Si vous êtes un entrepreneur ou un entrepreneur établi dans un pays autre que l’Espagne et que vous voulez ou avez besoin de développer votre entreprise, en tout ou en partie, sur le territoire espagnol, vous devez savoir qu’il existe différentes façons de la formaliser.
Les deux formes les plus courantes sont généralement la constitution d’une société anonyme en tant que filiale ou l’ouverture d’une succursale en Espagne.
Cependant, parfois, la société mère n’a qu’à embaucher un employé résidant en Espagne, ou à participer à une installation temporaire au siège d’un client, etc. C’est-à-dire des tâches ou des causes qui n’impliquent pas le développement de l’entreprise en Espagne, mais qui nécessitent une présence minimale dans le pays.
Dans ces cas, il est possible d’ouvrirun «Office de représentation»en Espagne.
Qu’est-ce qu’un bureau de représentation?
- Il s’agit d’un processus d’enregistrement auprès des autorités espagnoles.
- Ce n’est pas une entité dotée de sa propre personnalité juridique.
- Les actions nécessaires à sa gestion sont menées par l’intermédiaire d’un représentant par procuration.
- Le bureau de représentation ne peut exercer d’activités économiques et ses travaux doivent être de nature auxiliaire axées sur l’assistance à la matrice. Par exemple, elle effectuera des études de marché, la préparation de documents et d’autres activités accessoires.
- La société mère étrangère est responsable des dettes contractées par le bureau de représentation en Espagne.
- Vous pouvez avoir un compte courant en Espagne en tant qu’entité non résidente pour gérer les paiements de dépenses récurrentes en Espagne.
Comment un bureau de représentation est-il constitué?
L’ouverture d’un bureau de représentation en Espagne peut être formalisée par acte public auprès du notaire en Espagne ou par un document notarié délivré dans le pays d’origine de l’entreprise mère, légalisé avec l’Apostille de La Haye et traduit en espagnol par un traducteur assermenté.
Ce document doit contenir au moins:
- Décision de la matrice d’ouverture du bureau de représentation en Espagne.
- Nomination du représentant fiscal, personne physique ou morale résidant en Espagne.
- Détermination des pouvoirs conférés au représentant fiscal.
En outre, le document délivré par le registre du commerce du pays d’origine attestant de l’existence de l’entité et ses administrateurs faisant l’autorité doivent être fournis. Document qui doit également arriver en Espagne traduit et apostillé.
Ces documents n’exigent pas leur inscription au registre du commerce.
Il faudra enregistrer le bureau de représentation auprès de l’administration fiscale et obtenir un numéro d’identification fiscale (N).
Pour cette mission, un modèle 036 signé par le représentant fiscal en Espagne doit être présenté, accompagné de la documentation suivante:
- Acte d’accord portant création du Bureau de représentation et de nomination du représentant fiscal, formalisé auprès d’un notaire étranger, traduit et légalisé avec l’Apostille de La Haye.
- Passeports des administrateurs de la société mère.
- DNI ou NIE du représentant fiscal en Espagne.
- Document attestant le registre du commerce du pays d’origine, apostillé et traduit.
L’administration fiscale attribuera ensuite un NIF et pourra opérer en Espagne.
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Le Bureau de représentation est-il un « établissement permanent »?
Selon la plupart des conventions signées entre l’Espagne et les autres pays de l’OCDE, l’existence d’un établissement permanent en Espagne ne peut être envisagée si le personnel situé sur le territoire espagnol n’effectue que des travaux pouvant être qualifiés d' »auxiliaires» ou de «préparatoires». En aucun cas, le personnel situé en Espagne ne peut signer des contrats ou développer des activités pouvant être considérées comme faisant partie du noyau principal de l’activité développée par la société mère.
La comptabilité du bureau de représentation est effectuée par l’entreprise mère intégrée dans sa comptabilité générale.
En conclusion, vous pouvez développer l’entreprise en Espagne de plusieurs façons. Vous devez choisir la plus appropriée en fonction du projet à mettre en œuvre.
Le bureau de représentation peut être un moyen d’entamer le contact avec le marché espagnol pour ouvrir ultérieurement une succursale ou une filiale selon des objectifs fixés.
