El registro horario digital será obligatorio para todas las empresas en España a partir de 2026. Así lo establece la nueva normativa que está ultimando el Gobierno y que marcará un antes y un después en el control de la jornada laboral. A partir de su entrada en vigor, el fichaje en papel o con firma manuscrita dejará de ser válido legalmente, lo que obligará a miles de empresas a adaptarse mediante sistemas digitales certificados, incluyendo soluciones con huella digital y firma electrónica avanzada.
¿Qué implica la nueva normativa de control horario?
Desde 2019, tras la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas ya estaban obligadas a registrar el horario de entrada y salida de cada trabajador. Sin embargo, el método quedaba a su elección: tanto en papel como digital.
Con la normativa prevista para entrar en vigor en 2026, el registro horario con firma digital será la única forma válida legalmente, eliminando el soporte en papel y cualquier sistema que no garantice la autenticidad, integridad y trazabilidad del dato.
¿Es legal el fichaje mediante huella digital?
Sí. El control horario mediante huella dactilar u otros sistemas biométricos es legal en España siempre que se respeten los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y se informe debidamente a los empleados sobre el tratamiento de sus datos personales.
Los datos biométricos son considerados datos especialmente protegidos, por lo que las empresas deberán adoptar medidas específicas de seguridad, confidencialidad y transparencia.
¿Qué requisitos debe cumplir el software de registro horario?
Para cumplir con la nueva ley, el sistema de control horario digital con firma electrónica deberá:
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Registrar las horas de forma segura e inalterable
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Cumplir con la LOPD y el RGPD
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Generar informes automatizados accesibles para la Inspección de Trabajo
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Ser accesible desde ordenadores y dispositivos móviles
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Conservar los registros durante un mínimo de 4 años
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Incluir una firma digital válida que autentique cada fichaje
¿Qué riesgos legales implica no adaptarse?
Las empresas que no implementen un sistema válido conforme a la nueva normativa podrán ser sancionadas con:
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Multas de hasta 10.000 € por empleado por incumplimiento del registro
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Sanciones por vulneración de datos personales, que pueden ir desde 751 € hasta 187.515 €, según su gravedad
Además, usar sistemas obsoletos como plantillas Excel o registros no firmados será considerado equivalente a no tener registro horario.
¿Qué solución deben adoptar las empresas?
La mejor opción es implantar un software de control horario con firma digital integrada y validación biométrica opcional, como la huella digital. Este tipo de plataformas:
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Garantizan el cumplimiento normativo
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Ofrecen una gestión centralizada por parte del departamento de RR. HH.
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Permiten la delegación de responsabilidades mediante permisos específicos
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Protegen la integridad del dato frente a inspecciones y auditorías
Conclusión: 2026 marcará un cambio obligatorio
El fichaje con firma digital dejará de ser una opción y pasará a ser una exigencia legal para todas las empresas. Cuanto antes se adapten las organizaciones, menos riesgos asumirán frente a posibles sanciones y auditorías.
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