Si votre entreprise a clôturé l’exercice au 31 décembre, rappelez-vous que l’assemblée générale des associés doit approuver les comptes au plus tard le 30 juin et les déposer au registre pendant le mois suivant leur approbation. Un certificat signé par les administrateurs doit être établi de ce conseil, qui sera également inscrit au registre.
Date limite d’approbation des comptes annuels
Nous vous rappelons que, pour toutes les sociétés dont la clôture de l’exercice social coïncide avec l’année civile (31 décembre), le délai pour la formulation des comptes annuels par les administrateurs des sociétés, correspondant à l’exercice clos au 31 décembre 2018, a expiré le 31 mars 2019 et que le délai d’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale des associés/actionnaires de ces sociétés prendra fin. le 30 juin 2019. En outre, dans le mois qui suit la tenue de l’assemblée générale, nous devons déposer les comptes annuels 2018 au registre du commerce.
Dès la convocation de l’assemblée générale, tout associé peut obtenir immédiatement et gratuitement de la société les documents à approuver ainsi que le rapport de gestion et le rapport de l’auditeur des comptes, le cas échéant.
Les comptes annuels
Les comptes annuels comprennent:
- Le bilan
- Le compte de profits et pertes,
- Un état reflétant les variations de la valeur nette de l’exercice (ECPN),
- Un état des flux de trésorerie (EFE) et
- La mémoire
Ce sont des documents qui forment une unité et qui doivent être rédigés clairement et montrer l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l’entreprise conformément aux dispositions légales. Ainsi, dans la comptabilisation des opérations, on tiendra compte de leur réalité économique et pas seulement de leur forme juridique.
Dans l’ordre comptable actuel, l’état des flux de trésorerie n’est PAS OBLIGATOIRE lorsque des comptes annuels sont présentés en format PME ou Abrégé; tandis que l’état des changements de la valeur nette (ECPN), qui, avec l’approbation du PGC, s’est rendu obligatoire, à partir du 1er janvier 2016, avec la réforme comptable introduite par le décret royal 602/2016 du 2 décembre, n’est PAS NON PLUS OBLIGATOIRE lors de la présentation de comptes annuels en format PME ou Abrégé.
Qui a l’obligation de présenter les comptes annuels?
Les administrateurs de la société, qui doivent présenter au registre du commerce du siège social la certification des accords du conseil d’administration des associés d’approbation de ces comptes, d’application de leur résultat, ainsi que, le cas échéant, le rapport de gestion et le rapport de l’auditeur, lorsque la société est tenue d’auditer ou que celle-ci a été convenue à la demande de la minorité.
Les comptes annuels font l’objet de publicité et n’importe qui peut les consulter et obtenir des informations du registre du commerce sur tous les documents déposés.
Ce sont les administrateurs de la société qui ont l’obligation de convoquer le conseil d’administration des associés auquel soumettre l’approbation des comptes et, une fois approuvés, d’effectuer leur dépôt ultérieur auprès du registre du commerce le mois suivant.
Et avec le respect de cette exigence de publicité pour les comptes annuels se termine le cycle que nous devons réaliser chaque année, ainsi que la légalisation des livres officiels, qui doivent être présentés à la télématique dans les quatre premiers mois de l’année.
Si les comptes ne sont pas déposés
Si vous déposez les comptes ultérieurement, votre entreprise peut faire l’objet des sanctions suivantes:
- Une amende comprise entre 1 200 et 60 000 euros. Le montant concret est déterminé en fonction des postes de l’actif et du chiffre des ventes déclarés au dernier impôt sur les sociétés. Si l’entreprise (ou le groupe d’entreprises) a un chiffre d’affaires annuel de plus de 6 millions d’euros, le montant maximal de l’amende peut atteindre 300 000 euros.
- En outre, si un an s’écoule à compter de la date de clôture de l’exercice sans que les comptes annuels aient été déposés, le registre du commerce est « fermé » pour son entreprise. En d’autres cas, tant qu’il ne les a pas déposés, il ne pourra pas inscrire la plupart des accords de la société (par exemple, un acte de changement de domicile ou d’augmentation de capital).
Si les comptes annuels n’ont pas été déposés parce qu’ils n’ont pas été approuvés par l’assemblée générale, la clôture d’enregistrement peut être évitée si cette circonstance est établie par la certification de l’organe d’administration en exprimant la cause de l’absence d’approbation. Si cette situation persiste, la certification doit être présentée tous les 6 mois.
Toutefois, même si un an s’est passé sans que son entreprise présente les comptes annuels, elle peut inscrire au registre du commerce certains documents: la cessation de l’administrateur, une révocation de pouvoirs, la dissolution de la société et la nomination de liquidateurs.
En outre, en cas de non-respect de leur obligation de présenter les comptes annuels au registre du commerce du siège social, les administrateurs enfreindraient la législation en vigueur le mois suivant leur approbation avec les conséquences suivantes:
- Aucun document relatif à la société ne sera autorisé à être inscrit tant que le manquement persiste, de sorte que, entre autres choses, aucun administrateur ne pourra être nommé, ni conféré de pouvoirs tant que les comptes n’auront pas été déposés.
- Dans le cas des administrateurs, la non-présentation des comptes suppose qu’une diligence raisonnable n’a pas été prise par un employeur ordonné et, par conséquent, si un dommage est causé à la société, la Société elle-même, les associés ou un tiers pourraient réclamer les dommages causés à la société par celle-ci. En outre, dans le cas où la société se trouve dans une situation d’insolvabilité, le manque de diligence dans l’action de l’employeur dans la non-présentation des comptes peut supposer que celui-ci doit répondre des dettes de la société, puisque la loi sur la faillite prévoit comme cas d’appel d’offres coupable la non-formulation des comptes annuels. , ne pas les soumettre à l’audit s’il était lié, ou l’absence de dépôt de celles-ci au registre du commerce au cours de l’un des trois derniers exercices précédant la déclaration de concours.
- Il peut même y avoir une responsabilité pénale en cas de comportement frauduleux tel que la falsification des comptes annuels, comme le prévoit l’article 290 du Code pénal.
Lorsqu’une société n’est pas tenue de faire l’objet d’une vérification, les associés représentant au moins 5 % du capital (seul ou regroupé) peuvent demander au registraire de nommer un vérificateur pour examiner les comptes. La demande doit être faite avant l’expiration de trois mois à compter de la clôture de l’exercice dont les comptes doivent être audités.
Si vous avez des doutes sur les comptes annuels de votre entreprise, vous pouvez nous contacter et notre équipe de conseillers vous aidera.
