienes de inversión
- Libro de operaciones intracomunitarias:
Aquí se deberá registrar cualquier tipo de operación con un cliente o proveedor de la Unión Europea. Contacta con nuestros asesores fiscales si tienes cualquier tipo de duda.
Libros contables
Los libros de registro contables obligatorios para las empresas quedan establecidos en el artículo 25 del Código de Comercio:
Libro diario
En el libro diario se deberán registrar todas las operaciones relacionadas con la actividad económica, ya sea de forma diaria o cronológica.
Estas operaciones deben registrarse bajo un formato y una terminología contable, por lo que podría ser necesario contar con un asesor contable especializado, que se encargase de su gestión e interpretación.
El libro diario debe realizarse en cada ejercicio económico, que por lo general, coincide con el año natural. Debe iniciarse con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recogiendo posteriormente todas las operaciones realizadas a lo largo del año, el asiento de regularización y, finalmente, registrar la situación final del año (asiento de cierre).
Libro de inventarios y cuentas anuales
El libro de inventarios y cuentas anuales se encarga de recoger la situación inicial de la empresa, así como su evolución a través de balances de sumas y saldos, y el inventario final de la empresa.
Además, el libro de inventarios y cuentas anuales debe recoger también un conjunto de informes contables a los que se conoce como “cuentas anuales”:
- Balance de situación: informe sobre el patrimonio de la empresa.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: informes de ingresos, gastos y resultados finales.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: informe que registre cualquier variación del patrimonio empresarial.
- Memoria del ejercicio: un informe en el que se debe explicar y detallar todos los informes anteriores.
¿Cómo legalizar los libros obligatorios de las empresas?
Tal como establece el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil, todas las empresas están obligadas a legalizar sus libros obligatorios.
Para ello deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil, a través de una diligencia y un sello que certifique la originalidad de los libros, evitando así su posterior manipulación.
La diligencia del registrador debe identificar al empresario, incluyendo todos sus datos registrales, y expresar de qué libro se trata, así como el número de hojas que lo componen, y el sistema de sellado utilizado.
Conclusión
Todas las empresas están obligadas a llevar el registro de una serie de libros obligatorios, de naturaleza mercantil, fiscal y contable, que se encarguen de registrar cualquier actividad llevada a cabo por una empresa a lo largo del año.
