Les déplacements d’employés pour des raisons professionnelles sont à l’ordre du jour dans les entreprises,ce qui implique une série de frais de déplacement qui doivent être correctement contrôlés et gérés afin d’éviter des problèmes d’économie qui pourraient compromettre la viabilité de l’entreprise.
Cela dit, le contrôle de la gestion des frais de voyage est une tâche compliquée,car les différents événements, réunions, repas, visites de clients, voyages, etc., complètent une longue liste de dépenses de plus en plus longues qui, si elles ne sont pas contrôlées, entraîneront des coûts importants pour l’entreprise.
Dans ces cas, avoir une stratégie efficace pour la gestion des frais de voyage s’arème indispensable,en effectuant une analyse structurée et en intégrant toutes les dépenses liées aux déplacements qui nous permet de connaître à tout moment les dépenses de nos employés.
Intéressé par:
Déplacement au domicile du client: est-ce du temps de travail?
Comment contrôler les frais de déplacement dans votre entreprise?
Si vous voulez maîtriser les frais de voyage dans votre entreprise, vous devez accorder une attention particulière au budget disponible et aux frais que chaque travailleur aura couverts:
> Budget disponible pour les frais de voyage
La première chose et la plus importante est de préciser le budget disponible pour les frais de voyage,et pour ce faire, vous devrez préalablement faire une planification budgétaire en tenant compte des possibilités de l’entreprise ainsi que des besoins futurs auxquels il faudra faire face.
> Quelles dépenses de voyage les travailleurs auront-ils pourvues?
Le budget est défini comme suit: définir les frais de voyage que les travailleurs auront couverts,ainsi que fixer un budget limite pour chacun d’eux et prendre des mesures d’action en cas de dépassement de cette limite.
Vous devez vérifier tous les éléments d’un déplacement ou d’un voyage (transport, hébergement, indemnités,… etc.).
Conseils pour gérer les frais de voyage de la manière la plus efficace et économiser des coûts
Une fois que nous aurons établi le budget disponible pour les frais de déplacement et de déplacement et que nous sachions quelles dépenses les travailleurs auront couvertes, nous allons maintenant examiner une série de conseils qui aideront à gérer les frais de déplacement de la manière la plus efficace et à économiser des coûts.
> Contrôle la politique des dépenses
Vous devez définir et contrôler la politique de dépenses de l’entrepriseen faisant la distinction entre les dépenses à la charge de l’entreprise et celles qui ne seront pas remboursables.
- Dépenses par kilométrage: si aucune voiture de société n’est disponible, il faudra convenir d’un prix par kilométrage.
- Réglementations: les réglementations varient selon les entreprises, mais il est important de fixer un prix par alimentation ou par transport, car il vous sera ainsi plus facile de prévoir les dépenses et d’éviter les peurs.
- Traitement des billets: il est important de gérer le traitement et le contrôle des billets générés lors d’un voyage ou d’un déplacement.
- Voyages internationaux: vous devez établir une politique spécifique pour les voyages internationaux, en tenant compte de l’échange de devises ainsi que de la soute d’assurance voyage.
Intéressé par:
Comment gérer le remboursement de la TVA pour les voyageurs à l’étranger.
> Voitures de société
Disposer de voitures d’entreprise aidera à contrôler les fraisde déplacement, en étant plus facile de contrôler le kilométrage de chaque travailleur.
Bien que vous devriez d’abord faire un investissement important dans les véhicules, il sera à terme rentable et améliorera votre image au public. Ici, les rentings d’entreprise sont parmi les meilleures options disponibles pour les voitures de société.
> Agence de voyages
Il est également fortement recommandé collaborer directement avec une agence de voyages qui traite nos déplacements, car il sera ainsi beaucoup plus facile de contrôler les dépenses et de bénéficier d’économies importantes, car il est fort probable que l’agence de voyages nous appliquera des réductions ou des promotions lorsqu’elle travaillera avec eux.
De même, la collaboration avec une agence de voyages permettra de gagner du temps,car nous ne devons pas perdre de temps à préparer un voyage, en minimisant les heures de travail de l’équipe et en s’appuyant sur des conseils d’experts.
> Parier sur la numérisation
Les déplacements et les déplacements dans les entreprises génèrent un grand nombre de factures, de reçus et de documents qui doivent être stockés correctement pour être gérés correctement.
Pour éviter les problèmes, l’idéal serait de numériser et d’automatiser ce processus,en utilisant un outil de gestion permettant d’augmenter les dépenses directement sur une plate-forme. Cela permettra d’éviter d’éventuelles pertes et favorisera la gestion des frais de voyage, en leur permettant d’être mieux contrôlés et d’y accéder confortablement chaque fois que nous en avons besoin.
Conclusion
En définitive, les frais de déplacement d’une entreprise peuvent entraîner des coûts importants en fin d’année qui doivent être connus et gérés de la bonne manière, tant pour éviter les imprévus que pour assurer un contrôle plus efficace.
