Si eres un empresario o emprendedor establecido en un país distinto de España y quieres o necesitas desarrollar tu negocio, total o parcialmente, en territorio español, debes saber que existen diversas formas de formalizarlo.
Las dos formas más habituales suelen ser la constitución de una sociedad limitada como filial, o la apertura de una sucursal en España.
Sin embargo, a veces la matriz solo necesita contratar un empleado residente en España, o participar en una instalación temporal en la sede de un cliente, etc. Es decir, tareas o causas que no implican desarrollar el negocio en España, pero que requiere de una mínima presencia en el país.
Para estos casos, es posible la apertura de una “Oficina de Representación” en España.
¿Qué es una oficina de representación?
- Se trata de un proceso de registro con las autoridades españolas.
- No es una entidad con personalidad jurídica propia.
- Las acciones necesarias para su gestión se realizan a través de un representante apoderado.
- La oficina de representación no puede realizar actividades económicas y sus labores deben ser de carácter auxiliar enfocadas a la asistencia a la matriz. Por ejemplo, realizará estudios de mercado, preparación de documentos y otras actividades accesorias.
- La sociedad matriz extranjera será responsable de las deudas que contraiga la oficina de representación en España.
- Puede tener cuenta corriente en España como entidad no residente para manejar pagos de gastos recurrentes en España.
¿Cómo se constituye una oficina de representación?
La apertura de una oficina de representación en España puede formalizarse en escritura pública ante notario en España, o mediante documento notarial otorgado en el país de origen de la empresa matriz, legalizado con la Apostilla de la Haya y traducido al español por traductor jurado.
El citado documento debe contener al menos:
- Decisión de la matriz de apertura de la oficina de representación en España.
- Nombramiento del representante fiscal, persona física o jurídica, que resida en España.
- Determinación de las facultades asignadas al representante fiscal.
Además, deberá aportarse el documento expedido por el Registro Mercantil del país de origen donde se acredite la existencia de la entidad y queden identificados sus administradores. Documento que igualmente debe llegar a España traducido y apostillado.
Los citados documentos no requieren de su inscripción en el Registro Mercantil.
Será necesario registrar la Oficina de Representación ante la Agencia Tributaria y obtener un número de identificación fiscal (N).
Para tal cometido, se debe presentar un modelo 036 firmado por el representante fiscal en España, al que habrá que adjuntar la siguiente documentación:
- Escritura de acuerdo de creación de la Oficina de Representación y nombramiento del representante fiscal, formalizada ante Notario extranjero, traducida y legalizada con la Apostilla de la Haya.
- Pasaportes de los administradores de la sociedad matriz.
- DNI o NIE del representante fiscal en España.
- Documento acreditativo del Registro Mercantil del país de origen, apostillado y traducida.
A continuación, la Agencia Tributaria asignará un NIF y se podrá operar en España.
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¿Es la Oficina de Representación un “establecimiento permanente”?
De acuerdo a la mayoría de los convenios firmados entre España y los demás países de la OCDE, no se podrá considerar la existencia de un establecimiento permanente en España si el personal situado en territorio español solo realiza labores que puedan ser calificadas como “auxiliares” o “preparatorias”. En ningún caso, el personal situado en España podrá firmar contratos o desarrollar actividades que puedan considerarse como parte del núcleo principal del negocio desarrollado por la matriz.
La contabilidad de la oficina de representación la realiza la empresa matriz integrada dentro de su contabilidad general.
En conclusión, se puede desarrollar el negocio de tu empresa en España de varias formas. Deberás elegir la más apropiada en función del proyecto a implementar.
La oficina de representación puede ser un modo de iniciar el contacto con el mercado español para, posteriormente, abrir una sucursal o filial según objetivos fijados.
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