Consejos para hacer videoconferencias profesionales

Le coronavirus a fait de la vidéoconférence l’une des principales options pour communiquer avec les clients,en particulier dans les entreprises qui ont mis en place le télétravail et qui n’ont pas la possibilité de les voir en personne.

Dans un premier temps, faire une vidéoconférence peut sembler simple,et c’est effectivement le cas; mais pour qu’il en résulte une vidéoconférence professionnelle, il est important de tenir compte d’un certain nombre d’aspects. Sinon, nous ne donnerons peutêtre pas une image trop bonne ou professionnelle.

C’est pourquoi, depuis AYCE Laborytax, nous partagerons avec vous différents conseils pour faire des vidéoconférences professionnelles avec vos clients qui vous permettront de présenter la meilleure image de votre entreprise ou de votre entreprise.


Intéressé par:



Stratégies pour améliorer les relations de vos clients avec votre entreprise dans l’ère post coronavirus


.


Conseils pour faire de la vidéoconférence professionnelle et donner la meilleure image

> Préparer la vidéoconférence à temps

Vous serez probablement resté avec un client à une heure précise. Pour éviter les risques et vous assurer d’être à l’heure, nous vous recommandons de préparer la vidéoconférence suffisamment à l’avancepour vérifier que tout fonctionne correctement et ne pas avoir à faire attendre vos clients.

Si vous vous connectez au dernier moment, des problèmes inattendus peuvent survenir,ce qui signifie que vous devrez faire attendre votre client, avec tous les tracas que cela implique. Dans ce cas, vous donneriez une mauvaise image, car vous devez garder à l’esprit que le client s’est probablement organisé pour maintenir la vidéoconférence au moment où vous avez convenu.

> Assurez-vous qu’Internet fonctionne correctement

Il est également important de vérifier le routeur et de s’assurer qu’Internet fonctionne correctement. Rien de plus gênant lors d’une vidéoconférence que le signal est constamment coupé, l’image est figée ou le son s’en va.

Quelques minutes avant d’passer l’appel, vérifiez que l’Internet fonctionne parfaitement. Sinon, éteignez le routeur pour le redémarrer et que tout soit parfait au moment de l’appel. Si cela ne fonctionne toujours pas, essayez de débrancher d’autres appareils connectés, car il peut y avoir la raison pour laquelle il ne fonctionne pas correctement.

> Faites taire le micro

Lors d’un appel vidéo, le bruit de fond est très gênant et peut même compliquer la communication, c’est pourquoi, lorsque vous ne parlez pas, nous vous recommandonsde couper le micro et d’éviter que l’autre partie n’entende des sons désagréables.


Intéressé par:



Tous les détails sur les inspections du Trésor par appel vidéo


.


> Familiarisez-vous avec l’outil que vous allez utiliser

Un autre point indispensable est de vous familiariser avec l’outil que vous allez utiliser pour la vidéoconférence. Bien qu’ils soient généralement des outils assez simples, si vous ne l’avez jamais utilisé, vous pourriez avoir des problèmes pendant l’appel vidéo.

Vous disposez actuellement de plusieurs outils pour effectuer des vidéoconférences (Skype, Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams,… etc) et chacune fonctionne d’une manière différente, doncnotre conseil est d’essayer de les connaître toutes, afin que vous puissiez servir vos clients dans l’un d’eux.

> Prenez soin de votre image

Il ne faut pas le dire, mais pendant la vidéoconférence, il est essentiel que vous montriez une bonne image. Même si vous êtes à la maison, vous devez maintenir le professionnalisme en tout temps.

Préparez-vous à la vidéoconférence comme s’il s’agissait d’une réunionen personne, portant de la même manière et accordant une attention particulière à la coiffure, car elle est habituellement l’un des points les plus oubliés dans les vidéoconférences.

> Choisissez un endroit tranquille pour faire la vidéoconférence

Bien entendu, vous devrez également utiliser un espace calme pour effectuer la vidéoconférence,qui est exempt de bruit, de distractions et par lequel les gens ne passent pas. Vous devez également tenir compte des éléments qui peuvent apparaître à l’écran pendant l’appel vidéo. Notre conseil est de chercher un mur lisse, qui est libre de tout objet qui pourrait distraire le client.

> Regardez la caméra en tout temps

Pendant la vidéoconférence, vous devez regarder la caméra en tout temps et faire attention au client,sinon vous transmettrez que vous n’êtes pas attentif et que vous ne vous souciez pas de ce dont vous parlez.

Ceci est important aussi bien pour le professionnalisme que pour l’éducation. Si à un moment donné vous ne regardez pas la caméra, concentrez votre attention sur l’écran de votre appareil afin qu’il ne semble pas que vous êtes distrait.

> Maintenez la posture

Enfin, même si vous êtes à la maison et que vous voulez être aussi à l’aise que possible, vous devez maintenir la posture pendant la vidéoconférence,car il est prouvé que bien s’asseoir transmet une plus grande confiance, professionnalisme et enthousiasme.

Évidemment, vous pouvez vous installer si vous êtes mal à l’aise, mais essayez de ne pas bouger constamment tout au long de la réunion,car cela va provoquer de la nervosité et en plus affecter votre image.

Gardez à l’esprit que tout geste que vous faites sera vu par l’autre partie, bien plus que lors d’une réunion en personne, et que votre attention sera concentrée sur tout ce qui apparaît à l’écran.

Consejos para hacer videoconferencias profesionales

Photo: Christina Wocintechchat – Unsplash

Conclusion

Voici quelques-uns des conseils pour faire des vidéoconférences professionnelles et éviter de donner une mauvaise image à vos clients. Gardez-les à l’esprit et appliquez-les avant chaque appel vidéo et nous vous garantissons que tout se passera parfaitement.