Location d’un véhicule: déductibilité de ses dépenses

Les frais, les réparations, la taxe routière et l’assurance des véhicules utilisés par le personnel de l’entreprise sont déductibles fiscalement, que l’utilisation soit à des fins professionnelles ou personnelles.

Considération des dépenses générées par le véhicule

Une entité dispose de deux véhicules par contrat de location,dont l’usage va céder à un travailleur détaché sur le territoire espagnol et qui a bénéficié du régime fiscal spécial pour les travailleurs détachés (LIRPF art.93).

L’un des véhicules est destiné à être utilisé à la fois dans l’activité de l’entreprise et à des fins particulières, tandis que le second ne sera utilisé qu’à des fins particulières.

En ce qui concerne l’impôt sur les sociétés, de manière générale, les les frais comptables sont déductibles sur le marché s’ils remplissent les conditions fixées à cet effet, à savoir: inscription comptable, imputation au titre de l’accumulation, corrélation des recettes et des dépenses, justification documentaire, et autres dépenses que la réglementation de l’IS considère expressément comme non déductibles.

Par conséquent, si ces conditions sont remplies, les frais relatifs au renting,aux réparations et autres dépenses liées aux véhicules sont déductibles fiscalement.

Quant à sa justification,la direction générale des impôts rappelle ce qui suit:

1) la réglementation fiscale exige des contribuables qu’ils la tiennent de la comptabilité conformément au code de commerce et qu’ils détiennent des factures, des documents et des pièces justificatives relatives à leurs obligations fiscales (LIS art.120; LGT art.29.d et e).

À cette fin, la réglementation commerciale prévoit que tout employeur doit tenir une comptabilité ordonnée, adaptée à l’activité de son entreprise, permettant un suivi chronologique de toutes ses opérations, tout en conservant les livres, correspondance, documentation et pièces justificatives concernant son entreprise, dûment ordonnés pendant six ans, afin de pouvoir établir la réalité des opérations reflétées dans les écritures comptables (CCom art. 25 s.).

2) En ce qui concerne les dépenses déductibles et les déductions qui sont pratiquées, lorsqu’elles sont provenant d’opérations effectuées par des employeurs ou des professionnels, elles doivent être justifiéesen priorité par la facture remise par l’employeur ou le professionnel qui a effectué l’opération correspondante répondant aux conditions indiquées dans la réglementation fiscale (LGT art. 106.3).

Dépenses déductibles d’impôt sur les sociétés

En principe, les dépenses comptables sont considérées comme déductibles sur le plan fiscal dans la détermination de l’assiette, à moins qu’une disposition spécifique de la réglementation de l’impôt sur les sociétés ne limite cette déductibilité.

Pour la déductibilité d’une dépense, il est nécessaire que celle-ci remplisse les conditionssuivantes :

a) Comptabilisation(LIS art. 11.3): la déductibilité de la dépense est subordonnée à ce qu’elle soit comptabilisée dans le compte de profits et pertes ou dans un compte de réserves, pour autant qu’une règle légale ou réglementaire le prévoie expressément. Par conséquent, les dépenses non comptabilisées ne peuvent être comptabilisées dans l’assiette.

b) Justification(LGT art.106.4): les dépenses exigent leur justification par la facture correspondante remise par l’employeur ou le professionnel qui a effectué l’opération. Il faut garder à l’esprit que la facture est définie comme un moyen de test prioritaire, mais non exclusif.

c) Imputation selon critère d’accumulation(LIS art.11.1): en règle générale, les dépenses comptabilisées et justifiées sont imputées sur l’assiette de la période d’imposition au cours de laquelle elles ont été accumulées.

Toutefois, la réglementation de l’IS prévoit deux dérogations au critère d’imputation des dépenses selon le principe de l’accumulation: utilisation d’un critère comptable différent, accepté par l’administration fiscale, sur demande; et les dépenses comptabilisées au cours de périodes d’imposition postérieures à celle de leur créance, déductibles au cours de la période d’imposition au cours de laquelle elles ont été comptabilisées, à condition qu’elles ne déterminent pas une imposition inférieure à celle qui aurait résulté de leur imputation sur la période au cours de laquelle elles ont effectivement été acquittées.

d) Corrélation avec les revenus: une dépense n’est pas considérée comme une libéralité et est donc déductible, dans la mesure où elle est corrélée avec les recettes, concept qui peut être interprété en ce sens que la dépense a un rapport, direct ou indirect, médiatisé ou futur, avec les revenus de la société.

Si on m’offre un loyer… pour les machines

Imaginez que vous envisagez d’acquérir une nouvelle machine pour votre entreprise, mais en demandant un financement à la banque, celle-ci vous met en obstacles. En revanche, il vous offre la possibilité d’embaucher un ‘renting’. Dans quelle mesure êtes-vous intéressé à l’embaucher?

En quoi consiste un « loyer »?

Lorsque vous allez à la banque, vous êtes informé qu’une nouvelle machine peut être financée par un contrat de « location ». Cependant, vous pensiez que cette forme de financement n’était utilisée que pour les véhicules; donc, en principe, il vous semble intéressant d’analyser cette proposition de renting.

La location équivaut à un loyer.

En ce sens, votre entreprise pourra utiliser la machine pendant la durée du contrat, moyennante d’une redevance qui inclut déjà l’entretien et l’assurance, sans qu’il soit nécessaire de convenir d’une option d’achat à l’échéance.

Les avantages que vous pourriez obtenir de ce type de financement sont les suivants :

• Dans certains cas, le renting n’est pas calculé comme une dette dans la comptabilité de l’entreprise, mais la cotisation de loyer est comptabilisée directement comme dépense mensuelle,et rien de plus.

De cette façon, vos comptes annuels refléteront un endettement plus faible.

• En outre, le renting ne limitera pas vos possibilités de financement à l’avenir, car, s’agissant d’un loyer, les banques ne le calculent pas comme un risque aux fins des informations qu’elles fournissent à la centrale d’information sur les risques de la Banque d’Espagne (CIRBE).

D’autre part, en faisant des chiffres avec le directeur de votre bureau bancaire, vous avez vu que cette forme de financement ne s’avère pas beaucoup plus cher qu’un prêt normal. Ainsi, pour une machine d’une valeur d’environ 20 000 euros (hors TVA), les coûts seront les suivants:

• 
  Option 1:
  Un loyer de trois ans entraînera des frais mensuels d’environ 660 euros.

• 
  Option 2:
  Si vous demandez un prêt de 20 000 euros à la même période et à 8 % d’intérêt, les frais mensuels seront de 627 euros.

Toutefois, vous devrez assumer les coûts annuels d’entretien (qui sont pris en charge dans le renting par l’entreprise locatrice).

Analyse tous les détails

Bien que le renting puisse vous sembler une alternative intéressante, ne l’analysez pas uniquement pour les frais mensuels à payer. Considérez également le type de machine à financer ainsi que la durée pendant laquelle vous allez l’utiliser dans l’entreprise:

• Acquisition: Lors de la location, vous déciderez de la machine, du modèle et du fournisseur (bien qu’en général il soit généralement recommandé de l’acheter auprès du fabricant ou d’un distributeur officiel).
• Type de machine: Si la machine est spécifique à votre activité (« sur mesure »), vous aurez peut-être plus de difficultés à formaliser le renting, ou peut-être quelque chose de plus cher vous coûtera-t-il; puisque l’entreprise de location calculera les quotas de telle sorte qu’à la fin du contrat elle ait récupéré la totalité du coût du bien, face à la difficulté de la « remettre » sur le marché, en tant que machine d’occasion.
• Durée de vie: Pensez également qu’à la fin du contrat, la machine ne sera pas la vôtre (alors qu’avec un prêt, elle le sera, de sorte que vous pourrez continuer à l’utiliser ou même la vendre pour récupérer une partie de sa valeur). Le loyer offert par les banques sera donc intéressant lorsque les machines devront être renouvelées rapidement, mais pas dans les cas où celles-ci auront une durée de vie prolongée.

Le coût de la « location » est comparable à celui d’un prêt, ce qui en fait une alternative intéressante pour le financement. Toutefois, si le renouvellement des biens n’est pas prévu à la fin du contrat, cette alternative ne sera pas aussi attrayante..

Si vous avez des doutes, vous pouvez contacter l’un de nos conseillers pour nous aider à le résoudre dès que possible.