Depuis le 1er juillet 2018, les entreprises qui soumettent des factures aux administrations publiques pour un montant supérieur à 5 000 euros doivent facturer par voie électronique et soumettre leurs factures via le « point général d’entrée des factures électroniques » du site Web de l’administration avec lequel elles ont contracté. Cette obligation s’étendra également aux sous-traitants qui, à leur tour, sont engagés par ceux qui effectuent des travaux et des services pour l’administration.

Entrée en vigueur de la nouvelle loi

Conformément à la nouvelle loi 9/2017 du 8 novembre sur les contrats du secteur public, à partir du 1er juillet 2018, les entreprises sous-traitantes pour travailler avec l’administration devront également facturer par voie électronique.

En particulier, à partir de cette date, les entreprises qui soumettent des factures aux administrations publiques pour un montant supérieur à 5 000 euros doivent facturer par voie électronique et présenter leurs factures par l’intermédiaire du »
Point général d’entrée des factures électroniques
 » du site web de l’administration avec laquelle ils ont engagé. Cette obligation s’étendra également aux sous-traitants qui, à leur tour, sont engagés par ceux qui effectuent des travaux et des services pour l’administration.

Ainsi, lorsqu’un contractant a obtenu un contrat de fourniture de biens ou de services à une administration et que celui-ci, à son tour, se tourne vers un ou plusieurs indépendants, pour couvrir une partie de ce contrat,cette personne devient sous-traitante et est soumise à cette nouvelle obligation.

Selon la nouvelle loi sur les marchés publics,depuis le 1er juillet dernier, les indépendants et les PME agissant en tant que sous-traitants, et à condition que le destinataire final soit l’administration publique, sont tenus de présenter sous forme de facture dans les services ou biens fournis au maître d’entreprise.

Le soustraitant doit remettre le document justificatif au contractant par l’intermédiaire d’un registreet le contractant fait de même pour transmission à l’organe administratif auquel correspond le traitement de la facture.

Pour l’instant, le FACe (Point général d’entrée des factures électroniques) est le point général d’entrée des factures électroniques de l’administration générale de l’État.

Le sous-traitant devra déposer la facture électronique dans un référentiel appelé registre électronique unifié (il devrait théoriquement être disponible à partir du 30 juin). Le maître d’ordre aura accès au nouveau registre électronique unifié et sera celui qui le facturera à l’administration publique au moyen d’une facture électronique, ce dernier comme d’habitude.

Activité principale

L’obligation de facturation par voie électronique ne s’applique qu’aux contractants qui sous-contractent leur activité principale et qui ont obtenu l’autorisation de l’administration de le faire. Les entités qui fournissent des services accessoires à ces contractants sans intervenir directement dans le chantier ou le service public peuvent continuer à transmettre leurs factures normalement.

Exigences

Les conditions pour que les sous-traitants doivent facturer par voie électronique sont les mêmes que celles auxquelles les contractants doivent satisfaire:

  • Les factures doivent dépasser 5 000 euros.
  • Les professionnels et les employeurs individuels pourront continuer à facturer sur papier (ce changement ne concerne que les sociétés). Toutefois, étant donné que le nouveau système augmente les possibilités de recouvrement dans les délais, il est en tout cas recommandé de l’utiliser.

Comment fonctionne la facture électronique obligatoire?

Une facture électronique doit satisfaire aux mêmes exigences qu’une facture papier. Le document doit contenir les champs exigibles à toute facture et être transmis d’un ordinateur à l’autre en recueillant le consentement des deux parties.

  • Lisibilité: c’est-à-dire qu’elle peut être lue sans difficulté. Avec le document électronique, il est plus facile de garantir que sur papier.
  • Authenticité de l’origine de la facture: elle implique qu’il faut garantir l’identité du fournisseur des biens ou du prestataire des services facturés et celle de l’émetteur de la facture, si elle n’est pas la même.
  • Intégrité du contenu de la facture: il doit être possible de s’assurer que le contenu de la facture n’a pas été modifié.

Ces modifications, entrées en vigueur le 1er juillet dernier, faciliteront les formalités des factures entre contractants et sous-traitants. Bénéficier aux deux parties en économie d’argent et de temps et en générant un même format que les autres pays européens, en facilitant les transactions commerciales entre pays. Tout comme il convient de souligner la création d’un registre unique où vous pourrez trouver les documents électroniques rapidement et facilement et pouvoir les présenter à l’administration de manière agile et pratique.

Si vous avez des doutes à ce sujet de ce type de facturation, vous pouvez nous contacter, et nos conseillers et consultants pour les entreprises vous aideront à résoudre tous les problèmes.