¿No estás del todo satisfecho con tu asesoría laboral? ¿Sientes que tienes que estar pendiente de todo, que las respuestas llegan tarde o que necesitas un asesoramiento más cercano y proactivo?
Si alguna vez te has planteado cambiar de asesoría laboral, probablemente también te haya surgido una preocupación: ¿qué pasará con las nóminas de mis trabajadores? ¿Será complicado trasladar toda la documentación? ¿Tengo que esperar a enero para cambiar de gestoría?
Son dudas habituales. Al fin y al cabo, la gestión de las nóminas, las cotizaciones a la Seguridad Social y las obligaciones laborales de una empresa son demasiado importantes como para improvisar.
Pero queremos contarte algo que quizá no sepas: puedes cambiar de asesoría laboral en cualquier mes del año. No tienes que esperar necesariamente a enero ni mantener un servicio con el que no estás satisfecho.
En AYCE Laborytax llevamos más de 40 años acompañando a empresas en su gestión laboral. Trabajamos tanto con pequeños negocios de 3 trabajadores como con multinacionales con plantillas de más de 1.200 empleados.
Y si algo nos ha enseñado nuestra experiencia es que cada empresa es diferente. Por eso, antes de empezar a trabajar juntos, queremos conocer tus necesidades y preparar una transición adaptada a tu organización.
Te contamos cómo lo hacemos.
1. ¿Puedo cambiar de asesoría laboral en cualquier mes del año?
Sí. Puedes cambiar de asesoría laboral en enero, marzo, junio, septiembre o cualquier otro mes del año.
No existe una obligación legal general de esperar al inicio de un nuevo ejercicio para cambiar de gestoría laboral.
Lo que sí es importante es revisar las condiciones de tu contrato actual, especialmente los plazos de preaviso o las posibles condiciones de finalización del servicio.
Muchas empresas retrasan el cambio porque piensan que será complicado trasladar las nóminas de un proveedor a otro, especialmente si el ejercicio ya ha comenzado.
Sin embargo, con una buena planificación y una revisión adecuada de la información, el cambio puede organizarse durante el año.
La clave no está en el mes en el que decides cambiar, sino en cómo se prepara la transición.
En AYCE Laborytax no nos limitamos a recibir la documentación y comenzar a confeccionar las nóminas. Antes de asumir la gestión, realizamos un trabajo previo para conocer la situación laboral de tu empresa y detectar posibles incidencias.
2. ¿Cómo hacemos en AYCE Laborytax el cambio de asesoría laboral?
Cuando una empresa decide confiar en nosotros, lo primero que hacemos es escucharla.
Queremos conocer cómo está organizada, cuántos trabajadores tiene, qué convenios colectivos aplica, cómo gestiona actualmente sus nóminas y qué aspectos le gustaría mejorar.
A partir de ahí, organizamos un proceso de incorporación adaptado a sus necesidades.
Revisamos las nóminas anteriores antes de empezar
Una de las partes más importantes de nuestro procedimiento es el trabajo en paralelo de las nóminas.
¿En qué consiste?
En revisar y reproducir los cálculos de las nóminas correspondientes a los meses anteriores al cambio, utilizando la información laboral y salarial facilitada por la empresa.
Este trabajo nos permite familiarizarnos con la estructura retributiva, los convenios colectivos y las particularidades de la plantilla.
También nos ayuda a identificar posibles diferencias en los cálculos, incidencias o cuestiones que deban aclararse antes de asumir la gestión.
No partimos de la idea de que la asesoría anterior haya cometido errores. Lo que buscamos es conocer correctamente la situación de partida y disponer de información fiable.
Nuestro objetivo es que, cuando empecemos a confeccionar tus nóminas, ya conozcamos tu empresa y sus particularidades.
Un ejemplo práctico: decides cambiar de asesoría en junio
Imaginemos que tienes una empresa de 25 trabajadores y decides contactar con AYCE Laborytax en junio porque quieres mejorar tu servicio de gestión laboral.
Así organizaríamos el proceso:
Primera fase: revisión de enero a mayo.
Solicitamos la documentación necesaria y realizamos un trabajo en paralelo sobre las nóminas de los cinco primeros meses del año.
Revisamos los conceptos salariales, las condiciones laborales, las cotizaciones y las particularidades de cada trabajador.
Segunda fase: análisis de posibles incidencias.
Si encontramos diferencias o cuestiones que necesitan aclaración, las estudiamos con nuestro equipo laboral.
En caso de detectar alguna incidencia, la ponemos en conocimiento de la empresa y valoramos las posibles actuaciones.
Tercera fase: coordinación del cambio.
Durante junio, organizamos el traspaso de documentación y las autorizaciones necesarias. La asesoría anterior mantiene la gestión de las nóminas de junio conforme al calendario acordado.
Cuarta fase: comenzamos a trabajar en julio.
Una vez finalizada la revisión y preparado el traspaso, nuestro equipo comienza a confeccionar las nóminas de julio y a prestar los servicios laborales contratados.
De esta forma, no empezamos desde cero ni trabajamos a ciegas.
Antes de confeccionar la primera nómina, ya hemos tenido la oportunidad de estudiar cómo funciona tu empresa.
Este procedimiento nos permite afrontar el cambio de forma organizada y reducir el riesgo de incidencias durante la transición.
3. ¿Y si mi empresa tiene muchos trabajadores? ¿Es mejor cambiar de asesoría en enero?
Aunque se puede cambiar de asesoría laboral durante cualquier mes, cuando hablamos de empresas con un volumen elevado de trabajadores solemos recomendar valorar el cambio con efectos desde el 1 de enero.
¿Por qué?
Porque una plantilla numerosa puede implicar una mayor complejidad en la gestión laboral: diferentes convenios colectivos, centros de trabajo, retribuciones variables, complementos salariales, bajas médicas, pagas extraordinarias o particularidades en las cotizaciones.
En estos casos, comenzar con el nuevo ejercicio puede facilitar la organización de la información y la planificación de la transición.
Un ejemplo: una empresa con 150 trabajadores quiere cambiar de asesoría
Imaginemos que una empresa con 150 empleados decide confiar en AYCE Laborytax para gestionar sus nóminas a partir de enero.
Nuestro procedimiento sería el siguiente:
Durante diciembre: recopilamos la documentación, estudiamos las condiciones laborales y realizamos un trabajo en paralelo con las nóminas de diciembre.
Antes del inicio del nuevo ejercicio: revisamos los resultados, analizamos posibles incidencias y coordinamos las autorizaciones y los procesos necesarios.
Desde el 1 de enero: asumimos la gestión laboral contratada, de modo que las primeras nóminas que confeccionamos son las correspondientes a enero.
De esta manera, el equipo ya conoce la estructura salarial y las principales particularidades de la empresa antes de comenzar.
Eso sí, no todas las empresas de 100 o 200 trabajadores necesitan necesariamente esperar a enero.
Cada organización tiene sus propias circunstancias y por eso estudiamos individualmente cuál es el mejor momento para realizar el cambio.
4. ¿Qué documentación necesitas para cambiar de asesoría laboral?
Otra de las preguntas habituales es qué información debe facilitar la empresa a su nueva gestoría.
La documentación dependerá de las características de cada organización, pero normalmente será necesario disponer de:
- Datos identificativos de la empresa y códigos de cuenta de cotización.
- Relación actualizada de trabajadores.
- Contratos de trabajo y sus modificaciones.
- Convenios colectivos aplicables.
- Nóminas de los meses anteriores.
- Información sobre cotizaciones y liquidaciones de Seguridad Social.
- Datos acumulados de retenciones de IRPF.
- Información sobre bajas médicas, permisos y otras incidencias.
- Situación de vacaciones y pagas extraordinarias.
- Información sobre anticipos, embargos y retribuciones variables, cuando corresponda.
- Información sobre procedimientos laborales pendientes que puedan afectar a la gestión.
Pero no te preocupes: no necesitas saber de antemano qué documentación hay que preparar.
En AYCE Laborytax te indicamos qué información necesitamos y te ayudamos a organizar el proceso de incorporación.
La idea es que el cambio resulte lo más sencillo posible para tu empresa.
5. ¿Qué pasa con las nóminas y la Seguridad Social durante el cambio?
Cambiar de asesoría laboral no significa modificar los contratos de tus trabajadores ni alterar sus condiciones laborales.
Tu empresa sigue siendo la misma y mantiene sus obligaciones frente a los empleados y la Seguridad Social.
Lo que cambia es el equipo profesional que se encarga de gestionar las tareas laborales contratadas.
Para que todo funcione correctamente, es importante coordinar varios aspectos:
- Determinar qué asesoría confeccionará las últimas nóminas antes del cambio.
- Identificar quién se encargará de las liquidaciones y comunicaciones pendientes.
- Organizar el traspaso de la documentación laboral.
- Gestionar las autorizaciones necesarias del Sistema RED.
- Revisar los datos históricos y las incidencias que deban mantenerse en el nuevo sistema.
En nuestro caso, el trabajo previo de revisión nos permite llegar al primer mes de gestión con un mayor conocimiento de la empresa.
Queremos que el cambio de asesoría sea una mejora para tu organización, no una nueva preocupación.
6. Cinco señales de que quizá ha llegado el momento de cambiar de asesoría laboral
En ocasiones, una empresa lleva tantos años trabajando con la misma gestoría que termina acostumbrándose a determinadas situaciones.
Pero ¿realmente estás recibiendo el servicio que necesitas?
Estas son algunas señales que pueden indicar que ha llegado el momento de valorar un cambio.
1. Tienes que insistir constantemente para recibir una respuesta
Cuando surge una duda sobre una contratación, una baja médica o una situación laboral delicada, necesitas profesionales que respondan y te orienten.
2. Te enteras de los cambios normativos cuando ya te afectan
La normativa laboral cambia constantemente.
Una asesoría proactiva debe ayudarte a identificar las novedades relevantes para tu empresa y explicarte qué implicaciones pueden tener.
3. Detectas errores recurrentes en las nóminas
Las incidencias pueden ocurrir, pero es importante contar con un equipo que revise los cálculos, analice las diferencias y actúe para resolverlas.
4. Tu empresa ha crecido, pero tu asesoría sigue trabajando igual
Una empresa con 5 empleados tiene necesidades diferentes a otra con 50, 200 o más de 1.000 trabajadores.
El servicio debe evolucionar al mismo ritmo que tu negocio.
5. Sientes que tu asesoría se limita a confeccionar nóminas
Preparar las nóminas correctamente es fundamental, pero una buena asesoría laboral debería aportar mucho más.
Debería conocer tu empresa, asesorarte, informarte de los cambios que te afectan y ayudarte a anticiparte a posibles problemas.
Si te identificas con alguna de estas situaciones, quizá sea un buen momento para plantearte si tu asesoría actual está ofreciendo el servicio que realmente necesitas.
7. ¿Qué deberías valorar antes de elegir una nueva asesoría laboral?
Cuando una empresa decide cambiar de gestoría, es habitual que solicite varios presupuestos.
Y es lógico que el precio sea un factor importante.
Pero nuestra recomendación es que no compares únicamente cuánto cuesta confeccionar cada nómina.
También deberías preguntarte:
- ¿Voy a contar con profesionales que conozcan mi empresa?
- ¿Tendré un interlocutor al que pueda acudir cuando surja una incidencia?
- ¿Me informarán de los cambios normativos que me afectan?
- ¿Podrán ayudarme si mi empresa crece?
- ¿Tienen experiencia gestionando plantillas similares a la mía?
- ¿Utilizan herramientas tecnológicas que faciliten la gestión?
- ¿Qué servicios están incluidos en la cuota y cuáles se facturan aparte?
- ¿Cómo organizarán el cambio desde mi asesoría actual?
La diferencia entre una gestoría que se limita a confeccionar nóminas y una asesoría que realmente acompaña a tu empresa puede ser mucho más importante que el precio mensual.
8. En AYCE Laborytax nos adaptamos a tu empresa, sea cual sea su tamaño
En AYCE Laborytax llevamos más de 40 años trabajando junto a empresas de distintos tamaños y sectores.
Durante este tiempo hemos aprendido que no hay dos empresas iguales.
Por eso, no creemos en ofrecer exactamente la misma solución a todos nuestros clientes.
Tenemos experiencia trabajando desde con pequeñas empresas de 3 trabajadores hasta con multinacionales que cuentan con plantillas de más de 1.200 empleados.
Y conocemos las necesidades de unas y otras.
Sabemos que una pequeña empresa necesita cercanía, agilidad y respuestas claras para poder centrarse en su negocio.
También sabemos que una empresa con cientos de trabajadores necesita procedimientos sólidos, herramientas tecnológicas, coordinación y un equipo especializado capaz de gestionar situaciones laborales complejas.
Pero, independientemente del tamaño, todas buscan lo mismo: tener la tranquilidad de que su gestión laboral está en buenas manos.
No queremos limitarnos a hacer tus nóminas
Nuestro equipo está formado por profesionales especializados, cercanos y, sobre todo, proactivos.
Nos gusta conocer a nuestros clientes, entender cómo funcionan sus empresas y anticiparnos a las situaciones que puedan afectarles.
Porque creemos que una buena asesoría laboral no debería limitarse a enviar las nóminas a final de mes.
También debe informar, asesorar, resolver dudas y acompañar a la empresa en sus decisiones.
Además, contamos con profesionales especializados en otras áreas, como fiscalidad, contabilidad y consultoría empresarial, lo que nos permite ofrecer una visión más completa de las necesidades de nuestros clientes.
Cuéntanos qué necesita tu empresa. Nosotros te asesoramos.
Quizá estés pensando en cambiar de asesoría porque no estás satisfecho con el servicio actual.
O puede que tu empresa esté creciendo y necesites externalizar las nóminas, reforzar tu departamento de Recursos Humanos o contar con un equipo laboral especializado.
Sea cual sea tu situación, no necesitas tener claro desde el principio qué servicios contratar ni cómo organizar el cambio.
Solo queremos conocer tu empresa, saber cómo gestionas actualmente las nóminas y escuchar qué te gustaría mejorar.
A partir de ahí, nuestro equipo estudiará tus necesidades y te propondrá una solución adaptada.
Desde empresas de 3 trabajadores hasta multinacionales con más de 1.200 empleados. Nuestra forma de trabajar es la misma: implicarnos, anticiparnos y acompañar a nuestros clientes.
9. Preguntas frecuentes sobre cambiar de asesoría laboral
¿Puedo cambiar de asesoría laboral a mitad de año?
Sí. Puedes cambiar de asesoría laboral en cualquier mes del año, teniendo en cuenta las condiciones de tu contrato actual. Lo importante es planificar el traspaso de documentación y coordinar correctamente la gestión de las nóminas y las obligaciones laborales.
¿Es mejor cambiar de asesoría laboral en enero?
Depende de las características de la empresa. En organizaciones con un volumen elevado de trabajadores, solemos recomendar valorar el cambio con efectos desde el 1 de enero, realizando previamente una revisión en paralelo de las nóminas de diciembre.
¿Puedo cambiar de gestoría en junio y empezar con la nueva en julio?
Sí. Por ejemplo, en AYCE Laborytax podemos organizar durante junio una revisión en paralelo de las nóminas de enero a mayo, estudiar posibles incidencias y preparar el inicio de nuestra gestión en julio.
¿Qué ocurre si se detectan errores en las nóminas anteriores?
Si durante la revisión previa identificamos diferencias o posibles incidencias, las analizamos y las trasladamos a la empresa para valorar las actuaciones que correspondan. Las posibles regularizaciones se estudian de forma individualizada.
¿Tengo que comunicar el cambio a mi asesoría actual?
Sí. Debes revisar las condiciones de tu contrato y comunicar la finalización del servicio respetando, cuando corresponda, los plazos de preaviso establecidos.
¿El cambio de asesoría afecta a los contratos de mis trabajadores?
No. El mero cambio de asesoría laboral no modifica los contratos de trabajo ni las condiciones laborales de los empleados.
¿AYCE Laborytax trabaja con empresas grandes?
Sí. Tenemos experiencia trabajando con empresas de todos los tamaños, desde pequeños negocios con 3 trabajadores hasta multinacionales con plantillas de más de 1.200 empleados.
¿Qué necesito para solicitar un presupuesto de gestión de nóminas?
Para realizar una primera valoración, nos ayudará conocer el número de trabajadores, los convenios colectivos aplicables, los centros de trabajo, cómo se gestionan actualmente las nóminas y qué servicios necesitas.
Con esa información podremos estudiar tu situación y preparar una propuesta adaptada a tu empresa.
10. ¿Estás pensando en cambiar de asesoría laboral? Hablemos.
Sabemos que cambiar de asesoría es una decisión importante.
Y también sabemos que muchas empresas retrasan ese momento porque piensan que será complicado o porque les preocupa que pueda afectar a las nóminas de sus trabajadores.
Pero no tiene por qué ser así.
Puedes cambiar de asesoría laboral en cualquier momento del año. Lo importante es hacerlo con planificación y con un equipo que se implique desde el principio.
En AYCE Laborytax queremos conocer tu empresa, escuchar qué necesitas y explicarte cómo organizaríamos el cambio.
No importa si tienes 3, 30, 300 o más de 1.200 trabajadores. Tenemos experiencia acompañando a empresas de todos los tamaños y sabemos que cada una necesita un servicio diferente.
Cuéntanos cómo gestionas actualmente tus nóminas, qué te gustaría mejorar y qué esperas de tu asesoría laboral.
Nosotros nos encargaremos de estudiar tu situación, asesorarte y proponerte la mejor forma de trabajar juntos.
Y si te preocupa el cambio de gestoría, también te explicaremos cómo organizamos la transición y revisamos previamente las nóminas para preparar el inicio del servicio.
Tú nos cuentas qué necesita tu empresa. Nosotros te ayudamos a encontrar la solución.
Porque para nosotros, gestionar tus nóminas es solo el principio. Lo importante es ayudarte a gestionar mejor tu empresa.
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