Chaque année, dans toutes les entreprises, le même problème se répète toujours, une question qui se pose sans cesse, une question qui soulève de vrais maux de tête. Effectivement, ils pensent aux documents comptables. Ou plus précisément, sur ce qu’il faut en faire et combien de temps les garder.

Dans cet article, nous décrivons certaines des lignes directrices que les entreprises doivent garder à l’esprit lorsqu’elles fixent des délais pour la conservation des documents commerciaux. Pour ce faire, il sera nécessaire de prendre en compte l’ensemble de la réglementation existante en la matière.

Relation entre les documents comptables et les règles commerciales et fiscales

Si vous lisez le Code de commerce, vous pouvez voir qu’il établit comme ligne directrice que les entrepreneurs doivent conserver les documents comptables,ainsi que la correspondance, la documentation et les pièces justificatives appartenant à l’entreprise, pendant les 6 prochaines années à compter du dernier enregistrement.

Mais, bien que cela ne soit pas requis par la loi, il est fortement recommandé que les entreprises tiennent également des livres comptables officiels, des comptes annuels signés, des contrats à long terme et des sauvegardes informatiques des registres comptables indéfiniment.

Tout cela afin de pouvoir consulter ces données, par exemple, dans une situation qui nécessite les faits d’achat d’actions acquises il y a longtemps.

En ce qui concerne les règles fiscales, ce qu’il convient de citer est la période de prescription de 4 ans,temps pendant lequel le Trésor doit décréter la dette fiscale. Au cours de cette période de 4 ans, l’entreprise peut également demander le remboursement des taxes.

Cependant, les réformes fiscales intervenues en 2015 augmentent de 10 ans le délai de prescription pour le contrôle des déductions et des bases d’imposition négatives.

À la fin de cette période, le Trésor aura toujours la possibilité d’exiger une déclaration d’impôt sur les sociétés et les comptes annuels de l’année qui les a générés.

Une chose est claire : il faut faire attention aux demandes d’informations du Trésor.

Toute action soumise à une certaine expiration de la prescription concerne les actes indiqués ci-dessus, mais jamais une fonction de vérification, qui peut interférer avec des sujets tiers et impliquer des obligations qui fournissent des données à l’inspection.

Pour cette raison, il est recommandé aux entreprises de conserver tous les documents fiscaux dans 6 ans,temps de prescription commerciale.

Enfin, en matière fiscale,la négligence d’une demande d’information que l’entreprise est tenue de donner peut entraîner des pénalités pouvant aller jusqu’à 2 % du chiffre d’affaires.

Quels autres documents commerciaux devriez-vous conserver? Périodes spéciales pour sa conservation.

En plus de toute la documentation qui doit être conservée et qui a été mentionnée tout au long de cet article, il y en a une autre d’égale importance qu’il ne faut pas oublier.

Ses principales caractéristiques sont le temps de conservation, car il dépasse parfois les 10 ans indiqués ci-dessus.

Pour illustrer ce type de documentation, nous citons un exemple. Une société a le droit de radier certains actifs et, en outre, le droit d’imputer les dépenses pertinentes au compte de résultat pour les années qui aunt lieu à l’avenir. Toutefois, l’inspection peut déterminer l’origine de ces frais.

Pour conserver les factures d’entreprise

et autres preuves d’immobilisations, vous devez commencer à compter le temps de prescription au moment où l’exercice de ce qui était le dernier amortissement a lieu.

Il en va de même pour les instruments financiers tels que les concessions, les subventions en capital et, en général, pour toutes les dépenses et recettes qui sont imputées sur l’ensemble du compte de profits et pertes pendant toutes les années qui ont lieu.

L’importance du délai de prescription dans la présentation des documents comptables et fiscaux

Réglementé par le Code civil, le délai de prescription indique le délai que la norme a fixé pour l’exercice d’un droit.

En premier lieu, les actions personnelles qui n’ont pas de terme spécial indiqué prescriront à la fin des 15 ans, ce sont les actions les plus liées aux activités commerciales des entreprises. Cela signifie que les entreprises assument toutes les responsabilités qui découlent des activités qui ont lieu. Et ceux-ci peuvent être exigés par des tiers dans le délai de la prescription susmentionnée.

Enfin, et en faisant allusion à la question de la responsabilité pour les défauts de qualité des matériaux ou pour les défauts cachés en général, il est possible qu’il existe différentes règles qui permettent différents délais de prescription par rapport à d’autres activités ou secteurs,laissant leur étude entre les mains de l’entreprise en fonction du cas spécifique.