Bien que les relations de travail n’aient pas la même nature commerciale que d’autres types d’entreprises légales, la vérité est qu’elles sont toujours des contrats et sont donc des sources d’obligations pour l’employeur et le travailleur. A des obligations telles que la livraison des salaires s’ajoutent également le facteur social qui génère une grande sensibilité aux institutions de l’Etat car le travail est un élément fondamental de la vie humaine.

Tout cela génère des directives législatives et réglementaires qui doivent être respectées par les entreprises et autres entités juridiques qui servent d’employeur dans le cadre de millions de contrats de travail dans toute l’Espagne.

Ces lignes directrices sont constituées d’une série de règles de base visant à réglementer la relation de travail, notamment pour garantir la protection des droits des travailleurs.

Parmi les normes de base du travail figurent diverses procédures qui sont applicables quotidiennement dans tous les types d’entreprises, l’une des principales est de gérer la paie,le document principal accréditisant la réception du salaire.

Qu’est-ce qu’une masse salariale et quel rôle joue-t-elle?

La masse salariale comprend la somme de tous les documents financiers auxquels se rapporte la rémunération à laquelle un travailleur a droit en vertu de sa relation de travail avec l’entreprise.

Lors du calcul d’une masse salariale,

elle doit inclure non seulement lesalaire de base; elle doit également inclure toutes sortes de primes telles que les heures supplémentaires, les primes de nuit, les vacances et les avantages sociaux, ainsi que les déductions qui peuvent être applicables en fonction de la nature du contrat de travail.

Il s’agit d’un réception du paiement dans lequel les jours payés par l’entreprise au travailleur sont enregistrés, et doit contenir les données d’identification des deux parties contractuelles (travailleur et entreprise), la période de règlement, le code de Cotisation de sécurité sociale,catégorie professionnelle du travailleur, date d’ancienneté, code du type de contrat et du lieu de travail.

Généralement, ces types de registres sont tenus par le service des ressources humaines, dans lequel les activités administratives et comptables sont effectuées.

Cependant, de nos jours, avec l’application d’Internet et les avantages des nouvelles technologies de l’information et de la communication, les entreprises peuvent choisir de faire leur paie en ligne,ce qui leur permet de rationaliser ces processus et de minimiser les marges d’erreur.

Avantages de la paie en ligne

Le département des ressources humaines est l’un des plus importants de l’entreprise, étant l’un des plus ouverts à l’application de nouveaux outils technologiques.

Dans le cas des outils informatiques qui permettent le calcul de la paie en ligne,les avantages que son application apporte à l’entreprise sont importants, parmi lesquels :

  • Ces logiciels se caractérisent par des niveaux élevés de sécurité, desorte que les informations fournies par l’entreprise sont protégées contre toute violation possible.
  • La marge d’erreur dans le calcul de la masse salariale est réduite,car elle n’est pas soumise à la manipulation directe du personnel des ressources humaines.
  • L’application d’un logiciel spécialisé dans la gestion de la paie en ligne permet la rationalisation et la décongestion des processus développés au sein du service des Ressources Humaines.

De la même manière, le contrôle et l’enregistrement des paiements de salaires et autres primes sont facilités puisque toutes les informations seraient concentrées en un seul endroit.

En outre, la réduction de la marge d’erreur réduirait également les risques d’encourir des pénalités ou des infractions pour la mauvaise gestion de la paie de l’entreprise.

Infractions et pénalités découlant de la livraison incorrecte des salaires

Être un obligation légale exécutoire à toutes les entreprises espagnoles – comparable à la obligation de conserver les factures de l’entreprise -, la violation ou l’erreur dans la livraison des salaires de main-d’œuvre entraîne des sanctions de nature différente imputables à l’employeur, qui peuvent consister en:

  • Entre 60 et 625 euros pour l’absence de livraison en temps voulu du reçu de salaire au salarié.
  • Entre 626 et 6 250 euros pour les incohérences entre le montant remis au travailleur et celui reflété dans la masse salariale.
  • Entre 60 et 625 euros pour l’application d’un modèle de facture différent du modèle officiel.

De plus, comme nous l’avons indiqué dans un article précédent, il est obligatoire pour toute entreprise de conserver

Comment calculer la paie en ligne

Pour effectuer le calcul de la paie via un outil en ligne, il suffit de faire appel à un logiciel spécialisé en la matière et qui s’adapte aux besoins spécifiques de l’entreprise.

De cette façon, tout ce que le chef du département des ressources humaines doit faire est de fournir au programme les informations pertinentes sur les relations de travail que vous souhaitez refléter. C’est-à-dire les principales données telles que les noms des travailleurs, leurs revenus, les primes pour lesquelles il y a une place, les avantages et autres récompenses ou déductions applicables à chaque employé.

Enfin, le logiciel calculera automatiquement la paie correspondante et émettra les reçus correspondants.

Ce type d’outils de gestion informatique rationalise et optimise les processus dans les entreprises du monde entier, de sorte qu’il est prévu que leur application devienne de plus en plus courante dans le fonctionnement des services des ressources humaines en Espagne.