Les cas, le régime et les conditions dans lesquels les notifications et communications par voie électronique doivent être pratiquées dans le domaine de l’administration de la sécurité sociale sont régis à partir du 2-10-2020 et concernent l’ensemble des directions générales, des entités de gestion et des services communs relevant du champ d’application du siège électronique du SEDESS. Cette ordonnance abroge l’OM ESS/485/2013 jusqu’à présent en vigueur. Les principales caractéristiques du nouveau règlement sont les suivantes:

a) S’applique aux notifications et communications électroniques en matière:

  • l’enregistrement des entreprises;
  • affiliation, hauts, bas et variations des données des travailleurs;
  • cotation;
  • collecte;
  • prestations et:
  • toute autre relation juridique avec ladite administration de la sécurité sociale.

Les mutuelles collaboratrices doivent être intégrées au système de notification électronique régi à partir de la date d’effet de l’autorisation de leur constitution.

Sont exclues les relations juridiques dans lesquelles l’administration SS agit en qualité de sujet de droit privé.

b) Bien que, d’une manière générale, toutes les notifications et communications doivent être effectuées par comparution à la SEDDES à l’adresse électronique https://sede.seg-social.gob.es, sont exclues de la notification par comparution les notifications adressées à:

  • les établissements financiers adhérant à la procédure pour effectuer par voie électronique le gel de l’argent sur des comptes ouverts auprès d’établissements de crédit.
  • AAPP adhérant à la procédure pour effectuer par voie électronique l’entrave aux remboursements d’impôts ou de recettes indûment effectués et aux paiements sur le budget des dépenses de ces administrations publiques.
  • AAPP et aux professionnels officiels demandant des informations, qu’elles fassent ou non l’objet d’un traitement automatisé, utiles pour le recouvrement des ressources de la sécurité sociale.
  • l’administration de la sécurité sociale dans les cas où elle est tenue de fournir ou de céder les données, rapports ou antécédents obtenus dans l’exercice de ses fonctions.

Sont également exclues celles qui sont réalisées dans des environnements sûrs entre différentes entités ou administrations publiques.

c) Les personnes tenues de recevoir les notifications et communications de l’administration de la sécurité sociale par voie électronique sont les suivantes:

  • Personnes morales et entités sans personnalité juridique, ainsi que celles qui exercent une activité professionnelle pour laquelle une collecte obligatoire est requise, lorsque la notification ou la communication résulte de l’exercice de cette activité professionnelle.
  • Personnes physiques tenues d’adhérer au système RED et qui, sans y être tenues, y ont volontairement adhéré. Leur obligation de comparaître au SEDESS pour recevoir des notifications et des communications intervient à partir du moment où elles doivent être intégrées au système RED ou de leur intégration.
  • Demandeurs ou bénéficiaires de prestations de naissance et de soins pour mineurs, risque pendant la grossesse et risque pendant l’allaitement naturel.
  • Inscrits au registre électronique des procurations de la sécurité sociale en tant que mandataires pour recevoir des notifications et des communications de l’administration de la sécurité sociale, ou ceux qui détiennent un pouvoir général inscrit au registre électronique des procurations de l’administration générale de l’État, même si leurs pouvoirs ne sont pas tenus de s’y rapporter par voie électronique.

Les autres personnes morales peuvent manifester leur volonté de recevoir les notifications et communications par l’intermédiaire du SEDESS, bien qu’elles puissent à tout moment manifester leur volonté que les notifications successives cessent d’être pratiquées exclusivement par ces moyens. Si, conformément à la réglementation en vigueur ci-dessus, ils ont manifesté leur volonté de recevoir les notifications et communications électroniques, ils continueront à les recevoir, pour autant qu’ils ne manifestent pas le contraire par le biais du service correspondant au SEDESS.

d) Bien qu’il s’agisse de sujets tenus de les recevoir par voie électronique, l’administration de la sécurité sociale peut pratiquer les notifications et communications par des moyens non électroniqueslorsque:

  • sont effectuées à l’occasion de la comparution spontanée de l’intéressé ou de son représentant dans les bureaux d’assistance en matière d’enregistrement et demande la communication ou la notification personnelle à ce moment-là;
  • pour assurer l’efficacité de l’action administrative, il est nécessaire de procéder à la notification ou à la communication par livraison directe d’un fonctionnaire de l’administration notifiante;
  • sont incompatibles avec l’immédiateté ou la rapidité requise par l’action administrative pour en assurer l’efficacité.

De même, les notifications suivantes ne peuvent être effectuées par voie électronique:

  • où l’acte à notifier est accompagné d’éléments qui ne sont pas susceptibles d’être convertis en format électronique;
  • contenant des moyens de paiement en faveur des intéressés, tels que des chèques.
  • qui doivent être pratiquées par personne au domicile de l’intéressé ou dans un autre lieu désigné à cet effet par cette réglementation, ou sous toute autre forme non électronique.

e) En ce qui concerne la pratique des notifications électroniques, il convient de tenir compte des éléments suivants;

  • La notification est considérée comme produite au moment où l’un des destinataires éventuels prévus dans accède au contenu de l’action administrative correspondante par l’intermédiaire de ce siège. En ce qui concerne la notification, il convient de tenir compte des dispositions suivantes:
    • Si plus de dix jours civils s’écoulent depuis la mise à disposition de la notification au SEDESS et que son contenu n’est pas accessible, la notification est considérée comme rejetée.
  • Dès que l’administration de la sécurité sociale met à la disposition de l’intéressé (ou autorisé ou mandataire) une action administrative au sein du SEDESS aux fins de sa notification, elle adresse un avis à caractère informatif à l’appareil électronique et/ou à l’adresse électronique qu’elle communique à cet effet. L’avis d’information doit contenir les données de base permettant l’identification de la notification. L’omission de l’avis n’empêche pas la validité de la notification au SEDESS.
  • L’identification du ou des destinataires de la notification est effectuée au moyen des systèmes d’identification et de signature admis au SEDESS.
  • – Lorsque, pour des raisons imputables à l’administration de la sécurité sociale, l’accès aux notifications au SEDESS dans le délai de 10 jours civils n’est pas possible pour une durée supérieure à 12 heures, ce délai est considéré comme temporairement suspendu du jour du début au jour suivant celui de la fin de l’incident, puis le calcul du délai reprend.
  • Le système de notification électronique par comparution au SEDESS doit établir: la date et l’heure de la mise à disposition de l’acte faisant l’objet d’une notification et de l’accès à son contenu ou, le cas échéant, du rejet.
  • Si les notifications sont effectuées par voie électronique et non électronique de manière simultanée, les effets de l’action administrative sont compris à partir de la première des notifications effectuées.