Bien que protéger les informations confidentielles d’une entreprise a toujours été important, c’est encore plus important depuis l’entrée en vigueur du nouveau règlement général sur la protection des données, parce qu’il prévoit des sanctions qui pourraient se faire entre 2% et 4% de l’ensemble du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise, ou de 10 à 20 millions d’euros.
Cela a conduit les entreprises à prendre des précautions extrêmes pour protéger les informations confidentielles,à prendre toutes sortes de mesures préventives et à créer des politiques de sécurité qui évitent les risques dès la création des informations, qu’elles sont stockées et jusqu’à leur destruction.
Si vous n’avez pas encore mis en place de mesures de sécurité pour protéger les informations confidentielles et confidentielles de votre entreprise, voici quelques idées.
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Les clés du nouveau règlement général sur la protection des données
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Mesures de prévention pour protéger les informations confidentielles de votre entreprise
> Numériser l’information
Une des clés pour protéger les informations confidentielles estde les stocker dans des formats numériques , car de cette façon il nous sera beaucoup plus facile de les protéger et de les maintenir à bon escient, nous pourrons limiter leur accès et effectuer des sauvegardes qui nous permettent de continuer à accéder aux informations en cas de perte.
La numérisation de l’information permettra également d’économiser de l’espace dans les archives physiques de l’entreprise,en fuyant les images classiques de pièces remplies d’étagères et d’archives dans lesquelles toutes les informations sont stockées, car toute cette documentation peut être stockée sur un petit ordinateur.
> Protéger l’information
La numérisation de l’information est la première étape, mais pas la seule, car il est nécessaire de protéger les informations avec des clés de sécurité difficiles à déchiffrer,afin d’avoir la garantie que seuls les utilisateurs habilités qui connaissent les clés et sont autorisés à accéder à ces informations.
Il est important que seuls les employés qui ont besoin des informations disposent des cléspour éviter les risques et exercer un contrôle accru.
De même, dans le but de prévenir les risques, il est fortement recommandé de changer les clés d’accès de tempsen temps, car nous rendrons ainsi beaucoup plus difficile l’accès frauduleux à ceux qui veulent y accéder.
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Mon entreprise est-elle tenue de procéder à un audit de protection des données?
> Sauvegardes
La sauvegarde est indispensable pour assurer la sécurité des informations ,car en cas d’attaque informatique ou de corruption de l’appareil sur lequel les informations sont stockées, nous pouvons continuer à y accéder.
Une fois terminée, vous devez vous assurer que la sauvegarde fonctionne correctement et peut être restaurée. Il est également recommandé que la sauvegarde soit située à un endroit éloigné de la source de données d’origine et correctement protégée par des mots de passe ou des clés d’accès.
> Garder les antivirus à jour
D’autre part, avoir un bon antivirus et le garder constamment à jour est essentiel,surtout à un moment où de plus en plus de pirates conçoivent des cyberattaques de plus en plus complexes et nuisibles pour les entreprises.
> Nommer un délégué à la protection des données
Avec l’entrée en vigueur du RGPD, la figure du délégué à la protection des données (DPO) occupe une place importante au sein des entreprises, car elle garantit le respect correct du RGPD lui-même.
Le DPO est chargé de connaître les risques et les mesures nécessaires pour protéger les informations de l’entreprise et assurer le respect de la réglementation. En tout état de cause, le DPO se limite à conseiller l’entreprise en matière de protection des données confidentielleset ne prendra en aucun cas de décisions.
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> Détruire les informations confidentielles
Lorsqu’il n’est plus utile et que les quatre années minimales requises au cours desquelles les informations doivent être stockées et à la disposition d’une éventuelle inspection, conformément au RGPD, sont écoulées; il est très important de procéder à la destruction complète des documents confidentiels.
De nombreuses entreprises stockent de grandes quantités de documents qui, bien qu’inutilisables, comprennent des informations confidentielles de l’entreprise qui pourraient être très préjudiciables si elles tombaient entre de mauvaises mains.
Pour éviter ce risque, il serait le plus approprié de détruire les documents confidentiels de manière à ce que les informations qu’ils contiennent soient totalement irrécupérables.
Pour cela, il existe différentes méthodes, la plus efficace étant le broyage des documents. Une bonne option pour garantir que l’information ne pourra pas être réaccédée consiste à faire appel aux services d’entreprises externes spécialisées dans la destruction de documents, y compris des certificats de destruction correcte.
Conclusion
Ce sont là quelques-unes des principales mesures que vous devriez mettre en œuvre dans votre entreprise pour protéger les informations confidentielles, prévenir d’éventuelles fuites et assurer le respect du RGPD, faute de quoi vous risquez des sanctions d’un montant très important.
