Toutes les entreprises doivent mettre à jour une série de livres obligatoires et officiels,par lesquels l’activité commerciale est enregistrée tout au long de l’année.
Ces livres sont regroupés en trois groupes différents, de législation commerciale, fiscale et comptable,qui sont souvent oubliés et suscitent des doutes chez de nombreux entrepreneurs.
C’est pourquoi, chez AYCE Laborytax, nous vous raconterons les différents livres obligatoires que votre entreprise doit mettre à jour,dans le but de vous aider à remplir vos obligations commerciales.
Livres marchands
Les livres commerciaux sont ceux qui sont chargés de recueillir tout type d’accord entre partenaires, assemblées générales, actionnaires,etc., et il est recommandé de disposer de conseils commerciaux spécialisés pour les réaliser.
A. Livre des procès-verbaux
Comme son nom l’indique, le le livre des procès-verbaux est chargé de rassembler tous les procès-verbaux de toute réunion,accord ou vote effectué au sein de l’entreprise, y compris le nombre de participants, la date, le lieu ou toute autre information servant à justifier toute décision d’entreprise.
Il faut différencier le livre des procès-verbaux du conseil d’administration et le livre des procès-verbaux de l’Assemblée générale des partenaires.
Dans le cas des sociétés à responsabilité limitée unipersonnelle (SLU), le seul associé exerce les compétences de l’assemblée générale et ses décisions sont consignées dans un procès-verbal qui figure également dans le livre des procès-verbaux.
B. Registre des partenaires ou actions
Il s’agit de livres chargés d’enregistrer l’identité des associés, de la société ou des actions,ainsi que leur participation au sein de l’entreprise, et tout changement qui pourrait survenir.
- 1. Registre des partenaires:
Le registre des associés est obligatoire pour les sociétés à responsabilité limitée (SL) et les sociétés à responsabilité limitée (SLL), car il s’agit de sociétés dans lesquelles la majeure partie du capital est fournie par les travailleurs eux-mêmes.
Elles seront également obligatoires dans les sociétés de garantie réciproque (SGR), qui facilitent l’accès aux crédits aux PME.
- 2. Livre registre des actions actions nominatvias:
Le registre des actions nominatives est utilisé pour les sociétés anonymes ayant des actions nominatives. Ces sociétés, dont les actions sont définies comme nominatives, sont tenues de porter ces livres, puisqu’elles identifient les actionnaires et les transferts successifs des actions.
C. Livre d’enregistrement des sociétés unipersonnelles
Il reprend les contrats conclus entre partenaire unique et société.
Livres fiscaux
Les entreprises qui facturent à la TVA doivent disposer d’une série de livres dans lesquels est enregistrée toute opération supportée par la TVA, dansle but de tenir un registre exhaustif des mouvements de recettes et de dépenses:
- Livre de factures émises:
Ce livre doit enregistrer toutes les factures TVA émises à vos clients.
- Livre de factures reçues:
De la même manière que dans le livre des factures reçues, toutes les factures de dépenses de l’entreprise doivent être enregistrées ici.
- Livre de biens d’investissement
- Livre des opérations intracommunautaires:
Tout type d’opération avec un client ou un fournisseur de l’Union européenne doit y être enregistré. Contactez nos conseillers fiscaux si vous avez des doutes.
Livres comptables
Les registres comptables obligatoires pour les entreprises sont fixés à l’article 25 du code de commerce:
Journal quotidien
Toutes les opérations liées à l’activité économiquedoivent être enregistrées quotidiennement ou chronologiquement dans le journal.
Ces opérations doivent être enregistrées sous un format et une terminologie comptable,de sorte qu’il pourrait être nécessaire de disposer d’un conseiller comptable spécialisé chargé de leur gestion et de leur interprétation.
Le journal doit être réalisé à chaque exercice économique, qui coïncide généralement avec l’année civile. Il doit commencer par l’enregistrement de la situation initiale de l’entreprise (siège d’ouverture), en recueillant ensuite toutes les opérations effectuées au cours de l’année, le poste de régularisation et, enfin, enregistrer la situation finale de l’année (siège de clôture).
Livre d’inventaires et comptes annuels
Le livre d’inventaires et de comptes annuels est chargé de recueillir la situation initiale de l’entreprise ainsi que son évolution par le biais des bilans des sommes et des soldes, et l’inventaire final de l’entreprise.
En outre, le livre des inventaires et des comptes annuels doit également recueillir un ensemble de rapports comptables appelés « comptes annuels »:
- Bilan :rapport sur le patrimoine de l’entreprise.
- Compte de profits et pertes: rapports sur les revenus, les dépenses et les résultats finaux.
- État des variations de la valeur nette: rapport qui enregistre toute variation de la valeur de l’entreprise.
- Mémoire de l’exercice: un rapport dans lequel tous les rapports précédents doivent être expliqués et détaillés.
Comment légaliser les livres obligatoires des entreprises?
Comme le prévoient le code de commerce et le règlement du registre du commerce, toutes les entreprises sont tenues de légaliser leurs livres obligatoires.
Pour ce faire, ils doivent présenter les livres obligatoires au registre du commerce,au moyen d’une diligence et d’un cachet certifiant l’originalité des livres, évitant ainsi leur manipulation ultérieure.
La diligence du registraire doit identifier l’employeur,y compris toutes ses données d’enregistrement, et indiquer de quel livre il s’agit, ainsi que le nombre de feuilles qui le composent, et le système d’étanchéité utilisé.
Conclusion
Toutes les entreprises sont tenues de tenir le registre d’une série de livres obligatoires, de nature commerciale, fiscale et comptable, chargés d’enregistrer toute activité menée par une entreprise au cours de l’année.
