Ces dernières années, compte tenu des progrès technologiques constants qui sont apparus, avoir une politique de gestion des documents électroniques (PGD-E) est essentiel pour tout type d’entreprise ou d’organisation.
Il est devenu un outil essentiel et très utile,car il sera chargé de définir les orientations qu’une entreprise ou une organisation devra suivre, lors de la création et de la gestion de tous les documents électroniques qu’elle utilise au quotidien.
En effet, comme le prévoit l’article 21 du Régime national d’interopérabilité (ENI), toutes les entreprises publiques sont tenues d’élaborer leur propre PGD-E.
« La gestion des documents électroniques apparaît en réponse aux nouvelles conditions de l’information dans les entreprises ».
Conscients de leur importance, AYCE Laborytax partagera une série de conseils de base qui seront d’une grande aide dans l’élaboration de la politique de gestion des documents électroniques d’une entreprise.
Créez votre feuille de route
Lors de la définition d’une politique de gestion des documents électroniques dans une entreprise, il faut satisfaire à un certain nombre d’exigences indispensables. Pour ce faire, il est recommandé de créer une feuille de route, qui place toutes les exigences à remplir, dont l’objectif principal sera d’assurer la bonne mise en œuvre du PGD-E.
Cette feuille de route doit comporter trois phases différentes:
- Approche
- Développement
- Déploiement
Phase 1: Approche
Implication
Le premier point pour élaborer la politique de gestion des documents électroniques d’une entreprise est essentiel pour impliquer les personnes chargées de promouvoir l’initiative. Sinon, il ne servira à rien de lancer le projet.
Il faut chercher des appuis, plus c’est le mieux. Le plus important est d’avoir le soutien des secteurs de l’entreprise qui gèrent les archives ainsi que la technologie ou l’informatique.
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Phase 2: Développement du travail
Plan de travail
Lorsque vous commencerez à développer le PGD-E, il faudra au préalable définir une série de critères de base dans le plan de travail marqué.
- Modèle type: au début du développement du PGD-E, on peut partir du modèle type édité par l’actuel secrétariat général de l’administration numérique. Ce modèle jette les bases de la politique de gestion des documents électroniques et est pleinement conforme au système national d’interopérabilité.
- Débat et négociation: la prochaine étape consistera à négocier tous les aspects qui ont une place dans le PGD-E, en prenant le temps nécessaire à cet effet. Ici, le plus efficace est d’élaborer un projet et de le diffuser aux différentes personnes impliquées dans l’élaboration de la politique de gestion des documents électroniques, afin qu’elles fassent leurs propres propositions. Ils seront ensuite analysés en groupe et évalués dans le projet.
- Consensus: il est important de réfléchir à l’adoption du document,il vaut donc la peine de consacrer le temps nécessaire au consensus, dans le but de rechercher les points communs sur lesquels toute l’organisation est d’accord.
- Résultat: il se pourrait qu’aucune personne ne s’identifie pleinement au résultat du PGD-E. Ce ne serait pas un problème, à condition qu’elle soit acceptée et considérée comme valable pour la plupart.
Troisième phase: implantation
Il faudrait ici différencier si l’entreprise a élaboré la politique de gestion des documents électroniques uniquement pour se conformer à la législation, ou si elle a été menée dans le but d’améliorer le traitement et la gestion des documents électroniques.
« Une fois la PGD-E développée, il restera encore son déploiement pour la rendre efficace. »
Dans le premier cas, la deuxième phase serait terminée, mais dans la seconde, il resterait encore la phase d’implantation. Si tel est votre cas, faites attention et prenez note.
Diffusion et formation
Pour mettre en place la PGD-E, il faut d’abord la diffuser entre les différents domaines de l’organisation,afin de s’assurer que tout le personnel la connaîtra. Ici aussi, la formation est importante, elle veillera déjà à ce que tous les gens la comprennent.
Pratique
Une fois sa mise en œuvre signalée, il faudra faire place à la mise en œuvre pratique et la mettre en œuvre définitivement.
La loi stipule que le fonctionnement des administrations doit être exclusivement publicet parfaitement interopérable les uns avec les autres. D’où l’importance du PGD-E, qui sera chargé de gérer les documents électroniques ainsi que les changements organisationnels et fonctionnels à apporter.
Suivi de l’application
La politique de gestion des documents électroniques marque les lignes directrices pour ouvrir une voie, mais il est essentiel de suivre cette voie pour s’assurer qu’elle est respectée.
Cela dit, une fois approuvé, le PGD-E ne termine pas sa tâche, car il est essentiel de le mettre en œuvre avec des objectifs clairs à atteindre, ainsi que de créer un organe spécialisé dans le suivi périodique du PGD-E.
Conclusion
Le système national d’interopérabilité oblige toutes les entreprises publiques et privées à suivre un processus de communication par voie électronique à élaborer leur propre politique de gestion des documents électroniques.
Prenez note des directives que nous vous avons commentées dans cet article, et en cas de doute, contactez nos conseillers professionnels d’AYCE Laborytax.
