Depuis l’entrée en vigueur du nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD), le processus de la destruction par les entreprises de documents confidentiels contenant des données personnelles de tiers, qu’il s’agisse de clients, d’employés ou de fournisseurs, a pris une importance particulière.
Il est d’usage que de nombreuses entreprises stockent dans leurs archives un grand nombre de documents, qu’il s’agisse de factures, de paies ou de listes de clients, qui, bien qu’elles soient devenues inutiles au fil du temps, contiennent une série de données personnelles qui doivent être gardées confidentielles, de sorte qu’il n’est pas possible de s’en débarrasser en les jetant à la poubelle, simplement en brisant ces documents en quatre morceaux.
Dans le cas contraire, comme le prévoit le RGPD, les entreprises pourraient faire l’face de sanctions allant de 10 à 20 millions d’euros,soit de 2 à 4 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise.
C’est pourquoi AYCE a voulu vous offrir une série de conseils pratiques pour la destruction de documents confidentiels,conformément au nouveau RGPD, qui vous permettront de respecter la légalité et de protéger les informations de ces documents.
Pourquoi les documents confidentiels devraient-ils être détruits?
L’une des principales indications du règlement sur la protection des données est que toute entreprise travaillant avec des données confidentielles de tiers doit être en mesure de prouver la provenance de ces donnéeset qu’elles ont été obtenues légalement.
La destruction correcte des documents est essentielle pour satisfaire aux exigences du GDPR
Cela rend la chose la plus recommandée pour les documents stockés contenant des données confidentielles, dont on ne connaît pas leur provenance, de les détruire, évitant ainsi qu’ils puissent être à la portée de toute personne. En outre, la destruction de documents confidentiels vous permettra d’augmenter à la fois l’ordre dans l’entreprise et l’espace.
Comment détruire des documents contenant des données sensibles sur la base du RGPD
Les entreprises qui détruisent des documents contenant des données confidentielles de manière traditionnelle seront en violation du GDPR, il est donc essentiel de marcher avec des pieds de plomb et de détruire les documents de la manière appropriée, afin d’éviter d’avoir desproblèmes.
Selon le RGPD, trois sont les méthodes appropriées pour détruire des documents confidentiels
Si nous partons du fondement que le RGPD exige que, lors de la destruction d’un document, celui-ci reste totalement inutile et illisible, pour maintenir la confidentialité des données qu’il contient, il est évident qu’il ne suffira pas de briser le document en quatre morceaux et de le jeter à la poubelle ou au bac de recyclage.
Cela dit, le RGPD lui-même indique trois méthodes possibles pour procéder à la destruction de documents,dont nous vous racontons ci-après:
#1 – Incinération de documents
Il ne fait aucun doute que l’incinération de documents garantit l’illisibilité des données contenues dans les documents, bien que nous pensons que ce n’est peutêtre pas l’option la plus recommandée, compte tenu de tout ce qu’elle implique. Pourtant, de nombreuses entreprises optent pour cette méthode.
Mais si l’on opte pour l’incinération de documents, il faut tenir compte d’un certain nombre d’aspects, car Les documents ne pourront être brûlés nulle part,mais il faudra disposer d’installations parfaitement préparées, qui garantissent que le feu ne deviendra pas incontrôlable et qu’il n’y aura pas de problème.
#2 – Broyage de documents
Le broyage de documents est une option beaucoup plus recommandée que l’incinération, car vous pouvez l’effectuer dans vos propres bureaux, car il vous suffit d’une machine à papier. Le seul problème vient lorsque vous devez supprimer de grandes quantités de documents, car le processus peut s’avérer assez fastidieux.
Mais avec cette méthode, il faut aussi rester vigilant, car il est essentiel que la machine destructrice soit capable de détruire correctement les documents,en veillant à ce qu’ils ne puissent plus être reconstruits et que les données qu’ils contenaient ne puissent pas être consultées.
#3 – Recrutement d’une entreprise externe
Et en dernier ressort, nous avons la possibilité de faire appel aux services d’une entreprise externe qui s’occupe du processus de destruction de documentset qui est sans aucun doute la plus recommandée et la plus efficace. Et il est, pour plusieurs raisons:
La première, parce que l’entreprise externe est chargée de recueillir les documents dans les locaux de votre entreprise,en garantissant leur confidentialité à tout moment, ainsi que du processus de destruction.
Ces entreprises disposent généralement de machines à détruire du papier de grande capacité, capablesde détruire complètement de grandes quantités de documents, qu’elles recyclent ensuite de manière responsable avec l’environnement.
En outre, une fois les documents détruits, ces entreprises remettent un certificat de recyclage et de destruction de documents,qui garantit que l’entreprise a détruit les documents conformément aux exigences du RGPD.
Conclusion
Avec l’entrée en vigueur du nouveau RGPD, la destruction de documents confidentiels par les entreprises a pris plus d’importance que jamaisafin de maintenir la confidentialité des données qu’elles contiennent. Cela rend les précautions extrêmes et les documents détruits de manière à garantir leur illisibilité.
Si vous avez des doutes concernant la protection des données dans votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter.
