Avec l’arrivée du coronavirus, le télétravail a été implanté dans de nombreuses entrepriseset il semble qu’il va rester longtemps. Cela suppose que de plus en plus de personnes travaillent à domicileet que beaucoup d’entre elles se trouvent dans une situation totalement nouvelle et inconnue d’elles.
Le télétravail a également été une nouveauté pour les entreprises,car jusqu’à présent les entreprises espagnoles offrant la possibilité de télétravailler étaient très peu nombreuses. Cela a suscité de nombreux doutes quant au télétravail, tant dans les entreprises que dans les travailleurs; éprouve des difficultés à maintenir la productivité, la gestion et la communication d’une manière aussi fluide que lorsqu’on travaille en personne.
Pour autant, depuis AYCE Laborytax, nous avons voulu passer en revue les principales applications et outils de télétravail, essentiels pour que vous puissiez gérer votre entreprise et maintenir la communication avec les clients et les travailleurs, également de la maison.
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A. Outils de télétravail pour la gestion de l’entreprise
Photo: picjumbo
Avec le travail à distance, il faut prendre des mesures pour s’organiser et que la gestion ne soit pas affectée,car en n’étant pas au même endroit physiquement, l’organisation peut être compliquée si nous ne disposons pas d’outils pour nous aider à nous adapter à la situation.
C’est pourquoi certains des outils de télétravail que vous pouvez utiliser pour contrôler la gestion du travail et atteindre la productivité de vos employés sont les suivants:
Trello
L’un des meilleurs outils de télétravail destinés à améliorer l’organisation est Trello. Facilite le travail collaboratif par l’utilisation de cartes, listes et tableaux de bord. Il est très efficace, car il permet aux utilisateurs de s’organiser et de marquer des priorités dans leurs tâches en fonction de l’importance de chacune d’elles.
Une des choses que nous aimons le plus chez Trello est qu’il permet d’ajouter des commentaires, de définir des dates d’expiration, d’attacher des fichiers, et de nombreuses autres fonctionnalités qui améliorent l’organisation et augmentent la productivité.
Collab actif
Une autre de nos préférées pour améliorer l’organisation est Activez Collab. Un outil de gestion de projet qui renforce le contrôle du travail, offrant un soutien très efficace qui permet d’éliminer un grand nombre d’obstacles pendant la journée de travail.
Il est particulièrement utile pourles professionnels de la création, en facilitant la gestion des tâches, le travail d’équipe, la gestion des budgets,… etc.
Asana
Nous voulons également mettre en évidence un autre outil de télétravail comme Asana. Un outil de gestion qui permet de structurer et de planifier le travail en toute liberté, en gardant une même équipe de travail concentrée sur les objectifs, les projets et les tâches quotidiennes.
Partagez des fonctions avec Trello, car il permet de définir des dates et des priorités, d’attribuer des tâches, de partager des détails,… etc. Ce que nous aimons le plus, c’est qu’elle permet de connaître l’état de chaque tâche en temps réel,ce qui est très utile pour atteindre les objectifs.
Photo: Daria Nepriakhina – Unsplash
B. Outils de télétravail pour la communication en ligne
La communication est une autre chose qui semble se compliquer avec le télétravail. Avec les clients et les collègues eux-mêmes, surtout si seul un courrier électronique est disponible pour communiquer.
C’est pourquoi faciliter la communication et la rendre beaucoup plus facile et instantanée est primordiale dans le télétravail. Certains des outils qui vous aident à cela, ils peuvent être ceux-ci (bien qu’ils ne soient pas les seuls):
Skype
Si nous parlons d’outils de télétravail de communication, le premier serait Skype. Un outil que nous avons pratiquement tous utilisé à l’occasion.
C’est l’outil par excellence pour passer des appels vidéo ou des vidéoconférences, permettant de tenir une réunion pouvant accueillir jusqu’à 50 personnes,d’envoyer des fichiers à l’heure actuelle et de garder le chat ouvert avec des clients ou des collègues.
Nous aimons qu’il puisse être utilisé à partir de plusieurs appareils.
Le mou
L’un des outils de communication qui a beaucoup grandi est Slack, un outil indispensable pour travailler en équipe,qui est né dans le but de remplacer le courrier électronique, et le fait est qu’il y est parvenu à de nombreuses reprises.
Slack permet de communiquer avec les collègues de manière organisée,en pouvant trier les conversations en fonction de la priorité ou de l’importance.
Équipes Microsoft
Un autre outil, très similaire aux deux précédents, est Microsoft Teams. Il permet d’effectuer des appels vidéo, de partager des fichiers et de tenir des conversations via le chat, en pouvant créer des groupes de travail en différenciant par département, par exemple.
Google Hangouts
Nous tenons également à souligner Google Hangouts, l’outil de communication en ligne de Google. Il fonctionne très similaire à Skype, permettant d’effectuer des appels vidéo en direct de jusqu’à 10 personnes gratuitement, ou jusqu’à 25 avec la version payante. Il permet également d’envoyer et de partager des fichiers.
Une des choses que vous aimez à sujet de Google Hangouts est qu’il archive les conversations dans le cloud, étant en mesure d’y accéder à partir de n’importe quel appareil.
Photo: Mia Baker – unsplash
C. Outils de télétravail pour enregistrer et partager des fichiers
Avec le télétravail, il faut également faire très attention lors de l’enregistrement et du partage de fichiers. Il est important de disposer d’outils permettant d’enregistrer des fichiers dansle cloud, afin de pouvoir y accéder à partir de n’importe quel ordinateur si le nôtre souffre de problèmes. En plus de faciliter l’accès aux collègues, si plusieurs personnes doivent utiliser un même fichier.
Bien que certains des outils de télétravail que nous vous avons déjà mentionnés permettent de partager des fichiers, vous devez tenir compte de ces autres:
Promenade Google
Lors de l’enregistrement et du partage de fichiers, nous restons certainement avec Google Drive, car en plus d’être le plus efficace, il bénéficie de la garantie de Google. De plus, il est entièrement gratuit et il vous suffit d’avoir un compte Google.
Google Drive est un outil qui vous permet d’enregistrer, de partager et d’accéder aux fichiers à partir de n’importe quel appareil, en disposant en plus de vos propres outils de rédaction de documents, feuilles de calcul,… etc. qui sont très utiles.
Nous aimons que vous permettiez également de créer des dossiers et de les partager avec d’autres utilisateurs,ce qui facilite grandement le travail d’équipe.
Dropbox
Dropbox est un classique lors de l’enregistrement et du partage de fichiers, et bien qu’utile et efficace, il a perdu de son importance ces dernières années en raison de l’essor de Google Drive et de la limitation de l’espace.
Il offre les mêmes fonctionnalités que Google Drive, et peut se vanter d’être le premier espace de travail intelligent jamais.
WeTransfer
Et nous nous retrouvons avec WeTransfer, le meilleur outil pour envoyer des fichiers volumineux d’une manière facile, rapide et efficace.
Son service est basé sur le cloud, où les fichiers que vous souhaitez partager sont téléchargés,entre les personnes que vous voulez, et vous pouvez y accéder par e-mail,sans avoir besoin d’un compte et totalement gratuitement.
Ce que nous aimons le plus, c’est que pour utiliser WeTransfer, vous n’avez pas besoin d’avoirun compte, ce qui est certainement un plus à considérer.
