Traditionnellement, les factures envoyées par courriel n’étaient valides que si elles avaient une signature électronique. Cependant, avec la modification réglementaire du règlement sur la facturation,qui est entrée en vigueur en 2013, les hypothèses ont été étendues, au point que les
factures PDF sont valables
 en règle générale.

Dans cet article, nous expliquons plus en détail les conditions de validité des factures numériques.

Les factures PDF sont-elles toujours valides ?

Bien que, en règle générale, la facture PDF soit légale, vous devez savoir qu’une condition incontournable est qu’elle comprend les mêmes informations qu’une facture conventionnelle et une série d’hypothèses supplémentaires.

Bien que le règlement sur la facturation entré en vigueur en 2013 ne nécessitait plus l’inclusion de la signature électronique,la validité de ce moyen de paiement a été validée par la Direction générale des impôts en 2014.

En cas de violation de l’une de ces conditions, le client peut contester la facture et réclamer qu’elle soit envoyée dans un format différent, enplaçant la responsabilité sur la société.

L’expérience nous dit que les factures sont rarement contestées dans ces relations d’affaires constantes et sérieuses.

Maintenant, il est vrai que, si vous commencez à facturer dans ces formats, il est facile de faire des erreurs en raison de l’ignorance de la réglementation.

Que doivent inclure les factures numériques pour être légales ?

Pour que les factures PDF par courriel soient valides, les points suivants doivent être respectés :

  • Consentement du client.
  • Données complètes.
  • Garantie d’authenticité.
  • Copier.
  • Garantie d’intégrité.

1 – Consentement du client à l’envoi de factures PDF par e-mail

C’est l’hypothèse principale car, en fin de compte, les clients ont le droit d’exiger que les factures soient envoyées par courrier ordinaire ou livrées en main propre.

Le client doit accepter de recevoir les factures par format télématique,verbalement ou par écrit.

La recommandation est d’envoyer un formulaire où vous l’expliquez car, avec l’entrée en vigueur le 25 mai 2018 du règlement européen sur la protection des données (RGPD)

dont nous avons déjà parlé dans le blog, ce consentement ne peut pas être tacite.

De la même manière, le client doit accepter le format dans lequel la facture sera envoyée, qu’il s’agisse de ce PDF, JPG ou autre.

2 – Données de facturation

Bien que la signature numérique ne soit pas nécessaire, dans les factures, vous devez inclure les mêmes informations que dans un document classique.

Cela signifie avoir le numéro de facture, la date, les données du client, les données de l’entreprise, la marchandise ou le service, les quantités, la base imposable, la TVA ou d’autres taxes et le total à payer.

En outre, il est explicité que la facture doit être lisible et facilement compréhensible par le destinataire; bien que cela semble évident, il existe des cas de documents mal écrits en raison d’une mauvaise utilisation du logiciel.

En d’autres termes, l’utilisation de supports informatiques ne devrait pas être une excuse pour fournir moins d’informations ou de moins bonne qualité.

3 – Garantie d’authenticité

S’il n’y a pas de relation de confiance antérieure avec le client, il est conseillé d’envoyer des factures PDF par courrier électronique d’entreprise car, sinon, il pourrait s’agir d’une ignorance présumée de l’expéditeur.

Par conséquent, il est déconseillé d’envoyer des factures par PDF à partir d’un e-mail personnel.

En règle générale, si le même courrier est utilisé pour la facturation que pour le reste des relations d’affaires, cela devrait suffire.

4 – Conserver une copie

L’entreprise émettrice de la facture est tenue d’en conserver une copie si le client ou toute agence fiscale l’exige et, bien sûr, de pouvoir l’envoyer sur papier à tout moment.

Le système le plus courant est d’avoir votre propre base de données pour stocker les informations pendant une période de temps qui coïncide, au moins, avec celle établie par la loi pour la prescription de la documentation.

5 – Assurer l’intégrité

Il est important de noter que, lors de l’envoi de ce document au format numérique, le récepteur ne doit l’avoir qu’en mode lecture.

Cela a du sens car sinon n’importe qui pourrait modifier les données et les modifier en leur faveur.

Si vous ne pouvez pas garantir cet aspect, il y a un risque de sécurité grave qui devrait être évité.

L’option la plus utile est d’avoir un programme de facturation qui est chargé d’éviter, bien qu’Adobe Acrobat inclue également des formats professionnels pour cette éventualité.

Conclusion : L’envoi d’une facture en PDF est légal

Les factures PDF

sont valables tant que les problèmes indiqués dans l’article sont pris en compte.

Cependant, l’expérience veut que, depuis l’approbation du nouveau règlement sur la facturation, ce format se soit multiplié et on prévoit qu’il se poursuivra en raison des économies qu’il représente pour les entreprises.

D’autre part, et si vous voulez contribuer à une économie durable, l’envoi de factures PDF par e-mail est un moyen d’y parvenir.