¿Tu empresa cumple con todas sus obligaciones laborales? Tener trabajadores contratados implica mucho más que gestionar las nóminas y pagar las cotizaciones a la Seguridad Social. Las empresas deben cumplir una serie de requisitos relacionados con la contratación, el registro de jornada, la prevención de riesgos laborales, las vacaciones, los permisos retribuidos y la igualdad.
En 2026, además, se han incorporado nuevas exigencias sobre la información que las empresas deben facilitar a sus trabajadores acerca de las condiciones de sus contratos.
Conocer estas obligaciones es fundamental para evitar incumplimientos, reducir el riesgo de sanciones y garantizar una gestión adecuada de las relaciones laborales.
Desde AYCE Laborytax, hemos preparado esta guía práctica con las 16 obligaciones laborales que las empresas deben tener en cuenta en 2026.
1. Contratación de trabajadores: altas en la Seguridad Social y comunicación de contratos
Antes de incorporar a un trabajador, la empresa debe cumplir determinados trámites administrativos.
Entre los más importantes destacan:
- Tramitar el alta del trabajador en la Seguridad Social antes del inicio de la prestación de servicios.
- Formalizar el contrato de trabajo por escrito cuando resulte obligatorio.
- Comunicar el contenido de los contratos al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en el plazo de diez días.
- Aplicar correctamente el convenio colectivo y las condiciones laborales correspondientes.
¿Puede un trabajador comenzar a trabajar antes de estar dado de alta?
No. El alta en la Seguridad Social debe realizarse con carácter previo al inicio de la actividad laboral.
Una gestión incorrecta de las altas o de la contratación puede generar responsabilidades para la empresa.
2. Teletrabajo: acuerdo escrito y compensación de gastos
El teletrabajo se ha consolidado como una modalidad habitual de organización del trabajo, pero su implantación requiere cumplir determinadas obligaciones.
Cuando resulta aplicable la normativa específica de trabajo a distancia regular, la empresa debe formalizar un acuerdo por escrito antes de que comience esta modalidad.
El acuerdo debe recoger aspectos como el horario, los medios de trabajo, la distribución entre trabajo presencial y a distancia y las condiciones de reversibilidad.
Además, la empresa debe asumir o compensar los gastos vinculados al trabajo a distancia, conforme a la normativa y los acuerdos aplicables.
También debe tenerse en cuenta la prevención de riesgos laborales, incluida la evaluación de los riesgos asociados al puesto de trabajo a distancia, respetando la intimidad de la persona trabajadora.
El teletrabajo regular tiene carácter voluntario para ambas partes y está sujeto a las condiciones de reversibilidad legalmente previstas.
3. Reconocimientos médicos y vigilancia de la salud
La protección de la salud de los trabajadores es una responsabilidad esencial de las empresas.
La normativa de prevención de riesgos laborales establece la obligación empresarial de garantizar una vigilancia periódica de la salud en función de los riesgos asociados a cada puesto.
Con carácter general, los reconocimientos médicos son voluntarios para las personas trabajadoras, aunque existen excepciones legalmente previstas.
Su necesidad, contenido y periodicidad dependerán de la evaluación de riesgos, de la actividad desarrollada y de la normativa específica aplicable.
Recomendación para las empresas: coordinar la vigilancia de la salud con el servicio de prevención y documentar adecuadamente su ofrecimiento, aceptación o rechazo cuando proceda.
4. Pago de salarios y entrega de nóminas
Las empresas están obligadas a abonar puntualmente las retribuciones de sus trabajadores, respetando los plazos establecidos en la normativa laboral y en el convenio colectivo aplicable.
Además, deben entregar el correspondiente recibo individual de salarios o nómina.
La entrega puede realizarse por medios electrónicos, siempre que se garantice el acceso del trabajador al documento.
No siempre es necesaria la firma de la nómina cuando el pago puede acreditarse por otros medios.
Una correcta gestión salarial también exige revisar los complementos retributivos, las deducciones, las cotizaciones y las retenciones fiscales.
5. Registro retributivo: obligatorio para todas las empresas
Una de las obligaciones que todavía genera dudas es el registro retributivo.
Todas las empresas, con independencia de su número de trabajadores, deben contar con un registro retributivo, conforme a la normativa de igualdad salarial.
Su finalidad es contribuir a la transparencia retributiva y facilitar la identificación de posibles diferencias salariales entre mujeres y hombres.
El registro debe incluir los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desglosados conforme a los criterios legalmente establecidos.
Es importante no confundir el registro retributivo con la auditoría retributiva, que está vinculada a los planes de igualdad en los supuestos correspondientes.
6. Calendario laboral: elaboración y publicación
Las empresas deben elaborar anualmente un calendario laboral y exponerlo en un lugar visible de cada centro de trabajo.
Este documento permite organizar la actividad y conocer la distribución del tiempo de trabajo conforme a la normativa y al convenio colectivo aplicable.
Su elaboración debe tener en cuenta, entre otras cuestiones, la jornada anual, los festivos y los descansos correspondientes.
No debe confundirse el calendario laboral con el calendario de vacaciones, ya que responden a obligaciones distintas.
7. Prevención de riesgos laborales: una obligación esencial
Toda empresa con trabajadores debe integrar la prevención de riesgos laborales en su organización.
Esto implica disponer de una organización preventiva adecuada a su actividad y dimensión.
Entre las principales obligaciones se encuentran:
- Evaluar los riesgos de los puestos de trabajo.
- Planificar las medidas preventivas necesarias.
- Proporcionar información y formación en materia de seguridad y salud.
- Facilitar los equipos de protección que correspondan.
- Organizar la vigilancia de la salud.
- Mantener actualizada la documentación preventiva.
La modalidad de organización preventiva dependerá de las características de la empresa. No todas están obligadas a contratar un servicio de prevención ajeno ni a disponer de un delegado de prevención.
La prevención no debe entenderse únicamente como un requisito documental, sino como una herramienta para proteger a los trabajadores y reducir accidentes y enfermedades profesionales.
8. Registro horario obligatorio: cómo deben controlar las empresas la jornada
El registro diario de jornada es una de las obligaciones laborales más relevantes para las empresas.
Con carácter general, deben registrar la hora de inicio y finalización de la jornada de las personas trabajadoras, sin perjuicio de las particularidades de determinados colectivos.
¿Qué requisitos debe cumplir el registro horario?
El sistema utilizado debe permitir acreditar de forma fiable la jornada realizada.
La empresa debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Registrar diariamente el inicio y la finalización de la jornada.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Identificar adecuadamente las interrupciones cuando resulte necesario para determinar el tiempo efectivo de trabajo.
- Aplicar las obligaciones específicas correspondientes a los contratos a tiempo parcial.
El registro puede realizarse mediante sistemas admitidos por la normativa aplicable, siempre que se garantice su fiabilidad.
Un registro horario correctamente implantado ayuda a prevenir conflictos sobre horas extraordinarias, descansos y tiempo efectivo de trabajo.
9. Jornada laboral: tiempo efectivo de trabajo y descansos
La empresa debe respetar la jornada máxima legal, los descansos obligatorios y las condiciones previstas en el convenio colectivo.
También debe distinguir correctamente entre el tiempo de trabajo efectivo y otros periodos que pueden tener un tratamiento diferente.
Por ejemplo, los desplazamientos, los cambios de ropa, las guardias, la formación y los viajes profesionales pueden plantear dudas sobre su consideración como tiempo de trabajo.
No existe una respuesta idéntica para todas las situaciones: deben analizarse las circunstancias concretas, la normativa aplicable y la jurisprudencia.
Por ello, es recomendable disponer de criterios internos claros sobre la organización y el cómputo de la jornada.
10. Vacaciones laborales: ¿cuántos días corresponden a los trabajadores?
El Estatuto de los Trabajadores reconoce un periodo mínimo de 30 días naturales de vacaciones retribuidas al año, sin perjuicio de las mejoras previstas en el convenio colectivo o contrato de trabajo.
Cuando una persona trabajadora no presta servicios durante todo el año, el derecho se genera proporcionalmente al tiempo trabajado.
¿Puede la empresa decidir unilateralmente las vacaciones?
Con carácter general, las fechas deben establecerse de común acuerdo, conforme a los criterios previstos en el convenio colectivo.
La empresa debe fijar un calendario de vacaciones y el trabajador debe conocer las fechas que le correspondan con una antelación mínima de dos meses, salvo condiciones más favorables.
Además, existen situaciones legalmente protegidas que permiten disfrutar las vacaciones en fechas diferentes, incluso cuando haya finalizado el año natural.
Una planificación anticipada facilita la organización del trabajo y reduce los conflictos durante los periodos de mayor actividad.
11. Permisos retribuidos: principales derechos de los trabajadores
Los permisos retribuidos permiten ausentarse del trabajo, sin pérdida de salario, cuando concurren determinadas circunstancias personales o familiares.
Entre los principales supuestos previstos en el Estatuto de los Trabajadores destacan:
| Motivo | Duración general |
|---|---|
| Matrimonio o registro de pareja de hecho | 15 días naturales |
| Accidente o enfermedad grave, hospitalización o intervención quirúrgica con reposo domiciliario de familiares o convivientes incluidos legalmente | 5 días |
| Fallecimiento del cónyuge, pareja de hecho o familiares hasta segundo grado | 2 días, ampliables en otros 2 si hay desplazamiento |
| Traslado del domicilio habitual | 1 día |
| Cumplimiento de un deber público y personal inexcusable | Tiempo indispensable |
| Exámenes prenatales y preparación al parto, en los términos legales | Tiempo indispensable |
| Fuerza mayor por motivos familiares urgentes | Horas equivalentes a 4 días retribuidos al año |
A estos derechos se suman otros relacionados con el cuidado del lactante, el nacimiento prematuro, la representación sindical y determinadas situaciones familiares.
Importante: los convenios colectivos pueden mejorar los permisos legales y su disfrute está sujeto a los requisitos de comunicación y justificación correspondientes.
12. Plan de igualdad: obligatorio para empresas de 50 o más trabajadores
Las empresas con 50 o más personas trabajadoras están obligadas, con carácter general, a elaborar y aplicar un plan de igualdad.
También puede resultar obligatorio en otros supuestos previstos legal o convencionalmente.
El plan debe partir de un diagnóstico de la situación de la empresa y establecer medidas para garantizar la igualdad efectiva entre mujeres y hombres.
Entre las materias que pueden analizarse se encuentran la selección y contratación, la clasificación profesional, la promoción, la formación, las retribuciones y la prevención del acoso sexual y por razón de sexo.
El plan debe negociarse, registrarse y someterse al seguimiento que corresponda.
13. Canal de denuncias: ¿qué empresas deben tenerlo?
La Ley 2/2023 establece la obligación de disponer de un sistema interno de información para determinadas entidades.
Entre ellas se encuentran, con carácter general, las empresas privadas con 50 o más trabajadores, además de otros sujetos obligados con independencia de su plantilla.
Este sistema debe permitir comunicar posibles infracciones incluidas en el ámbito de la ley y garantizar la protección de las personas informantes.
Su implantación exige establecer procedimientos adecuados, designar responsables y respetar las obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
El canal de denuncias no debe confundirse con los procedimientos específicos para comunicar situaciones de acoso laboral o sexual, aunque su organización pueda coordinarse cuando la normativa lo permita.
14. Protocolos frente al acoso laboral y sexual
Las empresas deben adoptar medidas para prevenir y actuar frente a situaciones de acoso en el entorno laboral.
Estas medidas deben contemplar, especialmente, el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, así como los riesgos psicosociales y otras conductas de acoso que puedan afectar a la salud de los trabajadores.
Es recomendable disponer de un protocolo que establezca:
- Las conductas que se consideran inaceptables.
- Los canales para comunicar posibles situaciones de acoso.
- El procedimiento de investigación y actuación.
- Las garantías de confidencialidad y protección de las personas afectadas.
- Las medidas preventivas y correctoras correspondientes.
Una política eficaz de prevención contribuye a generar un entorno laboral seguro, respetuoso y profesional.
15. Protección de datos de los trabajadores
La gestión de personal implica tratar información personal y, en ocasiones, datos especialmente sensibles.
Por ello, las empresas deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Entre sus obligaciones se encuentran informar a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos, establecer medidas de seguridad, limitar los accesos y garantizar la confidencialidad.
También deben regular adecuadamente cuestiones como el uso de herramientas digitales, los sistemas de control empresarial y los derechos de intimidad y desconexión digital.
No todos los tratamientos de datos requieren el consentimiento del trabajador. En muchos casos, la base jurídica es la ejecución del contrato o el cumplimiento de una obligación legal.
16. Nueva obligación en 2026: informar por escrito sobre las condiciones esenciales del contrato
Una de las novedades laborales más relevantes de 2026 es la entrada en vigor del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, aplicable desde el 5 de octubre de 2026.
Esta norma refuerza la obligación de las empresas de informar por escrito a sus trabajadores sobre los elementos esenciales de la relación laboral y las principales condiciones de prestación de servicios.
¿Qué información debe facilitar la empresa?
Entre otros aspectos, deben comunicarse:
- La identidad de la empresa y de la persona trabajadora.
- La fecha de inicio y, en su caso, la duración prevista del contrato.
- El centro o lugar habitual de trabajo.
- Las funciones y la clasificación profesional.
- La retribución y sus componentes.
- La jornada, los horarios y las condiciones de organización del trabajo.
- Las restantes condiciones exigidas por la normativa.
También pueden existir obligaciones adicionales de información en determinadas modalidades de trabajo y en relación con sistemas automatizados de toma de decisiones.
¿Es necesario entregar un documento adicional al contrato?
No necesariamente.
Cuando el contrato escrito ya contiene toda la información exigida, la obligación puede entenderse cumplida.
Sin embargo, si faltan datos obligatorios, la empresa deberá facilitarlos por escrito dentro de los plazos establecidos.
Esta obligación también puede afectar a relaciones laborales existentes, conforme al régimen transitorio de la norma.
Desde AYCE Laborytax recomendamos revisar los modelos de contratación y los documentos de información laboral utilizados por las empresas para comprobar su adecuación a la normativa vigente.
¿Qué obligaciones laborales tiene una empresa pequeña?
Una de las dudas más frecuentes es si las empresas con pocos trabajadores están exentas de determinadas obligaciones.
La respuesta es que muchas obligaciones laborales se aplican desde el momento en que una empresa contrata a su primer trabajador.
Por ejemplo, una empresa con tres empleados debe cumplir, entre otras, las obligaciones de contratación, cotización, prevención de riesgos, registro horario, registro retributivo y protección de datos.
En cambio, otras exigencias, como la elaboración de un plan de igualdad o la implantación de un sistema interno de información conforme a la Ley 2/2023, dependen del número de trabajadores o de circunstancias específicas.
Preguntas frecuentes sobre las obligaciones laborales de las empresas en 2026
¿Cuáles son las principales obligaciones laborales de una empresa?
Entre las más importantes se encuentran dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social, comunicar los contratos, pagar correctamente los salarios, registrar la jornada, prevenir los riesgos laborales y respetar los derechos de vacaciones y permisos.
¿Es obligatorio el registro horario en una empresa con un solo trabajador?
Sí, con carácter general. La obligación de registro diario de jornada también afecta a las pequeñas empresas, con las particularidades legalmente previstas.
¿Todas las empresas necesitan un plan de igualdad?
No. Es obligatorio, con carácter general, para empresas con 50 o más trabajadores y en determinados supuestos adicionales. Sin embargo, todas las empresas deben respetar la igualdad de trato y cumplir las obligaciones que les correspondan en esta materia.
¿Es obligatorio tener un registro salarial?
Sí. El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, independientemente del número de trabajadores.
¿Qué novedades laborales deben revisar las empresas en 2026?
Una de las novedades es el Real Decreto 723/2026, que amplía y desarrolla las obligaciones de información escrita sobre los elementos esenciales del contrato y las condiciones laborales.
Conclusión: cumplir la normativa laboral es fundamental para proteger a tu empresa
La gestión laboral de una empresa va mucho más allá de la elaboración de nóminas o la presentación de seguros sociales.
La contratación, la jornada, los permisos, la prevención de riesgos, la igualdad y la documentación laboral forman parte de un conjunto de obligaciones que deben revisarse periódicamente.
Un incumplimiento puede generar sanciones, reclamaciones de trabajadores y responsabilidades económicas para la empresa.
En AYCE Laborytax ayudamos a empresas y autónomos a gestionar sus obligaciones laborales con seguridad jurídica, anticipándonos a los cambios normativos y ofreciendo un asesoramiento profesional adaptado a cada organización.
Nuestro equipo especializado en asesoramiento laboral y gestión de nóminas acompaña a las empresas tanto en sus obligaciones recurrentes como en la adaptación a nuevas exigencias legales.
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